Как форматировать документы?

15

Вопрос

Знаю, что существует режим в MS Word позволяющий легко формировать и редактировать различные документы. Что это за специальный режим?

Ответ

Режим структуры – режим, в котором заголовки документа смещены вправо в соответствии с их уровнем.

Включить режим структуры документа проще всего с помощью кнопки в нижнем левом углу экрана, слева от горизонтальной полосы прокрутки. При наведении курсора на эту кнопку всплывает подсказка Структура.

В режиме структуры можно просмотреть любой документ Microsoft Word.

Включить этот режим можно и другим способом – выбрав в меню Вид команду Структура.

Вид документа при этом зависит от того, как отформатирован документ. Смысловые заголовки в тексте должны быть отформатированы с применением одного из встроенных (или созданных) стилей заголовков (например, встроенных стилей Заголовок 1, Заголовок 2 и т. д.), либо должны быть отформатированы с применением уровней структуры (Формат – Абзац – Уровень). Это позволяет работать со структурой документа – то есть с пунктами, разделами, главами.

Уровень абзаца и стили Заголовок…

В окне настройки параметров абзаца (пункт главного меню Формат – Абзац) находится параметр Уровень, на который, как правило, редко обращают внимание.

Данный список позволяет выбрать одну из 10 настроек: Основной текст, Уровень 1, Уровень 2 …, Уровень 9.

Эти настройки предназначены для создания иерархии абзацев в тексте. Для того, чтобы текстовый процессор MS Word знал, что именно этот абзац является названием главы, ему присваивается настройка Уровень 1, что другой абзац – название подглавы – соответственно, Уровень 2 и т. д. Остальной текст имеет настройку Основной текст.

В Microsoft Word определены девять (так же, как и уровней) различных встроенных стилей заголовков: Заголовок 1 – Заголовок 9 . Именно параметр Уровень позволил создать стили Заголовок 1, Заголовок 2 и так далее.

Итак, прежде чем начинать работу с документом в режиме структуры, необходимо разметить текст – то есть присвоить абзацам, являющимся названиями глав, подглав, пунктов и т. д., соответствующие уровни, или воспользоваться стилями Заголовок

Как правило, применение стилей предпочтительнее, т. к. в таком случае все абзацы, которым присвоен одинаковый стиль, будут оформлены единообразно.

Если единообразное оформление заголовков не нужно, то достаточно использовать уровни.

Для этого, как было уже сказано, выделите абзац, которому следует назначить уровень структуры, в меню Формат выберите команду Абзац и откройте вкладку Отступы и интервалы, а, затем в списке Уровень выберите нужный уровень.

Документ в режиме структуры

Рабочими элементами в режиме структуры являются символы структуры и отступы.

Символы структуры – символы, отображаемые слева от абзацев документа в режиме структуры: плюс, минус, квадратик. С помощью этих символов можно свернуть и развернуть подчиненный текст, а также быстро реорганизовать документ.

Данные символы означают следующее: точка – означает абзац основного текста, плюс – свернутый пункт, раздел, глава. Щелчок по какому-либо символу позволяет развернуть пункт, раздел, главу. Знак минуса – это развернутый пункт, раздел, глава. Щелчком по символу “минус” сворачивают пункт, раздел, главу.

Отступы указывают на организацию документа и с их помощью можно быстро изменять его структуру.

Чтобы упростить процесс просмотра и реорганизации структуры большого документа, можно свернуть, т. е. скрыть основной текст и заголовки нижних уровней (подзаголовки) – в результате на экране будут видны только названия абзацев, которым присвоен какой-либо уровень (или стиль Заголовок 1…9).

Свернув подзаголовки и основной текст, можно сосредоточиться на верхних уровнях структуры документа и не отвлекаться на детали, оставив только нужные для работы заголовки.

1. Заголовок с подчиненным текстом.

2. Основной текст.

3. Серая линия, которой подчеркнут заголовок, означает, что заголовок содержит свернутый подчиненный текст.

4. Заголовок без подчиненного текста.

Панель инструментов Структура появляется автоматически при переходе в режим структуры и содержит все необходимые кнопки для работы в режиме структуры.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль