Как решить проблему длительного хранения документов?

6

Вопрос

Как решается проблема длительного хранения  документов с учетом устаревания форматов и носителей?

Ответ

Действительно, состояние физических носителей вызывает ряд сомнений. На сегодняшний день «вечных» вариантов хранения цифровых данных практически нет:

магнитные диски размагничиваются со временем, полупроводниковые накопители теряют заряд, а оптические диски, записанные в обычных условиях, тоже приходят в негодность.

Мы пока не сталкивались с проблемой носителей, ведь история электронных документов еще слишком коротка. А пока компаниям придется тщательно планировать хранение: обеспечивать резервное копирование и мониторинг.

Что касается форматов, то тут ситуация аналогичная. Следует помнить, что форматы хранения данных тоже устаревают, и надо выбирать тот вариант, который теоретически может быть более долговечен. Сегодня важные документы преимущественно создаются в форматах, которые являются открытыми, то есть сохраняют возможность прочитать документ даже без приложения, в котором его создали изначально.

Например, для текстовых документов это форматы .xml, .pdf, .txt и некоторые другие.  Мы можем просмотреть эти файлы почти в любом современном редакторе.

Пока в России нет устоявшейся практики работы с электронными документами длительного срока хранения, мы можем только предлагать ряд рекомендаций:

  • во-первых, использовать в электронном виде документы, чьи сроки хранения не превышают 15 лет. Для остальных документов – внимательно оценивать целесообразность их перевода в электронный вид, считать затраты на их длительное хранение в электронном виде;
  • во-вторых, использовать для документов общераспространенные открытые форматы, которые уже используются  в течение нескольких лет;
  • в-третьих, позаботиться заранее о резервном копировании и наличии устройств считывания тех носителей, на которых вы храните документы.

Думаю, что, следуя этим рекомендациям, вы обеспечите себе максимальные гарантии сохранности электронных документов.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль