Как взаимодейсвтовать секретарю с несколькими директорами?

7

Вопрос

С недавнего времени я работаю секретарем у нескольких руководителей. Как мне правильно осуществлять взаимодействие между ними и не совершать нелепых ошибок?

Ответ

В настоящее время большинство компаний предпочитают нанимать одного помощника для нескольких руководителей. Такая практика в основном применяется в крупных компаниях, и секретарь, как правило, ведет дела группы, занимающейся смежными отраслями. В такой группе существует иерархическая система  руководства, по принципу пирамиды. Как правило, руководитель (топ-менеджер) ведет несколько проектов, отдавая распоряжения руководителям менее высокого ранга (менеджерам). Задания по проектам менеджеры распределяют между своими подчиненными. Результат работы согласовывается с руководителем (топ-менеджером). Какой в этой сложной системе может быть  роль секретаря?

Роль секретаря в иерархической системе руководства при работе с несколькими руководителями одна из наиболее важных – непосредственное участие в достижении единой цели и выполнение поручений всех руководителей. Поскольку готовый результат по всем работам и проектам необходим главному непосредственному руководителю, секретарь должен уметь ориентироваться в процессе работы, а также помогать специалистам, работающим над проектами, не дожидаясь поступления соответствующих указаний от топ-менеджера. Но зачастую очень сложно правильно расставить приоритеты и организовать свою работу так, чтобы выполнить поручения всех руководителей. Тем не менее нет ничего не возможного. Для начала стоит придерживаться нескольких правил, которые вам помогут быстро и качественно взаимодействовать с несколькими руководителями, выполняя их многочисленные поручения.

Научитесь планировать свое время

Важнейшим фактором в организации трудовой деятельности секретаря при работе с несколькими руководителями является использование основных принципов тайм- менеджмента, иными словами, умение управлять временем.

К примеру, пять руководителей одновременно поручают вам подготовить каждому из них по презентации и все – к одной дате. Первая мысль – где же взять столько времени, как все успеть и сколько часов в сутки вам надо спать (или не спать), чтобы сделать работу в срок?

На самом деле зачастую у нас гораздо больше времени, чем может показаться. Необходимо лишь составить правильный распорядок дня и стараться его придерживаться. Для начала можно определить, сколько времени тратится впустую.

Можно провести эксперимент, записывая в течение недели все, чем вы занимались, с указанием затраченного времени и описанием дел. Таким образом, вам удастся понять, куда уходит ваше время, где вы могли бы его сэкономить, чтобы использовать его более эффективно. А для наибольшего показательного результата стоит записывать свои дела практически поминутно и всегда держать этот список под рукой, на случай, если в голову вновь придет мысль: «Мне не хватает времени»!

Нужно помнить, что каждая потраченная минута (на пустые разговоры, на ожидание кого-то, на просмотр телевизора и пр.) в результате складывается в часы! Причем речь вовсе не идет о том, что постоянно нужно жить как робот, не позволять себе маленькие радости и отдых. 

Приступая к работе, необходимо четко понимать, что это за работа, зачем вы ее выполняете, каков должен быть конечный результат и каким образом он будет применяться.

Когда вы понимаете суть задания, на его выполнение потребуется гораздо меньше времени, нежели потом на исправление возможных ошибок – очередная потеря времени.

Затем необходимо определить объем работы, выстроить последовательность, своего рода стратегию выполнения задачи, разделить ее на подзадачи, сконцентрироваться и сделать первый шаг к ее выполнению. Стоит реально оценивать свои возможности и способности, стараться делать не то, что можно, а то, что нужно.

Например, подготовка презентаций для вас явно не единственная работа, которую необходимо выполнять, есть и другие поручения. Это стоит учитывать и сразу определить (даже желательно записать) ежедневный объем работ над конкретным проектом, которого необходимо придерживаться, чтобы успеть сдать работу вовремя.

Иными словами, ваш план по выполнению задания должен быть гибким. Но все-таки, если вы начинаете чувствовать себя сильно перегруженной, необходимо сделать хотя бы небольшой перерыв, попить чай-кофе, отвлечься немного от работы, чтобы восстановить силы и внимание.

Будьте дисциплинированны!

Все мы знаем, что руководители – это очень занятые люди. А секретари - их спасатели, те, кому они доверяют на 100%, дают поручения и могут смело о них забыть, потому что уверены в том, что они не подведут! Секретарь – это и будильник, и органайзер, и советчик, и помощник. А главное, неотъемлемое качество в работе секретаря – дисциплинированность!

Работая с несколькими руководителями, секретарю нельзя быть несобранным, рассеянным, не четким в своих решениях.

Чтобы успевать делать все вовремя, не забывать обо всех многочисленных поручениях руководителей, секретари  просто обязаны сами быть дисциплинированными и пунктуальными. Для этого у вас тоже есть помощники: органайзеры, ежедневники, настольные и настенные календари, блокноты, компьютерные программы, такие, как MS Outlook, Lotus Notes.

Приучите себя вести ежедневники и старайтесь записывать туда все то, что вы планируете сделать в течение дня. При этом стоит трезво оценивать то количество времени, которое необходимо будет затратить на выполнение той или иной работы. Поэтому при составлении своего ежедневного графика стоит лишний раз перестраховаться и оставить немного больше времени на выполнение задачи.

Для начала стоит следить за собой и контролировать свои действия, записывать задания и вычеркивать их по мере выполнения. Учитывать при этом, сколько времени на них потребовалось. Сначала стоит контролировать эти процессы, а затем они войдут в привычку, создав, таким образом, вашу дисциплинированность.

Умейте самостоятельно организовывать свою работу!

Конечно же, при устройстве на работу вам расскажут о ваших обязанностях. Но у секретарей содержание обязанностей – понятие очень расплывчатое, т. к. их работа – это выполнение всех поручений руководителя.

И если вы считаете, что рабочее время заканчивается ровно в 18.00, отключаете телефон и говорите «меня нет до 9.00 утра следующего дня» – безусловно, это ваше право. Но в таком случае вряд ли работа секретаря – действительно ваше дело.

Каждый рабочий день и выполнение каждого нового задания начинайте с моральной настройки. Не думайте о том, что у вас много работы и вы не знаете, как ее выполнять.

Сразу же мысленно останавливайте себя и говорите: нет ничего невыполнимого, я безумно люблю свою работу и сделаю ее на пять с плюсом. Таким образом, вы не дадите вкрасться в свою голову сомнениям, неуверенности, а как следствие – подавленному состоянию и негативному настрою.

В большинстве случаев – мы сами даем себе установки, и от них зависит результат, который мы получаем в итоге. Все мы очень редко задумываемся над тем, что никто кроме нас не владеет большим контролем над нашими мыслями, над нашим телом, над нашей силой, кроме нас самих. Поэтому еще до старта стоит видеть впереди только победу!

Приступая к работе, примите решение, каким образом вы будете ее выполнять. Если у вас все же есть сомнения – ни в коем случае не бойтесь спрашивать! Это лучше, чем допустить непоправимые ошибки или же тратить время на их исправление.

Стоит  убедиться, что у вас есть все необходимое для выполнения работы. И пусть все, что может понадобиться – будет у вас под рукой, иначе в самый разгар вашей работы вас может отвлечь что-то совсем незначительное. Это поможет вам сэкономить время и вам не придется внезапно что-то искать.

Например, рекомендуем вам вовремя заказывать всю необходимую «канцелярку», следить за тем, чтобы все необходимое не заканчивалось.

Ваше рабочее место должно быть уютным для вас, создайте ту необходимую обстановку, в которой вы работаете наиболее результативно.

Скажите стрессу «нет»!

Все мы были в таких ситуациях, когда хочется громко закричать, все бросить, убежать из офиса, купить билет на самолет до необитаемого острова и, закопав ножки в песочке, потягивать холодный чай и любоваться на бескрайние просторы океана. Но, скорее всего, это надоест через пару недель, а через месяц достанет какая-нибудь черепашка, проползающая рядом, на которой так захочется сорваться!

Стресс – это следствие, и у него есть свои причины, которые необходимо найти и искоренить. В состоянии стресса мы становимся раздражительными, неусидчивыми и, как следствие, менее работоспособными. Наш организм дает понять – что-то пошло не так, ему необходим отдых. Мы обязательно должны прислушиваться к подобным призывам.

Любая работа ставит перед нами задачи, которые иногда кажутся нам невыполнимыми, а это – капля для стресса. Несколько заданий одновременно и жесткие сроки – еще капля для стресса. Недосыпание – дополнительная капля для стресса. Волнения, переживания, постоянный контроль себя, неуверенность – опять-таки капля для стресса. И, наконец, когда чаша переполнена – весь негатив начинает выплескиваться наружу.

Секретари, ассистенты, личные помощники не имеют права позволить себе негативного состояния на работе! Мы – те, на кого полагаются наши руководители! Приходя в офис после затянувшейся напряженной встречи, они хотят увидеть доброе, улыбчивое лицо секретаря, понимание в его глазах и готовность помочь. Они должны знать, что если позвонят из любой точки города, страны, мира, им всегда ответит помощник в хорошем настроении и будет готов за пять минут найти все необходимые документы, контакты и т.п. 

Выработайте для себя несколько правил, которые позволят вам пребывать в хорошем настроении, спокойствии и готовности, что, как следствие, приведет вас  к хорошим результатам в работе.

Правила позитивного настроя

Думайте о хорошем.

Научитесь хоть немного контролировать свои мысли, останавливаться и «слышать» их – это вполне возможно и очень полезно! Не зря же говорится, что все наши мысли материальны.

Начиная испытывать малейшее раздражение, не дав ему перерасти в нечто большее, сделайте щелчок пальцами и устройте себе мысленное путешествие. Это путешествие может быть куда угодно! Можно отправиться в любимую страну, мысленно пройтись по любимой улочке, посидеть на берегу океана и т.д.

2. Избавьтесь от тревожных мыслей.

Поставьте себе на компьютере заставку с изображением Земли из космоса. Кто сказал что это банально? Это отличный  способ отвлечься от тревожных мыслей, от стрессовых ситуаций. Если внутри вас происходит какое-либо переживание, всегда смотрите на эту заставку и думайте  о том, как огромен наш мир для нас, но как он незначителен во всей Вселенной. И ваши переживания по сравнению со всем этим – просто мелочи!

     3. Не забывайте о перерывах.

В течение дня старайтесь делать несколько перерывов.

Постарайтесь отвлечься от работы хотя бы на короткое время, почитайте художественную литературу, чаще выходите на свежий воздух, пригласите коллег на чашечку чая.

Таким образом, вы отвлекаетесь, снимаете напряжение, «освежаете» мысли.

4. Делайте дыхательную гимнастику.

В тот момент, когда вы чувствуете, что что-то внутри закипает, стоит отключиться от всех мыслей и сделать несколько глубоких вдохов. За эту секунду вы снимаете напряжение и успеваете подумать о том, зачем и почему я так раздражена? Как правило, выясняется, что раздражение на самом деле не имеет никакой почвы.

Будьте гибкими!

Одним из обязательных качеств секретаря также является понимание руководителей, умение найти с ними общий язык. При работе с несколькими руководителями очень ценным является умение ладить с каждым из своих руководителей, умение «подстраиваться» под их мысли, под их ритм и стиль работы.

Например, можно определить к какому типу людей относятся ваши руководители, основывалась я на типологии американского психолога Уильяма Марстона.

У каждого человека обнаруживаются поведенческие тенденции, характерные для каждого из четырех стилей.

Доминантные люди получают удовольствие от принятия решений, действуют напрямую. Работают над главным, стремятся сделать как можно больше за как можно меньшие сроки. Стремятся решать проблемы и быстро добиваться результатов. Часто критически смотрят на существующее положение дел, предпочитают прямые ответы, любят многообразную деятельность и независимость.

Инициативные люди стремятся убеждать людей и влиять на них. Открыты; как правило, оптимисты. Любят работать с другими людьми. Такой человек практически не ведет ежедневников, ничего не записывает, поэтому многое забывает и постоянно что-то ищет. Как правило, заканчивает дела в «последнюю минуту» или даже опаздывает.

Постоянные люди стремятся создавать предсказуемое, организованное рабочее пространство. Терпеливы, умеют слушать других. Нуждаются в стабильности. Обычно записывают информацию, если считают, что могут ее забыть. Если оказываются под давлением, могут перейти в состояние стресса.

Ответственные люди стремятся во всем добиваться высоких результатов. Стремятся избежать недоразумений. Очень аккуратны, точны. Взвешивают все «за» и «против». Предпочитают знать, чего следует ожидать. Любят все планировать. Живут по принципу «делать либо хорошо, либо никак». Нуждаются в структурированности, предсказуемости и ожидают слишком многого. 

Выяснив с помощью наблюдения за поведением руководителей, к какому типу они принадлежат, основываясь на какой-либо известной типологии стилей поведения, можно понять, как избежать недопонимания и сделать работу эффективнее.

Если выработать для себя несколько несложных правил и стараться придерживаться их, то постепенно работа станет выполняться более эффективно, будет приносить отличные результаты и при этом – доставлять удовольствие.

Нет лучшего вознаграждения, чем похвала руководителей, ощущение незаменимого участия в огромном рабочем процессе. Осознание своей значимости в команде, в работе «на равных» – это наивысшая похвала. Но эту похвалу необходимо заслужить своим трудом, терпением и обязательным в данном случае взаимопониманием.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.09%
  • Делопроизводство 15.58%
  • Психологические аспекты работы секретаря 11.69%
  • Имидж секретаря 11.69%
  • Деловой этикет 11.69%
  • Карьерный рост 9.74%
  • Документооборот 16.88%
  • Электронный документооборот 14.94%
  • Архивное дело 79.22%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль