Как настроить параметры страницы в MS Word 2007?

123

Вопрос

Как настроить параметры страницы в MS Word 2007? Меня еще интересует вопрос создания разделов и колонок в этой популярной версии программы, а также настройки переносов.

Ответ

MS Word 2007 предоставляет нам разнообразные инструменты, позволяющие настроить параметры страниц и разделов документа.

В основном инструменты для настройки параметров страницы представлены на ленте Разметка страницы

Кнопка "Поля" служит для установки значений полей документа. Если из предложенных вариантов ни один не подходит, воспользуйтесь пунктом меню Настраиваемые поля... . В появившемся окне Параметры страницы на вкладке Поля можно указать точные значения полей документа, а в раскрывающемся списке Применить выбрать ту область, для которой действуют данные настройки (j том, как создавать раздел, чтобы была возможность указывать различные значения полей, ориентации бумаги и др., читайте в пункте Раскрывающийся список «Разрывы страницы и раздела»).

Напомним, что ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает минимальные допустимые размеры полей.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей. Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТом.

Особого внимания требует левое поле – поле для подшивки документа в дело.

 То есть при подготовке документов (и их бланков) временного срока хранения (до 10 лет), например писем, можно оставить левое поле шириной 20 мм, а при создании документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения лучше установить левое поле в 30-35 мм.

Правое и нижнее поля оставляют на случай износа бумаги, верхнее – для указания страниц в многостраничных документах.

При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 см, правое – не менее 20 мм, то есть наоборот по сравнению с лицевой стороной.

Кнопка «Ориентация» задает расположение текста на листе: Книжная/Альбомная. Обратите внимание, что на вкладке Поля также есть возможность настройки ориентации.

Кнопка «Размер» задает размер бумаги при выводе на печать. Для выбора нестандартного размера служит команда Другие размеры страниц... . Она открывает вкладку Размер бумаги окна Параметры страницы.

Раскрывающийся список «Разрывы страницы и раздела»

При работе с документами зачастую возникает необходимость начать новую страницу, в то время как предыдущая еще не полностью заполнена текстом или графическими объектами.

Например, в большом документе, состоящем из нескольких глав или разделов, новая глава может начинаться с новой страницы.

Чтобы добиться этого, зачастую пользователи прибегают к не очень грамотному способу: используют многократное нажатие клавиши Enter. В большинстве случаев такой способ приводит к постоянной правке документа, поскольку как только вносятся небольшие изменения в документ, даже вставка или удаление нескольких слов, все расположения глав и разделов нарушаются. Приходится проверять весь документ и исправлять смещение фрагментов документа.

Режим  отображения служебных символов позволяет увидеть разрывы страниц и разделов. Чтобы его включить,  необходимо нажать на ленте Главная в группе Абзац правую верхнюю кнопку с изображением значка абзаца Как настроить параметры страницы в MS Word 2007? или сочетание клавиш Ctrl+Shift+8.

Итак, чтобы начать новую страницу в MS Word, удобнее всего воспользоваться раскрывающимся списком Разрывы.

Различают разрывы страниц и вставки разделов.

Разрыв страницы можно также вставить, нажав кнопку Разрыв страницы группы Страницы ленты Вставка.

Помимо простого разрыва страницы предусмотрен разрыв столбца, то есть после установленного разрыва колонка начнется на следующей странице.

Чтобы задать обтекание текста вокруг графических объектов или элементов веб-страниц, необходимо воспользоваться пунктом Обтекание текстом.

Разрывы разделов

Иногда возникает необходимость использовать различные параметры форматирования для разных страниц документа.

Самый частый случай: одна или несколько страниц документа должны иметь альбомную ориентацию, тогда как остальные имеют книжную.

В этом случае документ необходимо разбить на разделы. Каждый раздел можно будет форматировать совершенно независимо от других разделов.

Раздел – это часть документа, размеченная символами разрывов раздела. Разбиение на разделы, в отличие от вставок разрывов страниц (см. рис. 3), применяется в тех случаях, когда на страницах этого раздела необходимо применять различные параметры:

колонки, ориентацию страниц, поля страниц, различные колонтитулы в каждом разделе.

Создать в документе новый раздел можно вставив один из разрывов раздела. Если в документ вставлен новый раздел, то над позицией его вставки появляется маркер разрыва раздела, увидеть его можно в режиме отображения служебных символов.

MS Word 2007 предоставляет четыре варианта разрыва разделов: 

  • Следующая страница самый обычный: новый раздел начинается с новой страницы;
  • Текущая – новый раздел начинается на данной странице;
  • Четная страница, Нечетная страница – соответственно новый раздел будет начинаться со следующей четной или нечетной страницы вне зависимости от того, на какой странице был вставлен разрыв.

Номер раздела, в котором в данный момент находится курсор, отображается в строке состояния в нижней части окна программы MS Word. Если в строке состояния вашей программы этой информации нет, щелкните правой кнопкой мыши по строке состояния и пометьте галочкой пункт Раздел.

Для того чтобы удалить разрыв раздела, его необходимо выделить, а затем нажать клавишу Delete.

При удалении разрыва тексты двух разделов, между которыми стоял разрыв, объединяются.

Кнопка «Колонки» служит для разбивки текста страницы на несколько колонок (подобно газетной верстке). Команда  Другие колонки... открывает окно Колонки для точной пользовательской настройки колонок. Все функции настройки достаточно понятны, а в области Образец сразу отображается предполагаемый вид страницы.

При формировании колонок в документе автоматически создается отдельный раздел. Если до того как фрагмент текста был сформирован в колонки, в документе был один раздел и за фрагментом текста в виде колонок не следует текст в обычном виде, то в данном документе будет два раздела. Если же после текста в виде колонок следует текст в обычном виде или в виде других колонок, то соответственно разделов будет больше.

Кнопка «Номера строк» предназначена для нумерации строк документа в различных вариациях. Из практики можно сказать, что к подобной нумерации прибегают довольно редко. Но в отдельных случаях она может быть полезной  для обращения к определенным строкам документа.

 Например, в поэмах или в юридических документах.

MS Word автоматически подсчитывает число строк в документе и отображает соответствующий номер рядом с каждой строкой текста.

По умолчанию в MS Word нумеруется каждая строка документа за исключением строк в таблицах, сносках, надписях, рамках, а также верхних и нижних колонтитулах.

При этом то, какие номера строк следует выводить на экран, указывается в окне Нумерация строк, которое открывается  после выбора команды Варианты нумерации строк: окно Параметры страницы вкладка Источник бумаги – кнопка Нумерация строк.

Так, можно пронумеровать все строки части документа или всего документа либо пронумеровать строки через определенный интервал, например каждую пятую или десятую строку (10, 20, 30 и т. д.).

Чтобы не считать специальные строки, например заголовки или пустые строки, воспользуйтесь пунктом Запретить в текущем абзаце кнопки Номера строк.

    Кнопка «Расстановка переносов»

По умолчанию MS Word работает в режиме автоматического размещения текста: если слово не помещается в строке, оно переносится на следующую целиком. Однако можно расставлять переносы в тексте автоматически или вручную с помощью средства расстановки переносов, вставлять мягкие переносы или неразрывные дефисы и задавать максимально допустимое расстояние между словом и правым полем без переноса слова. Для этой цели служит раскрывающееся меню Расстановка переносов.

Возможны два варианта: автоматическая и ручная настройка.

В автоматическом режиме переносы вставляются там, где это необходимо. При правке текста или изменении длины строки переносы расставляются заново. Чтобы включить автоматическую настройку, в раскрывающемся меню кнопки Расстановка переносов группы Параметры страницы выберите опцию Авто. Если автоматическая настройка переносов нужна только для фрагмента текста, то его необходимо предварительно выделить. Чтобы отключить автоматическую вставку переносов, в меню Расстановка переносов выберите Нет.

Если выбрана опция Ручная расстановка переносов, то программа осуществляет поиск слов, которые можно перенести, и запрашивает подтверждение вставки переноса в текст.

Также параметры переносов можно настроить через окно Расстановка переносов, которое открывается по команде Параметры расстановки переносов.

Мягкий перенос используется для указания места для разрыва слова или словосочетания, если оно попадет в конец строки.

К примеру, можно установить, что слово документо­вед следует переносить как документо-вед, а не доку-ментовед.

Если слово, в которое вставлен мягкий перенос, находится не в конце строки, этот перенос будет виден только в режиме отображения служебных символов. Чтобы вставить мягкий перенос, нажмите сочетание клавиш CTRL+ДЕФИСКак настроить параметры страницы в MS Word 2007?.

Удалить мягкий перенос удобнее всего с использованием инструмента Заменить (лента Главная группа Редактирование).

С помощью кнопки Больше>> откройте список дополнительных возможностей и в выпадающем списке Специальный выберите пункт Мягкий перенос, оставьте поле Заменить на: пустым и нажимайте одну из кнопок Найти далее, Заменить  или Заменить все.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль