Как можно оценить эффективность проведения совещаний?

1

Вопрос

Как можно оценить эффективность проведения совещаний?

Ответ

Следует отметить, что многие компании не задумываются над эффективностью проведения совещаний, а организаторы не доводят до руководства эту информацию, а ведь сделать совещания более эффективными возможно, если определить:

  • количество проведенных совещаний;
  • оптимальное количество сотрудников для конкретной организации (например, в организации численностью до 10 человек обычно принимают участие в совещании 3-4 человека, в организации численностью 1000 человек в совещании может участвовать до 25 участников)
  • количество принятых управленческих решений и количество решений, воплощенных в жизнь;
  • количество дублируемых тем и решений;
  • количество неисполненных решений;
  • количество совещаний, имеющих ошибки;
  • круг ошибок (количество совещаний с привлечением сотрудников, не имеющих отношения к рассматриваемым вопросам, несоблюдение тайм-менеджмента и т.п.).

Вы узнаете больше о деловых переговорах, если перейдете в материал.


Такую оценку эффективности ведения совещаний следует проводить в зависимости от количества совещаний один раз в месяц или ежеквартально. Постоянный мониторинг результатов совещаний и контроль за исполнением решений позволит более эффективно построить работу.

Форму оценки эффективности совещания каждая компания разрабатывает самостоятельно в зависимости от целей совещания, порядка работы компании.

Вместе с тем, предложим пример формы оценки эффективности, которая может быть доработана с учетом специфики работы компании.

ОЦЕНКА СОВЕЩАНИЯ

по вопросу открытия нового проекта СМС-оповещений

        25 января 2012 г.                                                                                            г. Москва

Общая оценка эффективности: совещание было проведено, однако цели совещания достигнуты на 80%.

Общая проблема недостижения целей: неподписание договора с замечаниями компании.

План совещания:

Время, мин

Содержание

Оценка эффективности

1.

5 мин

Выступление генерального директора в отношении задач, поставленных по введению новой услуги

100%, определены четко задачи и позиция компании.

Недостаток: превышение времени регламента

2.

10 мин

Руководитель департамента тарификации, главный специалист IT-отдела – выступление в отношении необходимости корректировки и согласования тарифов, технических возможностей

100%, определены четко задачи и позиция компании.

Недостаток: превышение времени регламента

3.

5 мин

Руководитель юридической службы – выступление в отношении содержания договора

60%, контрагент не согласился с внесенными изменениями

4.

15 мин

Выступление внешних участников в отношении предложений по внедрению услуги

-

5.

15 мин

Обсуждение вопросов:

  1. стадия разработки внедрения системы;
  2. возможности внедрения системы;
  3. согласование и подписание тарифов;
  4. согласование договора с внесенными изменениями

70%, достигнута договоренность по вопросам № 1-3, по вопросу № 4 договоренность не достигнута

6.

10 мин

Подведение итогов:

- подписание согласованных тарифов;

- подписание договора

100%

60%

Итого эффективность – результат итогов

80%

Предложения:

Подготовить более обоснованную позицию для подписания договора.

Кроме того, возможно предложить следующие критерии оценки эффективности:

Параметр

Положительное состояние параметра

Отметка

Отрицательное состояние параметра

Отметка

Подготовка совещания

Цели совещания определены, ожидаемый результат конкретен

Да

Нет

Составлена повестка дня

Да

Нет

Все участники информированы о совещании и о повестке дня

Да, вовремя

- Нет;
- Да, но не вовремя, не осталось времени на подготовку;
- Да, но не точно

Участие всех приглашенных необходимо

Да

- Нет;
- Да, но приглашены не все, кто нужен

Форма совещания (информационное, совещательное, для принятия решений), соответствовала ли форма совещания поставленной цели

Да

Нет

Дата и время выбраны правильно

Да

Нет

Помещение удобно для проведения совещания

Да

Нет

Другое

Проведение совещания

Время начала

Вовремя

С опозданием

Были ли опоздания

Нет

Да

Какова была реакция на них

Никто не обратил внимания

Участники отвлекались

Начало совещания

Начали с приветствия и определения цели и повестки

Начали сразу с решения вопросов

Поставлена ли цель, есть ли четкая формулировка того, что нужно решить

Да, четко сформулирована цель совещания

Нет, цель не определена

Оговорено ли время, в которое нужно уложиться

Да, время работы четко определено

Нет, заседают до тех пор, пока не решат все вопросы

Уложились ли в это время или никто не знал, когда совещание закончится

Да, затратили столько времени, сколько запланировали

Нет, потратили больше времени, чем планировали

Был ли четкий план проведения совещания

Да

Нет

Оглашался ли он

Да

Нет

Были ли параллельные обсуждения, перебивания

Нет

Да

Все ли точки зрения были услышаны

Да

Нет, на интересные идеи не обратили внимания

Было ли в итоге краткое резюме, кто подводил итоги

Да, итоги подвел председатель

Нет, итоги никто не подводил

Фиксировали ли содержание совещания

Да

Нет

Уточняли ли формулировки, которые необходимо зафиксировать

Да

Нет, секретарь формулировал по своему усмотрению

Было ли принято окончательное решение, все ли это поняли

Да, председатель уточнил верное понимание

Нет, не уточняли, все ли верно поняли или нет

Поощрялась ли активность

Да, все предложения воспринимались положительно

Нет, предложения не дослушивались, критиковались с ходу

Было ли обсуждение сосредоточено вокруг поставленного вопроса, много ли было отклонений

Отклонений не было

Постоянно отклонялись от поставленных вопросов

Все ли внимательно слушали, не отвлекались ли

Да

Нет, часто отвлекались

Атмосфера, настрой, обстановка

Деловая, энергичная, нацеленная на результат

- Нерабочая;
- Вялая

Заинтересованность участников

Заинтересованы в решении постав ленных задач

Не заинтересованы происходящим, заняты своими дела ми

Другое

Работа после совещания

Был ли обработан протокол, наработанные результаты обсуждений

Да

Нет

Были ли разосланы необходимые документы

Да

- Нет;
- Да, но не всем участникам;
- Да, но не вовремя

Был ли проведен анализ совещания ведущим, сделаны ли выводы на будущее

Да

Нет

Другое



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль