Можно ли с помощью виртуализации повысить эффективность использования систем документооборота?

4

Вопрос

Сейчас разные источники активно упоминают понятия «виртуализация» и «облака». Можно ли с помощью виртуализации повысить эффективность использования систем документооборота?

Ответ

Ценность  систем документооборота доказывать не нужно. Все больше предприятий переводят свою деятельность на безбумажные технологии. Чем больше организация, тем строже требования не только к функциональности СЭД, но и к надежности ее работы. Важную роль играет также удобство работы пользователей таких систем – ведь от того, насколько комфортно ощущает себя человек на рабочем месте, зависит его производительность.


Мы рекомендуем почитать о системе документооборота материал по этой ссылке.


Как и многие информационные системы, СЭД – "пирамидка", включающая целый набор слоев. Пользователь работает с верхушкой этой пирамиды, взаимодействует с  наиболее интеллектуальной ее частью (собственно СЭД). Вещи, невидимые большинству людей, составляют комплекс обеспечивающих подсистем – серверы, операционные системы, базы данных и т.д. Можно догадаться, что их надежность и стабильность напрямую влияют на качество работы СЭД. За последние годы родилось и введено в практику множество инфраструктурных технологий, однако виртуализация достойна отдельного описания.

Персональные  компьютеры шумят, часто  ломаются, прикрепленные документы очень долго скачиваются. Нередки случаи, когда нет возможности работать с СЭД из-за непонятных сбоев, возникающих на некоторых компьютерах, перегрузки сети,  недоступности сервера. К неработоспособности могут привести случайные действия пользователей (установка сторонних программ, внесение изменений в настройки Windows и т.п.). Получается, что компьютер – то, где концентрируются все эти проблемы. Убрать от пользователя этот «слой пирамидки» позволяют виртуализация рабочих станций (VDI) и терминальные решения.

Суть их работы заключается в следующем: в защищенном, контролируемом администраторами центре выполняется вся обработка информации, там же запускаются клиентские части СЭД для всех пользователей. У пользователя есть только монитор, клавиатура, мышь, USB-разъем (если нужно). Изображение привычного Windows с СЭД передается из центра подобно индивидуальному телесигналу, также нажатие кнопок пользователем передается в центр. При этом пропадают  такие причины возникновения проблем, как особенности аппаратного обеспечения ПК, «шалости» пользователей и т.п. Так как почти все сведено в единое место, ИТ-служба может сконцентрировать свои усилия по обеспечению качества работы СЭД и информационной безопасности в одном месте, не распыляясь на множество рабочих мест, площадок, филиалов.


Читайте о организации документооборота в 2017 году больше информации в статье по ссылке.


Развертывание СЭД на новых рабочих местах или даже в целых офисах осуществляется просто и быстро – создать настроенные виртуальные рабочие станции можно несколькими кликами мышки.

Виртуальные рабочие станции  – находка для командированных. Сотрудники могут быстро включиться в работу с СЭД из удаленных мест, с неподготовленных компьютеров, коммуникаторов, планшетов.

Случается, что наращивание мощности СЭД или расширение функциональности откладывается на какое-то время, так как отсутствуют необходимые серверы. На самом деле благодаря традиционному стремлению всегда покупать с запасом 80% серверов работают с загрузкой не более 15%. Остальная мощность не используется. Виртуализация серверов позволяет воспользоваться этим запасом, запустив на одном физическом сервере несколько виртуальных. С точки зрения клиента СЭД и всех обеспечивающих систем виртуальный сервер выглядит абсолютно полноценным и может обеспечивать работу электронного документооборота. При этом перенос сервера СЭД со старого оборудования на новое или переезд в другой арендуемый дата-центр займет меньшее время, нежели при использовании традиционных «железных» серверов. Кроме этого заметно упрощаются процедуры резервного копирования и восстановления. ИТ-служба может повысить отказоустойчивость таких СЭД, которые изначально не имеют возможности работать в дублированном (кластерном) варианте.

Помимо  виртуализации серверов, терминальных решений  и VDI в последнее время заметное развитие получают технологии виртуализации систем хранения.  Основная цель их применения – обеспечить оптимальную стоимость хранения данных в зависимости от требований надежности, необходимой скорости доступа к ним, безопасности и т.д.

Таким образом, технологии виртуализации, с  одной стороны,  позволяют улучшить работу пользователей, с другой стороны – сократить потери от простоев в работе СЭД, обеспечить быстрое развертывание таких систем, оптимизировать расходы на ИТ. Без виртуализации не обойтись при построении «облака», когда пользователи могут работать с системой независимо от своего местоположения и с любого более-менее подходящего устройства.

СЛОВАРЬ

Дата-центр (от англ. data center) — специализированное здание для размещения (хостинга) серверного и коммуникационного оборудования и подключения к каналам сети Интернет.

Виртуальный сервер - сервер, который используются для присвоения одному компьютеру нескольких доменных имен. Обычно реальный Internet-сервер поддерживает несколько разных виртуальных серверов.

Виртуализация — средство для организации на одном реальном компьютере нескольких виртуальных.

Кластер — группа компьютеров, объединенных высокоскоростными каналами связи и представляющая с точки зрения пользователя единый аппаратный ресурс.

VDI - Virtual Desktop Infrastructure, надстройка над Virtual Infrastucture, позволяющая автоматизировать и оптимизировать управление виртуальными дескотопами.

Рабочий стол (англ. desktop) — в компьютерной терминологии основное окно графической среды пользователя вместе с элементами, добавляемыми в него этой средой.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль