Как использовать стили в MS WORD?

12

Вопрос

Я знаю, что использую в своей работе далеко не все возможности программы MS WORD, и постоянно продолжаю изучать ее, ищу новые способы быстрого оформления документов и работы с текстами. Для чего нужны стили, и как их можно использовать?

Ответ

Стиль в MS WORD – это совокупность параметров форматирования символа (знака), абзаца, таблицы, сохраненная под определенным, уникальным именем. Использование стилей при форматировании документа дает ряд преимуществ в работе.

Во-первых, применение стилей существенно экономит время по следующим причинам:

• Стиль позволяет задать несколько параметров форматирования за один раз.

• Стиль можно вызывать многократно, в т. ч. и в других документах.

• С изменением стиля изменяется и форматирование всех абзацев, оформленных данным стилем.

Во-вторых, документы будут выглядеть единообразно.

Единственным “недостатком” является то, что придется потратить некоторое время на создание стилей с необходимыми параметрами или настроить существующие.

Набор стилей существует изначально при создании нового документа – он берется из шаблона Normal.dot и включает все стили, входящие в этот шаблон.

Для создания комплексного представления о стиле в MS WORD, рассмотрим вкратце, что представляют собой стили символа и таблицы.

К параметрам стиля символа относятся все параметры форматирования символа, которые можно настроить на всех трех вкладках Шрифт, Интервал, Анимация в диалоговом окне Шрифт, доступном через пункт главного меню Формат – Шрифт. Технология создания и изменения стиля символа аналогична технологии работы со стилем абзаца.

Отличие заключается в том. что для использования стиля символа необходимо выделить все символы, к которым должен быть применен данный стиль, в то время как при назначении стиля абзаца достаточно установить курсор в абзац, который требуется отформатировать, и задать стиль – шрифтовое форматирование будет также применено.

Стиль таблицы больше известен под названием Автоформат таблицы (пункт главного меню Таблица – Автоформат таблицы). Данный стиль включает шрифтовые, цветовые и другие параметры форматирования шапки, боковика и тела таблицы. Создать и изменить стиль таблицы можно и из окна Автоформат таблицы (нажав кнопки Создать и Изменить соответственно), и из панели Стили и форматирование, вызвав ее через пункт главного меню Формат.

Создание стиля абзаца. Самый наглядный способ создать стиль – это создать стиль по образцу. Для этого следует:

• отформатировать абзац в документе, применив все необходимые параметры форматирования;

• выбрать пункт главного меню Формат – Стили и форматирование, в появившейся одноименной панели нажать кнопку Создать стиль;

• в открывшемся окне Создание стиля в поле Имя: ввести имя создаваемого стиля;

• в этом же окне целесообразно выбрать Стиль следующего абзаца – то есть стиль, который будет применен к тому абзацу, который будет создан в результате нажатия клавиши Enter в данном абзаце. Стиль следующего абзаца, как правило, отличается в том случае, если создается стиль для оформления заголовков в тексте (для данного абзаца указан параметр Уровень в окне Абзац на вкладке Отступы и интервалы), т. е. после нажатия клавиши Enter за заголовком в тексте должен идти абзац, оформленный как обычный текст, поэтому и существует возможность выбрать стиль следующего абзаца.

Создание нового стиля без образца. Этот способ создания стиля, по сути, отличается лишь порядком работы. Если все параметры форматирования в предыдущем способе выбирались через пункт главного меню Формат, то в данном случае нужные параметры форматирования будут указываться в аналогичных окнах, которые, в свою очередь, будут открываться при выборе позиций меню, выпадающем при нажатии кнопки Формат в окне Создание стиля.

Изменение стиля производится через окно, аналогичное окну создания стиля, однако называется данное окно Изменение стиля.

Итак, предположим, что нужно отформатировать стиль, который называется Нижний колонтитул. Для этого:

• В пункте меню Формат выберите пункт Стили и форматирование, после чего откроется одноименная панель.

• В окне выбора стиля, перемещая бегунок, выберите соответствующий стиль и наведите на него курсор – вокруг него появится рамка, а справа появится кнопка со стрелкой; нажав на нее, мы получим меню, в котором нужно выбрать пункт Изменить.

• Далее процесс изменения параметров стиля очень похож на создание стиля. Точно также нужно используя кнопку Формат указать необходимые изменения.

В меню на кнопке Формат в окнах Создание стиля и Изменение стиля обратите внимание на пункт Сочетание клавиш. Открывающееся окно Настройка клавиатуры позволяет указать комбинацию клавиш (Ctrl или Alt и какая-либо из латинских букв), которую можно использовать для быстрого применения стилевого форматирования.

Изменить стиль можно и “по образцу”. Для этого нужно оформить абзац соответствующим образом, затем, открыв панель Стили и форматирование, найти изменяемый стиль и в меню работы со стилем (кнопка со стрелкой, появляющаяся справа от названия стиля при наведении курсора мыши) выбрать позицию Обновить в соответствии с выделенным фрагментом.

Удалить стиль можно также через меню работы со стилем, выбирая опцию Удалить соответственно.

Удалять стили очень полезно в тех случаях, если набор стилей “переполнен” и в нем трудно ориентироваться или если доставшийся “по наследству” набор стилей не удовлетворяет текущим потребностям работы.

Применение стилевого форматирования. Работать с существующими стилями очень просто: на панели инструментов Форматирование представлен раскрывающийся список Стиль. Для оформления текста одним из существующих стилей, установите курсор в абзац или выделите несколько абзацев и выберите из списка Стиль нужную позицию.

Также применить стилевое форматирование можно через панель Стили и форматирование. Установив курсор в форматируемый абзац или выделив группу абзацев, следует выбрать нужный стиль в списке. Если в текущем списке представлены не все имеющиеся стили, следует воспользоваться раскрывающимся списком Показать, который находится в нижней части панели Стили и форматирование. Данный список, как правило, содержит следующие позиции: Используемое, Доступное, Все, Доступные стили.

В случае выбора позиции Используемое, в окне выбора стилей будут отображены наименования стилей, примененных в том документе, с которым Вы в данный момент работаете. Наиболее полный перечень стилей появляется при выборе позиции Все. В этом случае перечень включает и стили символа, и стили таблицы.

Обратите внимание на символ справа от названия стиля: стиль абзаца обозначен символом абзаца ¶, стиль таблицы – решеткой, стиль символа – подчеркнутой строчной буквой “а”.

Использование стиля в других документах. Для того чтобы работа со стилями стала действительно эффективной, желательно, чтобы создаваемые и изменяемые стили были доступны и в других документах. В MS Office Word 2003 для решения этой задачи в окнах Создание стиля и Изменение стиля присутствует опция Добавить в шаблон. Под шаблоном в данном случае подразумевается шаблон Normal.dot, который традиционно используется для создания нового документа.

Процесс редактирования стилей, на первый взгляд, может показаться не слишком простым и несколько громоздким, но, преодолев это первоначальное неудобство, вы можете существенно сэкономить время при работе.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.05%
  • Делопроизводство 18.07%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.05%
  • Имидж секретаря 13.25%
  • Деловой этикет 13.25%
  • Карьерный рост 10.24%
  • Документооборот 19.88%
  • Электронный документооборот 16.87%
  • Архивное дело 79.52%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль