Как создать конверт в программе MS Word?

21

Вопрос

Как создавать конверты в программе MS Word? 

Ответ

Любой секретарь, на которого возложена обязанность заниматься почтой, подтвердит, что эти две задачи – самые затратные по времени, и попытка выиграть на каждом письме хотя бы по полминуты вполне оправдана и стоит определенных усилий. Возможности знакомой всем программы Microsoft Word позволяют довольно быстро справиться с надписыванием конвертов. Освоив эту нехитрую функцию, можно сразу получить конверт не только со всеми необходимыми реквизитами, но и оформленный в фирменном стиле организации.

Немаловажный аспект: потратиться придется только на конверт и краску в принтере, не обращаясь при этом в типографию.

Для работы нам понадобится вкладка Рассылки в верхнем меню MS Word (рис. 1), а также абсолютно чистые, без размеченных полей, конверты. Расположение реквизитов на конвертах разного размера уже заложено в программу, поэтому разметка не понадобится.

Дополнительный плюс: чистые конверты продаются в любом магазине канцтоваров, поэтому стоять в очереди на почте, чтобы их купить, не нужно.

Как создать конверт в программе MS Word?

Рис. 1. Вкладка Рассылки

Указание адреса отправителя

Обыкновенный почтовый конверт требует от отправителя заполнения следующих реквизитов:

· имя (наименование) и адрес отправителя;

· индекс получателя;

· имя (наименование) и адрес получателя.

Почта России закрепила правила написания адресов на своих отправлениях в Порядке приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений (утв. приказом ФГУП «Почта России» от 17.05.2012 № 114-п):

«4.39. Адреса на почтовых отправлениях, сопроводительных бланках к посылкам, сопроводительных бланках «Е 1-в», пересылаемых в пределах Российской Федерации, должны быть указаны на русском языке и арабскими цифрами, а пересылаемых в пределах территории республик в составе Российской Федерации могут оформляться на государственном языке соответствующей республики при условии повторения адресов на русском языке.

Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

· для юридического лица – полное или краткое наименование, для физических лиц – фамилия, имя, отчество;

· банковские реквизиты (для почтовых переводов наложенного платежа, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица): ИНН, корреспондентский счет, наименование банка, расчетный счет, БИК;

· название улицы, номер дома, номер квартиры;

· название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

· название района;

· название республики, края, области, автономного округа (области);

· почтовый индекс;

· телефон получателя (отправителя) (для отправлений EMS, МКПО)».

Наименование и адрес отправителя, в отличие от остальных данных, информация постоянная. Ее можно внести в программу.

Для этого нужно нажать на круглую кнопку Office в левом нижнем меню экрана и в выпавшем меню нажать на кнопку Параметры Word (рис. 2).

Как создать конверт в программе MS Word?

Рис. 2. Кнопка Параметры Word

В открывшемся окне слева кликаем на команду Дополнительно и прокручиваем правое поле вниз, до группы Общие. Там находится поле Почтовый адрес. Заполняем его и сохраняем, нажав ОК (рис. 3).

Как создать конверт в программе MS Word?

Рис. 3. Пример заполнения поля Почтовый адрес

Теперь программа запомнила обратный адрес отправителя и автоматически будет указывать его на конвертах.

Готовимся указать индекс получателя  

Индекс получателя, написанный в нижней левой части конверта, относится к обязательным реквизитам почтового отправления. Без него оператор на почте, скорее всего, не примет письмо. Мы будем действовать по правилам и снабдим наши будущие конверты индексом, написанным по всем правилам почтовой каллиграфии.

Найти в Интернете шрифт для написания почтовых индексов очень просто, задав соответствующий поисковый запрос.

Скачать шрифт можно бесплатно, однако настоятельно рекомендуем перед скачиванием файла не торопиться и проверить его на вирусы.

Файл шрифта имеет расширение .ttf. Чтобы он отображался среди всех шрифтов Word, нужно открыть папку Мой компьютер, далее зайти в Панель управления, найти папку Шрифты и переместить в эту папку скачанный файл.

Надписывание конверта  

На вкладке Рассылки (рис. 1) в группе команд Создать клик по команде Конверты откроет окно Конверты и наклейки (рис. 4), в котором заданы параметры конверта.

Как создать конверт в программе MS Word?

Рис. 4. Окно Конверты и наклейки

Обратите внимание: адрес отправителя уже указан в соответствующем поле этого окна. Его можно и не отображать на конверте: для этого достаточно поставить галочку в чекбокс Не печатать. Но мы не рекомендуем этого делать, иначе могут возникнуть проблемы при отправке писем на почте. Адрес отправителя – обязательный реквизит.

Чтобы задать параметры конверта, нужно нажать на кнопку Параметры. В очередном открывшемся окошке доступны две вкладки: Параметры конверта и Параметры печати.

Во вкладке Параметры конверта задается размер конверта, на котором будет производиться печать; формат и размер конверта в миллиметрах указаны тут же (рис. 5). Программа также покажет схему расположения реквизитов на выбранном формате. Сразу же можно задать параметры текста адресов: шрифт и размер. Не забываем сохранять изменения, нажимая на ОК.

Как создать конверт в программе MS Word?

Рис. 5. Вкладка Параметры конверта

Вкладка Параметры печати, во-первых, позволяет выбрать принтер, на котором будет производиться печать, во-вторых, показывает, как именно следует расположить конверт в лотке для бумаги (рис. 6).

Как создать конверт в программе MS Word?

Рис. 6. Вкладка Параметры печати

Задав все нужные параметры конверта и печати, можно вернуться в окно Конверты и наклейки и нажать на кнопку Добавить, чтобы посмотреть на электронную версию готового конверта. Не хватает только индекса. Дважды кликнув мышкой по белому полю в том месте, где должен быть расположен индекс, пишем его и изменяем шрифт на тот, что ранее мы подготовили для этой цели. Конверт готов (рис. 7). Можно смело класть в лоток подачи бумаги принтера чистый конверт и отправлять документ на печать.

Как создать конверт в программе MS Word?

Рис. 7. Готовый конверт

Осталось только сохранить этот документ как шаблон Word. Последовательность команд для этого: кнопка OfficeСохранить какШаблон Word. Теперь готовый конверт всегда будет под рукой.

Итак, минимальная цель достигнута: потратив всего несколько минут, мы навсегда решили проблему указания на конверте обратного адреса, а что касается индекса и адреса получателя, то их можно без всяких усилий добавлять в соответствующие поля на конверте из почтового реестра или списка рассылки с помощью элементарной функции «копировать-вставить». На практике на подготовку конверта по этой инструкции уходит меньше минуты.

Красивые конверты в фирменном стиле можно подготовить специально для праздничных рассылок к государственным и профессиональным праздникам. Самое главное, что работа по созданию конвертов в программе Word только кажется сложной. На самом деле это очень просто, а время, сэкономленное благодаря знанию этой функции, – бесценно.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.14%
  • Делопроизводство 19.08%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.72%
  • Имидж секретаря 13.29%
  • Деловой этикет 13.87%
  • Карьерный рост 10.4%
  • Документооборот 20.81%
  • Электронный документооборот 18.5%
  • Архивное дело 78.03%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль