Как вставить справочную информацию в документ Word MS Office 2007?

20

Вопрос

 Я часто готовлю справки, аналитические записки, а также других информационно-справочных документов для своего руководителя в Word MS Office 2007. Каким образом создаются в этой программе сноски, ссылки и списки литературы?

Ответ

Сноска – затекстовое примечание или затекстовая библиографическая ссылка, используемая для сохранения цельности основного текста.

Сноски обычно размещают у нижнего поля страницы и набирают более мелким размером шрифта; в тексте на них делают ссылки цифрами, звездочками  или другими символами.

Сноски являются необходимым элементом больших документов разных типов. В MS Word 2007 есть возможность автоматического создания сносок∗. Особенность такого способа заключается в том, что программа автоматически размещает сноску внизу страницы, выбирает для нее подходящий размер шрифта и сохраняет нумерацию, если в документе впоследствии происходят какие-нибудь изменения.

Сноска состоит из двух частей: текста сноски (внизу страницы или в конце раздела/документа) и ссылки в виде номера (или символа) возле соответствующего слова (цифры, цитаты) в документе.

MS Word 2007 позволяет создавать сноски двух типов в зависимости от того, где помещается текст:

·         обычные – текст сноски находится на той же странице, что и ссылка;

·         концевые – текст сноски расположен в конце документа, статьи, обзора и т. д.

Создание сноски

Поместите курсор в то место документа, где следует вставить сноску, т. е. туда, где появится номер сноски в виде надстрочного индекса.

Нажмите кнопку Вставить сноску в группе Сноски на ленте Ссылки.

Для вставки концевой сноски нажмите кнопку Вставить концевую сноску.

В появившейся области введите текст сноски. Помните, что если текст обычной сноски будет слишком длинный, то Microsoft Word перенесет его на следующую страницу (при создании не концевой сноски).

Настройка параметров сноски  

Поместите курсор в то место документа, где следует вставить сноску.

Нажмите кнопку параметров сноски в виде стрелки, направленной вниз, в нижнем правом углу группы Сноски.

В диалоговом окне Сноски можно выбрать:

·         тип сносок в документе: обычные сноски – их текст может располагаться на нижнем поле страницы (опция  Внизу страницы) или в основном тексте ниже последней строки той страницы, на которой расположена ссылка, что актуально, если текст занимает меньше страницы (опция Внизу текста); концевые сноски – текст таких сносок может располагаться В конце документа или В конце раздела;

·         формат нумерации сносок в области Формат. Обычно используют арабские цифры;

·         символ, с которого нужно начинать нумерацию, в поле Начать с;

·         последовательность нумерации: нумеровать ссылки последовательно, начинать заново в каждом разделе или нумеровать заново на каждой странице;

·         область применения сделанных настроек: к данному разделу или ко всему документу.

После окончания настройки сносок нажмите кнопку Вставить и введите текст сноски.

Редактирование текста сноски и удаление сноски

Если вы работаете в режиме Разметка страницы, то текст сноски будет отображаться внизу страницы. Вы сможете отредактировать его в любое время, как обычный текст.

Если же вы находитесь в режиме Черновик, то текст сноски будет отображаться в области сносок и исчезнет, как только вы закончите редактирование и нажмете кнопку Закрыть в верхней части области.

Просмотреть текст можно, подведя курсор к значку Ссылки (текст отобразится в виде экранной подсказки). Вы сможете форматировать и исправлять текст сноски, как обычный текст. Чтобы сделать это в режиме Черновик, дважды щелкните на значке Ссылки, – откроется область сносок. Вы также можете перейти в режим Разметка страницы для редактирования текста сноски.

Значок сноски можно перемещать по тексту, как любой символ или выделенный фрагмент. Вместе с ним будет перемещаться и текст сноски. Чтобы удалить сноску, нужно выделить ее значок и нажать клавишу Delete.

Ссылки и список литературы

Библиографическая ссылка – это указание названия книги, газеты, журнала, электронного издания, интернет-публикации, цитата из которых приводится в тексте, причем под цитатой в данном случае может пониматься как собственно закавыченный точный текст источника, числовые показатели, так и не дословное упоминание содержания источника. Библиографическая ссылка оформляется в виде примечания к тексту, которое может быть размещено различными способами.

По месту расположения в документе различают ссылки:

·         внутритекстовые – библиографические ссылки, помещенные в тексте документа непосредственно после цитаты, например в скобках;

·         подстрочные – вынесенные из текста вниз полосы документа (в сноску);

·         затекстовые – вынесенные за текст документа или его части.

Список литературы или список источников – это перечень библиографических ссылок на источники как печатные, так и электронные, на которые автор документа ссылается либо которые цитирует при создании документа. Обычно список литературы размещается в конце документа и содержит все ссылки, которые были созданы в документе, располагаемые в соответствии с российской практикой в алфавитном порядке.

В Microsoft Office Word 2007 предусмотрена возможность автоматического создания списка литературы.

Если источник используется в документе впервые, сведения об этом источнике сохраняются, чтобы в дальнейшем их можно было найти и использовать.

Вставка источника

При добавлении к документу новой цитаты или упоминании какого-либо источника может быть создана также запись сведений об источнике, содержащая такие сведения, как автор, название, год публикации и т. п., которая при формировании списка литературы будет в нем отображаться. Запись источника может быть создана и до его упоминания в тексте.

Возможны следующие варианты порядка работы:

Вариант А.

1. Добавить новый источник.

2. Вставить ссылку на данный источник в тексте.

Вариант Б.

1. Добавить новый заполнитель в текст, введя тэг (это некий код источника, позволяющий однозначно его идентифицировать) источника.

2. Изменить данные об источнике, воспользовавшись раскрывающимся меню заполнителя.

В варианте Б используется так называемый «заполнитель»,т. е. напоминание о том, что в данном месте документа присутствует цитата или упоминается какой-либо источник. В качестве текста заполнителя используется тэг.

Итак, в любом случае, прежде чем создавать запись сведений источника, следует выбрать стиль, в котором эти записи будут создаваться и, соответственно, отображаться (рис. 6). Для этого на ленте Ссылки в группе Ссылки и списки литературы раскройте список Стиль и выберите пункт  ГОСТ – сортировка по именам как наиболее приближенный к российской практике. Нужно отметить, что те возможности оформления библиографической ссылки, которые предоставляет MS Word 2007, не полностью соответствуют требованиям ГОСТ Р 7.0.5-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления».

Варианты работы

Рассмотрим вариант А. На ленте Ссылки в группе Ссылки и списки литературы раскройте меню кнопки Вставить ссылку и выберите команду Добавить новый источник, после чего откроется окно для ввода данных об источнике.

Чтобы начать ввод сведений о литературном источнике, выберите подходящий вариант в списке поля Тип источника.

Например, источником может быть книга, статья, веб-узел и др.

Введите библиографические сведения о данном источнике. Укажите тэг – код источника.

Тэг может содержать первые буквы фамилии автора и некоторый номер, который становится особенно актуальным, если используется несколько источников того же автора. В качестве тэга можно использовать индекс – шифр, расположенный на отвороте титульного листа книги рядом с выходными данными, например Ф59.

Обратите внимание на то, что в случае ссылки на веб-узел указывается дата посещения данного узла, поскольку среда Интернет динамична и авторы сайтов и ресурсов Интернет вправе менять содержимое. Соответственно, указание даты актуального содержания позволяет не вводить читающего в заблуждение при отсутствии указанного материала на указанном URL.

Чтобы ввести дополнительные сведения о литературном источнике, установите флажок Показать все поля списка литературы, однако, как правило, стандартного набора хватает.

Закончите ввод данных нажатием кнопки ОК.

Теперь щелкните место в конце предложения или выражения, которое будет использовано в качестве цитаты, и в списке кнопки Вставить ссылку выберите источник, который был введен, в результате чего появится ссылка, аналогичная вставленному заполнителю, но содержать она будет фамилию автора и год. К сожалению, такая ссылка не считается стандартной.

Если вы создаете официальный документ, то после формирования списка литературы в данном месте в квадратных скобках укажите номер источника в списке литературы, т. е. оставьте данную ссылку в качестве напоминания до завершения работы над документом.

Рассмотрим теперь вариант Б.

Щелкните место в конце предложения или выражения, которое будет использовано в качестве цитаты, и в списке кнопки Вставить ссылку выберите команду Добавить новый заполнитель, в открывшемся окошке введите тэг нового источника.

В меню данного заполнителя, которое открывается при щелчке кнопки свойств ссылки, появляющейся справа от него, выберите команду Изменить источник, в результате чего будет открыто окно ввода данных об источнике.

Вариант Б отличается от варианта А лишь порядком.

Создание списка литературы

Создать список литературы можно в любой момент после того, как в документ вставлен один или несколько источников. Если для создания законченной ссылки недостает сведений, можно применить заполнитель, а дополнительные сведения ввести позже, т. е. воспользоваться вариантом Б. Обратите внимание, что заполнители цитат и ссылок не отображаются в списке литературы.

Щелкните место в документе, где будет располагаться список литературы (обычно в конце документа на отдельной странице).

На ленте Ссылки в группе Ссылки и списки литературы выберите Список литературы и в раскрывшемся меню выберите команду Вставить список литературы − список литературы появится в указанном месте. Если необходимо его обновить, щелкните правой кнопкой мыши по любому месту списка литературы так, чтобы его элементы выделились контрастным цветом, и в появившемся меню выберите команду Обновить поле. Если работа над списком литературы закончена, то для того чтобы пронумеровать его пункты, выделите его и на ленте Главная в группе Абзац нажмите кнопку Нумерация.

Управление источниками

Введенные данные об источниках можно многократно использовать в различных документах MS Word. Для управления источниками используется Диспетчер источников, открываемый нажатием на кнопку Управление источниками в группе Ссылки и списки литературы ленты Ссылки.

Так, в области Главный список отображаются все источники, введенные в других документах. С помощью кнопки Удалить можно удалить ту или иную выбранную запись. Нажатием на кнопку Копировать можно переместить данные об источнике в правую область Текущий список. В данном списке около источника, на который есть ссылка в документе, будет стоять галочка, а около заполнителя − знак вопроса. Выбрав такой заполнитель и нажав кнопку Изменить, можно ввести данные об источнике – т. е. преобразовать заполнитель в полноценную информацию об источнике.

Как и большинство возможностей, предоставляемых современными офисными программами, создание ссылок и списка литературы трудоемко на начальном этапе, но при постоянной работе проявляется эффект масштаба.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.8%
  • Делопроизводство 14.9%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.2%
  • Имидж секретаря 10.2%
  • Деловой этикет 10.59%
  • Карьерный рост 7.45%
  • Документооборот 16.47%
  • Электронный документооборот 14.9%
  • Архивное дело 83.92%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль