Когда перейти на новый тип управления документами?

0

Вопрос

В настоящее время наше предприятие переживает небольшие финансовые трудности, которые по прогнозам разрешатся через полгода. Стоит ли внедрять СЭД сейчас для одного отдела или правильнее будет подождать, когда финансовое положение будет стабильным, и тогда все отделы перевести на новый тип управления документами?

Ответ

В подобных проектах в первую очередь необходимо определить, как и где будет производиться внедрение, чьими силами (своими или с привлечением внешнего подрядчика) оно будет осуществляться, какие процессы организации оно охватит, какие цели стоят перед проектом, а также изучить возможные пути по оптимизации бюджета. Только после этого можно примерно оценить сроки и бюджет предполагаемого проекта, наметить возможные пути реализации и назначить дату начала проекта.

Рассмотрим подробнее вопрос как, когда и где следует внедрять СЭД. Существует несколько подходов. Два из них уже озвучены в вопросе: внедрение осуществляется в отделе (подразделении) или же сразу охватывает всю организацию.

Первый вариант – выбрать определенный отдел и внедрять в нем электронный документооборот – может быть тупиковым. Дело в том, что количество процессов, замыкающихся в одном подразделении, достаточно ограничено. Как правило, это могут быть служебные записки, внутренние заявки и т.п. Все остальные документы в отдел попадают извне. Основной объем документопотока вносится в систему документооборота канцелярией (входящая и исходящая корреспонденция). Если же это процесс создания, согласования и отработки договоров, то он обычно затрагивает большее количество подразделений, чем один отдел. Соответственно, выбрать одно подразделение и внедрить в нем электронный документооборот - это не совсем верный путь.

Впрочем, для организации пилотной зоны может подойти не определенный отдел, а служба делопроизводства. Это единственное подразделение, которое можно автоматизировать самостоятельно, а потом уже от него доводить систему до всех остальных сотрудников.

Второй вариант очевиден - дождаться выделения средств в достаточном объеме и осуществить полномасштабное внедрение. Такой подход имеет массу плюсов и позволяет не только создать продуманную единую систему и вовлечь в работу с ней максимальное количество пользователей, но и спланировать бюджет поэтапно.

Существует третий вариант - внедрять СЭД не по подразделениям, а поэтапно по отдельным процессам, которые вызывают наибольшую сложность в работе. Проблемными маркерами, на основании которых определяется пилотная зона, могут являться: недопустимые сроки согласования документов, сложность контроля, непрозрачность маршрутов прохождения документов внутри организации. В этом случае потребуется выявить цепочку сотрудников, которые вовлечены в обработку или подготовку таких документов, и скорее всего, это будут сотрудники не одного подразделения.

Теперь остановимся на вопросе снижения затрат и планирования расходов. К сожалению, автор не указал масштаб предприятия, поэтому здесь трудно дать конкретные советы, так что наши рекомендации будут носить более общий характер.

Один из вариантов сокращения бюджета на внедрение СЭД при финансовых ограничениях – привлечение собственных специалистов. Если в организации есть свое ИТ-подразделение с грамотными специалистами, то оно вполне может взять на себя этап внедрения - этот процесс достаточно понятен, логичен и предсказуем. В этом случае, организации необходимо провести обучение двух-трех администраторов, которые будут непосредственно заниматься внедрением. Сразу стоит уточнить, что обучение пользователей лучше доверить компании, которая занимается этим профессионально – тогда результаты обучения будут более эффективны.

Следующий пункт в планировании внедрения СЭД – этап аналитического обследования. Если организация, о которой идет речь, достаточно крупная, то одно только аналитическое обследование может занять не один месяц. В этом случае начинать проект можно прямо сейчас, если для этого имеются требуемые средства. А когда этот этап закончится, то можно переходить непосредственно к процессу внедрения. В этом подходе есть значительное преимущество: на рынке представлено достаточно большое количество систем, и по результатам аналитического обследования можно выбрать систему, которая наиболее подходит именно вам по функциональным возможностям, платформе и т.п.

Для этого следует привлечь консалтинговую компанию и поставить ее команде задачу проводить аналитику не под конкретное решение, а отталкиваясь от задач, которые стоят перед заказчиком, исходя из наличия у него подготовленных специалистов и особенностей используемой инфраструктуры.. Тогда на этапе аналитического обследования должны быть сформированы технические требования, требования к программным средствам, к инфраструктуре, которую уже использует заказчик. А потом на основании сформированных технических требований можно разработать концепцию внедрения системы электронного документооборота.

Если же на предприятии все процессы жестко регламентированы и стандартизированы, то вам не нужна гибкая платформа. Возможно, в этом случае подойдет достаточно простое решение, которое обладает простыми функциональными возможностями.

Это же касается задач по интеграции. Необходимо определиться, нужна ли интеграция с существующими или предполагаемыми в будущем системами. Возможно, понадобится интеграция с финансовыми системами, с порталами и т.д. В этом случае следует обратить внимание на системы, которые обладают уже готовыми промышленными тиражными модулями для интеграции с нужными информационными системами.

Обобщая все вышесказанное, подведем итоги: если небольшой бюджет все-таки имеется, уже сейчас можно провести общую аналитику: обозначить потребности по функционалу, определить уровень готовности к переходу на электронный документооборот, выяснить, какие решения уже используются, какие задачи стоят, с чем предстоит производить интеграцию. Исходя из выявленных критериев по результатам аналитики можно сузить круг решений и подобрать систему, внедрение которой можно уже осуществлять в следующем году.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль