Как создать шаблон в MS Word?

2

Вопрос

В своей работе я часто использую шаблоны. Как их создать в MS Word?

Ответ

Шаблоны – это файлы, содержащие стили, графику, текст и поля, необходимые для создания документов. MS Word предоставляет много различных шаблонов для создания писем и факсов, резюме и т.п. Чтобы создать шаблон:

  • выберите пункт главного меню Файл - Создать, а в панели Создание документа в разделе Шаблоны выберите опцию На моем компьютере, после чего будет открыто окно Шаблоны, в котором на соответствующих вкладках расположены шаблоны и мастера,   
  • для создания собственного шаблона (формы) на вкладке Общие выберите Новый документ, а в области Создать установите флажок Шаблон и нажмите кнопку ОК.

Все создаваемые документы по умолчанию создаются также на основе шаблона, таким шаблоном является файл Normal.dot. Все шаблоны имеют расширение имени файла «.dot», а пиктограмма файла-шаблона отличается от пиктограммы документа MS Word наличием в верхней части желтой полоски.

Работа с шаблоном – ввод текста, вставка графических и других объектов, форматирование стилей  - производится также как и с обычным документом. Единственным отличием является то, что при сохранении документа в раскрывающемся списке Тип файла нужно выбрать Шаблон документа.

Все доступные на локальном компьютере шаблоны хранятся в папке …\Microsoft\Templates.

Можно указать другую папку для хранения шаблонов пользователя. Для этого, в окне параметров работы MS Word (пункт главного меню Сервис - Параметры) на вкладке Расположение необходимо выбрать соответствующую строку: шаблоны пользователя и нажать кнопку Изменить… и в открывшемся окне указать необходимую папку. Такие настройки оправданы, если пользователь создает большое количество собственных шаблонов (форм).

В созданной, размеченной с помощью таблицы форме размещают постоянный текст, а также различные поля, облегчающие ее заполнение на экране компьютера. Для размещения полей выведите на экран панель инструментов Формы – щелкните правой кнопкой мыши на любой панели инструментов и выберите Формы. Также можно воспользоваться пунктом главного меню Вид - Панели инструментов.

Для вставки текстового поля используется первая кнопка панели инструментов Формы. Установите курсор там, где должно располагаться текстовое поле, например в графе Работник, и нажмите эту кнопку – в результате появится область, как правило, выделенная серым цветом – это вставленное поле.

После размещения поля в шаблоне можно настроить некоторые его параметры, для этого щелкните правой кнопкой мыши по созданному полю и выберите пункт Свойства (можно нажать также четвертую кнопку панели инструментов Формы) - окно Параметры текстового поля.

Например, для поля, в которое предполагается вводить дату, нужно выбрать Тип Дата и выбрать из раскрывающегося списка в поле Формат даты приемлемый формат ввода.

Для ввода инициалов и фамилии должностного лица необходимо создать поле Текст по умолчанию, для этого из раскрывающегося списка в поле Тип выберите Текст.

Нажав кнопку Текст справки можно ввести текст, который будет появляться либо в строке состояния, либо при нажатии клавиши F1 (вкладка Клавиша F1).

Можно вставить также поле со списком – в этом случае предполагается, что при заполнении поля пользователь будет выбирать из конечного числа значений. В качестве примера можно привести поле для ввода месяца, должности (перечисления возможных должностей) и т.п. Для создания поля со списком следует щелкнуть третью кнопку  панели инструментов Формы. После создания поля создается список: щелкните правой кнопкой мыши по созданному полю, выберите пункт Свойства, в появившемся окне Параметры поля со списком в поле Элемент списка поочередно вводите предполагаемые значения и нажимайте кнопку Добавить. Соответственно при необходимости удалить элемент выделите его в поле Список и нажмите кнопку Удалить. Если необходимо поменять порядок элементов в списке, выберите элемент и воспользуйтесь стрелками Порядок для перемещения элемента вверх или вниз.

В форме, в поле со списком будет виден первый элемент списка. При вводе информации в форму щелкните на стрелке рядом со списком, чтобы увидеть полный список вариантов и выбрать необходимый элемент.

Флажки могут быть также добавлены к группе параметров, которые как являются взаимоисключающими (например, пол: «муж»/«жен», оплачено: «да»/ «нет»), так и не являются, то есть можно выбрать более одного параметра (например, предпочтительное время доставки: «9:00-12:00»/«12:00–15:00»/«15:00-19:00»/«любое»).

Для добавления флажка нажмите вторую кнопку панели инструментов Формы.

Так же, как и для других элементов формы, для флажка можно настроить дополнительные параметры. Для этого в программе есть отдельное окно Параметры флажка, которое вы можете открыть, выбрав пункт Свойства при нажатой второй кнопке панели инструментов Формы. Здесь вы можете установить размер и состояние по умолчанию.

Прежде чем начать создавать документы на основе шаблона, его следует защитить, для этого нужно нажать кнопку Защита формы (с изображением замочка) на панели инструментов Формы. В этом режиме пользователь может только вводить данные в установленные поля, остальные элементы панели Формы становятся недоступны. Пользователь также может легко снять такую защиту – повторным нажатием этой же кнопки. О защите формы с помощью пароля см. ниже.

Созданный шаблон по умолчанию размещается в папке Templates и при создании документа (Файл - Создать - панель задач Создание документа раздел Шаблоны - На моем компьютере) представлен на вкладке Общие. Прежде чем нажать кнопку ОК и создать документ, убедитесь, что в области Создать установлен переключатель Документ, то есть в том, что вы создаете документ на основе шаблона.

Для удобства заполнения формы используется затенение полей формы (восьмая кнопка панели инструментов Формы), которое позволяет легко находить на экране поля, которые требуется заполнить, однако это затенение не выводится при печати.

Поля форм можно очистить или восстановить, нажав кнопку Очистить поля формы на панели инструментов Формы (девятая кнопка, с изображение ластика).

Заполненный документ можно распечатать и не сохранять, если требуется только копия, если нужна электронная версия, документ сохраняется как обычно, в нужную папку.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль