Можно ли заменить выписки из приказов заверенной ксерокопией?

1

Вопрос

Иногда пенсионный фонд требует от нас сделать выписки из приказов. Можно ли заменить их заверенной ксерокопией?

Ответ

Понятия "ксерокопия документа", "выписка из документа" и "заверенная копия документа" не тождественны.

КОПИЯ – воспроизведение всех реквизитов документа.

Такие копии могут быть разными.

Ксерокопии создаются для обеспечения работников необходимым количеством экземпляров документа. Для служебных целей, текущей работы с текстом обычной ксерокопии документа бывает вполне достаточно. Однако не заверенные (а равно ненадлежащим образом заверенные) ксерокопии документов юридической силы не имеют.

Заверение копии документа производится самой организацией или нотариусом. Нотариальному заверению подлежат в основном учредительные документы организации (устав, учредительный договор). Другие копии документов могут заверяться организацией, создавшей документ.

Чтобы копия, сделанная на ксероксе, имела юридическую силу оригинала документа, необходимо соблюдение двух условий:

1. Копия документа должна содержать точный текст подлинника (именно такую точность обеспечивает ксерокопия).

2. Копия документа должна иметь отметку о ее заверении, которая и будет являться свидетельством верности копии.

Копии заверяются руководителем организации или уполномоченным должностным лицом (начальником отдела кадров, зав. канцелярией, секретарем-референтом и др.). Заверенные копии, направляемые в другие организации или выдаваемые на руки гражданам, удостоверяются печатью.

ВЫПИСКА – копия какой-либо части подлинного документа.

Выписка должна содержать воспроизведение не всего документа, а лишь полного текста той части подлинника, которая необходима для работы. Меняется и название документа – теперь он называется "Выписка из … (приказа, протокола и т. д.)".

Заверенные копии и выписки из документов служат единой цели: они во многих случаях могут заменить собой оригинал. Поэтому они создаются по запросу сторонних организаций и их должностных лиц или по просьбе работников.

Например, Пенсионный фонд заинтересован в получении заверенных копий с приказа (протокола) о назначении руководителя и с приказа о приеме на работу главного бухгалтера.

Поэтому вы вправе при отсутствии возражений со стороны сотрудников Пенсионного фонда предоставить им для работы выписки из указанных выше документов. При этом из протокола собрания учредителей (акционеров) вам необходимо сделать выписку лишь той части документа (статьи, пункта), где речь идет о назначении (избрании) конкретного лица на должность руководителя организации.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.62%
  • Делопроизводство 15%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10%
  • Имидж секретаря 10%
  • Деловой этикет 10.77%
  • Карьерный рост 7.31%
  • Документооборот 16.54%
  • Электронный документооборот 14.62%
  • Архивное дело 83.85%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль