Какие возможности предоставляет Word 2007?

2

Вопрос

Какие возможности предоставляет MS Word 2007 для редактирования и форматирования текста? Меня интересует в первую очередь форматирование символов и абзацев.

Ответ

Рассмотрим, какие инструменты нам предлагает  MS Word 2007 для редактирования и форматирования текста.

Чтобы произвести какие-либо действия с уже набранным текстом, его надо выделить. Самый простой способ – это выделение протяжкой мыши (при этом должна быть нажата левая кнопка мыши).

Эту же операцию можно проделать при помощи клавиш управления курсором при нажатой кнопке Shift.

Кроме этого в Word 2007 существует специальный режим выделения текста. Для переключения в этот режим необходимо нажать клавишу F8. После этого текст можно выделять клавишами управления курсора (или щелчком мыши в нужном месте), при этом использовать кнопку Shift не нужно. Для выхода из этого режима необходимо нажать клавишу Esc.

Несколько нажатий F8 последовательно выделяют слово, предложение, абзац, весь текст.

Основные инструменты редактирования и форматирования размещены на ленте вкладки Главная и представлены пятью основными группами:

Буфер обмена;

Шрифт;

Абзац;

Стили;

Редактирование.

При этом первая и последняя относятся, скорее, к редактированию, а оставшиеся – к форматированию.

При рассмотрении этих групп мы не будем следовать порядку их представления на ленте, а рассмотрим сначала возможности редактирования, а затем форматирования – хотя бы потому, что сначала желательно создать текст, а затем придавать ему некую форму.

Группа Буфер обмена

В первой группе представлены четыре основные кнопки: Вставить, Вырезать, Копировать, Формат по образцу.

Следует иметь в виду, что кнопка Вставить активна лишь в том случае, если в буфере обмена есть какой-то объект.

Соответственно, кнопки Вырезать и Копировать активны, если есть какой-либо выделенный фрагмент текста, рисунок, диаграмма и т. п.

 По умолчанию буфер обмена работает с одним фрагментом. Но существует специальный режим, при выборе которого в буфер можно помещать до 24 объектов. Чтобы перейти в этот режим, необходимо в правом нижнем углу группы нажать стрелочку  – открыть панель работы с буфером.

При наведении указателя мыши на какой-либо объект, находящийся в буфере обмена, появляется всплывающее меню, предлагающее вставить либо удалить объект из буфера.

В этой же группе находится инструмент, который относится к форматированию, –  Формат по образцу. С помощью этого инструмента можно перенести параметры форматирования указанного объекта на выделяемый фрагмент. Например, у вас есть отдельный абзац, который отформатирован особым образом (не так, как остальной текст). Чтобы перенести все параметры форматирования на новый абзац необходимо:

· Установить курсор в любом месте абзаца, параметры форматирования которого мы хотим использовать.

· Нажать кнопку Формат по образцу.

Если необходимо форматировать за один раз несколько разных фрагментов, следует сделать двойной щелчок на кнопке.

· Выделить текст, на который надо перенести форматирование.

Если был сделан двойной щелчок на кнопке Формат по образцу, то можно выделять последовательно нужные фрагменты текста.

По завершении всей операции форматирования надо один раз щелкнуть на кнопке Формат по образцу, чтобы отключить ее.

Группа Редактирование

Последняя панель Найти и Заменить Главного меню предназначена для быстрого поиска (замены) нужного фрагмента текста.

Чтобы заменить один фрагмент на другой, нажмите кнопку Заменить и в соответствующих полях укажите, что и на что вы хотите заменить.

Переход между найденными фрагментами осуществляется с помощью кнопок Найти далее, Заменить, Заменить все.

Все возможности этой группы аналогичны тем, которые в предыдущей версии были представлены в пункте меню Правка.

Например, чтобы выделить весь документ, необходимо нажать кнопку Выделить и из раскрывшегося меню выбрать Выделить все.

Чтобы быстро перейти к какому-либо фрагменту большого документа – странице, разделу, сноске, рисунку, нажмите кнопку Найти и в открывшемся окне выберите вкладку Перейти. Затем выберите Объект перехода и укажите его номер.

Элементы MS Word

Говоря о форматировании, нужно точно знать, к чему может применяться форматирование. Поэтому рассмотрим, какие же элементарные объекты форматирования существуют в MS Word:

 Символ.

 Слово является набором символов. Чтобы применить к слову шрифтовое форматирование, необходимо выделить слово.

 Абзац – это часть текста, отделяемая от предыдущей нажатием клавиши Enter.

  Если после нажатия клавиши Enter, нажать ее еще раз, то появится абзац, не содержащий ни одного символа, но тем не менее это будет абзац.

 Страница – работая в текстовом процессоре, не говорят форматирование страницы, употребляют термин параметры страницы, хотя по сути это также является форматированием.

 Раздел – такие параметры, как: колонтитулы, расположение страницы и др., относятся к параметрам форматирования раздела.

Форматирование символов

Основными параметрами форматирования символов являются:

 гарнитура шрифта – самые распространенные «Times New Roman» и «Arial»,

 размер,

 начертание – полужирное, курсив, полужирный курсив, подчеркнутый,

 интервал и положение символов.

Большинство наиболее часто используемых функций форматирования вынесены в группу Шрифт. С помощью инструментов этой группы можно изменять размер, тип и начертание шрифта. При применении эффекта подчеркивания можно сразу указать вид линии.

Здесь же находятся кнопки, позволяющие увеличить/уменьшить размер шрифта; применить эффект надстрочного/подстрочного начертания; изменить регистр текста; его цвет; цвет выделенного фрагмента.

 Кнопка Очистить формат позволяет удалять измененные параметры форматирования.

Word 2007 предоставляет удобную возможность быстрого форматирования текста. Когда выделяется какой-либо фрагмент текста, рядом появляется прозрачная мини-панель инструментов. При наведении курсора на эту панель она приобретает яркий цвет. Мини-панель инструментов содержит наиболее часто встречающиеся команды форматирования.

Если все же указанных возможностей недостаточно для выполнения задачи, при помощи окна Шрифт (кнопка открытия окна в нижней правой части группы) можно настроить дополнительные параметры форматирования, доступ к которым обеспечивается двумя вкладками: Шрифт, Интервал. Как сами вкладки, так и, соответственно, работа с ними в MS Word 2007 ни чем не отличается от предыдущей версии.

На вкладке Интервал представлены параметры, которые могут быть использованы для изменения положения или более точной настройки размера символов.

Параметр Масштаб задает размер текста в процентах относительно обычного размера.

Параметр Интервал указывает расстояние между символами выделенного текста.

Параметр Смещение определяет положение текста на строке. Текст может быть поднят или опущен относительно строки.

При включении функции Кернинга автоматически подбирается интервал между парами символов в зависимости от особенностей начертания шрифта.

 

Форматирование абзаца

В число параметров форматирования абзацев входят:

отступы,

значения позиций табуляции,

параметры выравнивания текста,

междустрочный интервал.

Для применения форматирования достаточно установить курсор в любом месте абзаца, который подлежит форматированию, или выделить несколько абзацев.

Группа кнопок панели Абзац предназначена для абзацного форматирования. Но сюда же вошли и кнопки для работы с таблицами (которые мы в рамках данной статьи рассматривать не будем).

Первые три раскрывающихся списка в верхнем ряду предназначены для работы с маркированными, нумерованными и многоуровневыми списками.

Далее идут две кнопки увеличения/уменьшения абзацного отступа (так называемая "красная строка").

Следующая кнопка используется для сортировки табличных значений по алфавиту.  Для выполнения сортировки необходимо выделить столбец без заголовка и нажать кнопку сортировки, например:

Ответственные:

Привалов А.Т.

Истомина Е.М.

Вялова С.В.

Семеновский К.И.

Последняя кнопка в верхнем ряду включает/выключает непечатаемые символы. Иногда они очень полезны для выявления разнообразных погрешностей форматирования (см. Непечатаемые символы).

В нижнем ряду находятся кнопки выравнивания текста в абзаце:

по левому краю, по центру, по правому краю, по ширине.

За ними идет раскрывающийся список для определения междустрочного интервала.

Последние два выпадающих списка опять же относятся большей частью к работе с таблицами: заливка ячеек и установка видимых границ.

Окно Абзац, открываемое одноименной кнопкой в правой нижней части группы, позволяет производить более тонкие настройки форматирования абзаца.

Непечатаемые символы

Word вставляет в документ непечатаемые символы форматирования. Иногда бывает полезно видеть такие символы, чтобы обнаружить некоторые ошибки форматирования (например, убрать лишние пробелы в тексте).

Если вы включите режим непечатаемых символов, то вы, как минимум, увидите:

× – пробел;

¶ – конец абзаца;

Кроме этого есть:

º – неразрывный пробел,

Можно вставить, воспользовавшись вкладкой ленты Вставка – группа Символы – кнопка Символ – опция Другие символы – вкладка Специальные знаки диалогового окна Символ;

¿ – принудительный переход на новую строку внутри одного абзаца.

Появляется при нажатии клавиш Shift+Enter.

К непечатаемым символам также относятся разрыв страницы и разрыв раздела.

Разрыв страницы, то есть принудительный переход на новую страницу, можно вставить комбинацией клавиш Ctrl + Enter.

Не будем останавливаться на вкладке Отступы и интервалы окна Абзац, поскольку именно большая часть ее возможностей продублирована в группе Абзац. Рассмотрим вкладку Положение на странице.

Параметр Запрет висячих строк не позволяет разрывать абзац на границе двух страниц, если при этом на одной из страниц будет оставлена одна «висячая» строка.

Первая или последняя строка абзаца называется висячей, если она располагается в самом конце/начале страницы.

Параметр Не отрывать от следующего не позволяет разрывать страницу между текущим абзацем и абзацем, следующим за ним. Обычно это важно, если предыдущий абзац – название  разделов, параграфов и т. п., а следующий – уже сам текст.

Параметр Не разрывать абзац не разрешает разрывать абзац на границе двух соседних страниц.

Параметр С новой страницы вставляет перед абзацем принудительный разрыв страницы.

Параметр Запретить нумерацию строк не позволяет отображать при печати номера строк (добавление нумерации строк осуществляется через команду Параметры страницы (на лете вкладки Разметка страницы) – Источник бумаги – кнопка Нумерация строк) в абзаце.

Нумерация строк используется в юридических и учебных документах.

Параметр Запретить автоматический перенос слов не позволяет переносить слова при переходе строк в пределах абзаца.

Итак, мы рассмотрели самые базовые инструменты создания и оформления текста, которыми пользуются чаще всего и без которых не обходится создание ни одного документа.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль