Как внедрить СЭД в территориально разделенной организации?

2

Вопрос

Наша компания территориально разделенная, причем на каждой из ее территорий существует свои бизнес-процессы, своя организационная структура и т.д. Некоторые вопросы управления решаются на местах и до центрального аппарата не доходят. Как в такой ситуации внедрить единую систему электронного документооборота?

Ответ

Если ваша компания представляет собой холдинг, который включает не только территориально удаленные, но и организационно независимые предприятия, то тогда совершенно объективно имеется потребность реализовать такие бизнес-процессы, которые могут не обязательно всегда требовать участия центрального аппарата (ЦА) или управляющей компании (УК).


Все о системе документооборота вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.


Например, прием или увольнение определенных категорий сотрудников, согласование договоров до определенной суммы или определенной номенклатуры, передача товара с локального склада в локальный центр продаж, регистрация документации, и т.д.

 Тут следует иметь в виду, что, когда мы говорим о единой системе документооборота, мы вовсе не подразумеваем, что во всех бизнес-процессах должны обязательно принимать участие сотрудники ЦА или то, что все документы в вашей компании будут иметь единую сквозную нумерацию. Единая система документооборота означает только то, что имеется единый сервер управления СЭД, с единой СУБД и единым хранилищем контента. При этом современные промышленные системы могут управлять одновременно десятками различных (пусть и схожих) типов бизнес-процессов, контролировать одновременное исполнение нескольких сотен экземпляров потоков работ, и это все обеспечивается ресурсами единой централизованной установки. То есть, по-простому, единая СЭД, построенная на современной промышленной платформе, вообще говоря, не является препятствием разнообразию бизнес-процессов. Более того, она может состоять из нескольких логически независимых СЭД.

Тут, однако, надо сделать три важных замечания.

Во-первых, такая организация работ не может быть эффективной в принципе. Если один и тот же бизнес-процесс в двух разных подразделениях одной компании выполняется по-разному, то это не только означает удвоение затрат на его внедрение и поддержку. Это существенно усложняет контроль качества исполнения бизнес-процесса, увеличивает его себестоимость для компании, и, в конце концов, снижает управляемость компании в целом. Вот почему перед внедрением СЭД обычно рекомендуется пересмотреть и унифицировать все схожие бизнес-процессы во всех подразделениях компании. Ссылки на локальные особенности и исторические причины обычно являются просто отговорками, которые придумывают местные начальники для того, чтобы упростить себе жизнь и избежать контроля со стороны ЦА.

Второе замечание касается вопроса централизации финансово-хозяйственного учета.

Если в вашей компании используется единая система учета на основе промышленной ERP, то это тем более означает необходимость унификации бизнес-процессов в компании, поскольку в противном случае, и это доказано на примере очень многих неудачных внедрений, вы не сможете экономически оправдать внедрение ERP, не говоря уж о том, чтобы обеспечить экономическую эффективность ее эксплуатации.

И, наконец, но не в последнюю очередь. Не следует ожидать, что в форме краткого ответа на ваш вопрос возможно принять взвешенное решение относительно оптимальной функциональной архитектуры СЭД компании, имеющей распределенную филиальную структуру, и, возможно, различные бизнесы в каждом из подразделений. Кроме критерия однородности бизнес-процессов, следует принимать во внимание однородность деятельности подразделений, пропускную способность каналов связи, квалификацию персонала и обеспеченность ресурсами, и многое другое. Это вопрос для серьезной работы консалтинговой компании.

Если мы говорим, к примеру, о телекоммуникационной или страховой компании, для которых важно соблюдение единых стандартов обслуживания клиентов во всех регионах, то тут, конечно, необходимость построения единой централизованной СЭД и унификации бизнес-процессов не вызывает никаких сомнений. Однако, в случае вертикального интегрированного холдинга, например, в металлургии, где основные производственные бизнес-процессы подразделений радикально различаются, возможно, более рациональным окажется создание локальных СЭД на предприятиях и обеспечение возможности обмена юридически значимыми документами между ними.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль