Необходимо ли создавать журнал учета проектов конфиденциальных документов?

1

Вопрос

У меня вопрос по конфиденциальному делопроизводству. На предприятии конфиденциальный документооборот небольшой, максимум 150 документов в год. До настоящего года ввелся один журнал. Сейчас хотим упорядочить систему КД и возник вопрос: необходимо ли создавать журнал учета проектов документов? Или можно создать только один журнал учета исходящих и внутренних документов. Дело в том, что все документы, которые издаются в организации, либо отправляются во внешние организации, либо подшиваются в дела, как таковых проектов у нас нет. Так есть ли смысл создавать такой журнал? Или это обязательное требование ко всем организациям?

Ответ

Проектом документа называется документ на стадии его подготовки, до подписания. Поэтому если вы готовите документы, содержащие конфиденциальную информацию, то, соответственно, у вас есть проекты конфиденциальных документов. Система конфиденциального делопроизводства тем и отличается от общего делопроизводства, что контроль за документом и учет действий, совершаемых с документом, ведется с момента создания документа: такими первыми шагами являются учет носителей, используемых для подготовки документов, и учет проектов документов.


У вас не останется вопросов об исходящих документах после прочтения статьи по ссылке.


Под учетом проектов документов понимается учет документа уже на стадии его подготовки. После того как проект документа подписывается руководителем, он учитывается уже как документ. Для конфиденциального делопроизводства важно (один из принципов конфиденциального делопроизводства – учет каждого факта жизненного цикла документа) иметь информацию о том, кто из сотрудников на каждом этапе работы с документом имел к нему доступ. Если, как вы пишете, у вас 150 документов в год (входящих, исходящих и внутренних), то это немало. Можно предположить, что примерно от трети до половины этих документов – это документы, создаваемые в вашей организации, а значит, они проходят стадию проекта, так что по всему получается, что учет проектов документов нужен.


Подробнее о документах делопроизводства мы написали в материале по ссылке.


Единых требований к учету носителей конфиденциальной информации и проектов документов нет, поэтому организации сами вправе устанавливать и форму учета, и то, какие сведения о проекте документа фиксировать. Примером журнала учета проектов документов может быть журнал, составленный по следующей форме:

Журнал учета проектов КД на бумажных носителях

в _________________________________________________________

(наименование подразделения)

Учетный номер носителя

Дата
регистрации

Наименование и
краткое содержа-ние проекта документа

Кол-во листов

Ф.И.О. лица, получив-шего носитель

Расписка в получе-нии

и дата

Отметка о возврате

(Ф.И.О. ответствен-ного лица, роспись и дата)

Отметка об уничто-жении проекта или переводе на учет КД

1

2

3

4

5

6

7

8



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.09%
  • Делопроизводство 15.58%
  • Психологические аспекты работы секретаря 11.69%
  • Имидж секретаря 11.69%
  • Деловой этикет 11.69%
  • Карьерный рост 9.74%
  • Документооборот 16.88%
  • Электронный документооборот 14.94%
  • Архивное дело 79.22%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль