Какое преимущество платформы для управления корпоративным контентом?

4

Вопрос

Наше руководство считает, что проще осуществлять поиск в Интернете, чем по внутренним ресурсам организации. Как убедить его в том, что создание платформы для управления корпоративным контентом значительно упростит работу сотрудников?

Ответ

Ситуация, когда сотрудникам проще найти подходящую информацию в Интернете, а не во внутренних источниках, достаточно распространена. И действительно, поисковые механизмы Яндекса или Гугла выглядят зачастую привлекательнее. Но если теоретически  попытаться рассмотреть их как замену ECM-системе, то станут очевидны недостатки:

  1. Поиск ведется только по открытой информации.

Понятно, что далеко не вся корпоративная информация может быть «выставлена» во всеобщий доступ и проиндексирована поисковыми машинами. Следовательно, для поискаактуальной корпоративной информации, например, о состоянии склада, состоянии дел по выполнению договора и т.п., использование открытых поисковых машин принципиально неприемлемо.

  1. Достоверность найденной информации и история изменений.  

Получив информацию «из Интернета», сотрудник имеет более чем приблизительное представление о ее достоверности. Соответственно, либо сотрудники тратят значительное время на анализ достоверности информации, либо используют информацию недостоверную и некорректную, что приводит в итоге к значительным рискам и, рано или поздно, к существенным потерям для организации в целом.

  1. Возможности корпоративной ECM-системы не ограничиваются поиском данных.

Если рассматривать поисковые машины как альтернативу ECM, то в очевидные  недостатки можно записать отсутствие механизмов  автоматической обработки контента, обеспечения надежного хранения корпоративной информации, подготовки сводной аналитической отчетности.

  1. Полнотекстовый поиск, используемый для поиска во Всемирной сети – это далеко не всегда самый простой и быстрый способ поиска данных определенного вида.

Для определенных видов корпоративного контента поиск по набору атрибутов (например, автор, дата последнего изменения, связанная информация) значительно более эффективен.

Этот список можно было бы продолжать бесконечно долго, но ключевой момент заключается в том, что поисковые интернет-машины и корпоративные ECM-решения дополняют, а не заменяют друг друга. Ваше руководство отчасти право в том,  что поиск в Яндексе или Гугле выглядит значительно проще и понятнее, чем интерфейсы устаревших ECM-решений. Но есть две хорошие новости: первая – разработчики ECM-решений уже обратили свое внимание на пользовательские интерфейсы, и актуальные версии продуктов теперь отличаются простотой и удобством использования. И вторая – поисковые сервисы, такие как  Гугл, предлагают корпоративные версии своих поисковых машин. В этом случае поиск осуществляется только по внутрикорпоративной информации и  доступен только внутри организации. И, например, у нашей компании уже есть успешный опыт интеграции ECM-решений  с такими сервисами.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.09%
  • Делопроизводство 15.58%
  • Психологические аспекты работы секретаря 11.69%
  • Имидж секретаря 11.69%
  • Деловой этикет 11.69%
  • Карьерный рост 9.74%
  • Документооборот 16.88%
  • Электронный документооборот 14.94%
  • Архивное дело 79.22%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль