Какие функциональные возможности имеются у Google Calendar?

11

Вопрос

Какие есть возможности у Google Calendar? Можно ли использовать его  в качестве бесплатного органайзера?

Ответ

У Google Calendar, как и у прочих приложений Google, есть ряд преимуществ, позволяющих ему выгодно отличаться от аналогичных программ.

1.    Чтобы работать с Google Calendar, не нужно устанавливать никакие приложения на ваш компьютер – вы просто регистрируете аккаунт на данном сервисе и работаете.

2.    Работать с календарем вы можете на любом устройстве, с которого есть возможность выхода в Интернет, в том числе на телефоне, планшетном компьютере, нетбуке.

3.    Google Calendar обеспечивает простую организацию коллективной работы. Вам и вашим коллегам следует лишь указать время в зависимости от того, кто и когда свободен, и ввести параметры встречи, а приложение само разошлет всем приглашения и отследит ответы.

4.    Другим преимуществом является общий доступ к календарям проектов. Чтобы его организовать, не нужно обращаться в службу технической поддержки. Доступ к календарям можно открыть для всей компании, даже если у нее нет компьютерной сети, или для отдельных пользователей, даже если у них нет компьютеров, а есть только телефон с выходом в Интернет. Можно даже предоставить сотрудникам и коллегам право на редактирование и просмотр общих мероприятий наряду с их собственными расписаниями.

5.    Предусмотрена возможность взаимодействия посредством синхронизации Google Calendar с календарем MS Outlook, если работа с ним уже велась.

6.    Есть возможность ведения нескольких собственных календарей и опция их синхронизации как между собой, так же как и с календарями коллег, доступ к которым для вас открыт.

Начало работы. Регистрация аккаунта

Итак, для того чтобы начать работу с Google Calendar, нужно иметь аккаунт gmail.com.

На странице google.ru в верхней части окна щелкните приложение (или сервис) Календарь.

После этого появится форма для ввода логина и пароля, если аккаунт Google уже есть, и кнопка Зарегистрироваться, если аккаунт следует создать.  

Нажав на эту кнопку, вы попадете в форму, очень напоминающую форму для регистрации почтового ящика электронной почты. Заполнив ее, вы получите доступ не только к Google Calendar, но и ко всем приложениям или сервисам Google, таким как:

электронная почта Gmail, офисный пакет Google Docs, сервис для работы с фотографиями Google Picasa и др.

Настройка основных параметров календаря Google. Вкладка «Общие»

Мы начнем знакомство с Google Calendar с настройки параметров. Этот этап большинство пользователей совершенно неоправданно пропускает, но именно он позволит существенно оптимизировать и ускорить работу по организации рабочего времени.

Чтобы перейти в панель настройки параметров календаря, в меню кнопки Настройки (с изображением шестеренки в правом верхнем углу окна) выберите одноименную команду (рис. 2). Теперь можно приступать к настройке параметров.

С первым параметром Язык все достаточно очевидно. Второй параметр Страна используется, прежде всего, для выбора текущего и дополнительного  часовых поясов.  Сначала выберите в этом списке Россия, в списке Текущий часовой пояс укажите необходимый, к примеру, GMT +4:00 Москва +00, а рядом укажите Ярлык, то есть то обозначение, которое будет появляться в календаре рядом с соответствующим временем, например, Мск .

Если необходимо постоянно иметь перед глазами в календаре еще один часовой пояс, например, часовой пояс зарубежного партнера или страны, в которой находится представительство компании, нажмите Добавить справа от области ввода параметров текущего часового пояса, после чего откроются поля для ввода параметров еще одного часового пояса. Теперь все действия, которые были совершены для указания текущего часового пояса, необходимо повторить:

выбрать страну в поле Страна, а затем в поле Дополнительный часовой пояс выставить требуемый и указать ярлык.

Если нужно убрать дополнительный часовой пояс, нажмите кнопку Удалить справа от него.

Следующий параметр, на который следует обратить внимание, это Продолжительность встречи по умолчанию. Здесь желательно выставить ту продолжительность, которая является наиболее вероятной для мероприятий, в которых вы принимаете участие, для того чтобы облегчить установки для каждого дела в календаре.

Теперь установите параметр Режим просмотра по умолчанию. Если вы довольно активно работаете с календарем, наиболее оправданными значениями будут Повестка дня или День, то есть при открытии приложения календарь будет открываться в режиме просмотра текущих дел или дел сегодняшнего дня. Режим просмотра в любой момент можно переключить на другой: День/Неделя/Месяц/Вид по выбору пользователя /Повестка дня.

То, каким будет Вид по выбору пользователя,  указывается в следующем поле Ваш режим просмотра.

К примеру, если для вас в ежедневной работе важны  ближайшие 5 дней, то в данном окне выберите соответствующую опцию – тогда кнопка переключения режима отображения календаря между кнопками Месяц и Повестка дня примет именно выбранный вид – в нашем случае 5 дней.

Если вы работаете с более короткими планами, выберите в поле Ваш режим просмотра 2 дня и у вас будет кнопка для включения режима просмотра календаря на сегодня и завтра. Соответственно, если вам нужен более длинный период, скажем, две недели, выберите эту опцию и у вас будет соответствующая кнопка переключения режима.

В поле Местоположение указывается ваше текущее место с тем, чтобы приложение могло автоматически определить время, если сделаны соответствующие настройки, показывать прогноз погоды на указанной территории, фазы луны, восход/заход солнца и т.п.

Для привычного отображения параметров прогноза погоды (если это для вас необходимо), выберите единицы измерения: для России и Европы  -  ºС.

Для настройки параметров  автоматизации рассылки приглашений предоставлены опции параметра Автоматически добавлять приглашения в календарь. Наиболее приемлемой представляется опция Да, но не отправлять напоминания о мероприятии, пока я не отвечу «да» или «может быть».

Параметр Альтернативный календарь позволяет включить рядом с общепринятыми датами даты других календарей, таких как кувейтский, китайский или календарь Саудовской Аравии.

В качестве фона календаря можно использовать любое изображение, выбрав его в веб-альбоме Picasa  - Ваши фотографии либо загрузив его с жесткого диска или другого носителя - Загрузка фотографий. В том и в другом случае выбор изображения не представляет сложности. Другие параметры, которые мы не рассмотрели, настраивайте в соответствии с собственными предпочтениями.

По завершении работы с настройками следует нажать кнопку Сохранить и вернуться в календарь, нажав на кнопку Назад в календарь.  Можно также отменить все сделанные настройки, нажав кнопку Отмена.

Настройки календаря. Вкладка «Календари»

Вкладка Календари предназначена для управления календарями и состоит из двух частей. Первую часть Мои календари мы рассмотрим в одном из следующих номеров, поскольку именно здесь осуществляется импорт/экспорт календарей  и организуется работа с несколькими календарями.

Вторая часть Другие календари используется для подключения календарей праздников, расписания чемпионатов по некоторым видам спорта, фаз луны и др.  Щелкнув команду Просмотреть интересные календари, вы перейдете в область подключения различных календарей, которые представлены на вкладках: Праздники, Спорт и Дополнительно.

Вкладка Праздники предназначена для подключения календарей национальных праздников различных стран.

На вкладке Спорт можно подписаться на расписание спортивных игр.

К примеру, если ваш руководитель следит за игрой одной из футбольных команд английской высшей лиги, скажем,  Aston Villa,  перейдите на вкладку Спорт и из списка видов спорта выберите Футбол и далее English Premier League. В списке команд английской Премьер-лиги напротив Aston Villa нажмите Подписаться, после чего расписание игр этой команды будет отображаться в вашем календаре.

Нажав команду Просмотр можно просмотреть расписание этих игр.

На вкладке Дополнительно представлены дополнительные возможности, самой полезной из которых является Дни рождения и мероприятия контактов, то есть возможность внесения этой информации в календарь. Если вы пользуетесь  почтовым сервисом  Gmail и для контактов указывались даты дней рождений и мероприятия, то эта информация будет внесена в ваш календарь.  

Чтобы продолжить работу над календарем после подписки на все интересные календари, нажмите команду Назад в календарь.

Вернемся во вкладку Календари. Если использование какого-либо календаря стало неактуальным, нажмите команду Отменить подписку, и события данного календаря исчезнут из вашего расписания, т.е. его  уже не будет в этом списке. Если подписку на календарь следует оставить, а нужно лишь убрать даты его мероприятий – снимите галочку в столбце Показывать в списке.

Настройки календаря. Вкладка «Настройка для мобильных устройств»

На данной вкладке можно настроить возможность получения уведомлений на мобильный телефон в виде SMS-сообщений (оплачивать их будет владелец номера). В России данная услуга поддерживается для следующих операторов связи: Билайн, Мегафон, МТС и Скай Линк.

Настройки календаря. Вкладка «Лаборатория»

Возможности, представленные на этой вкладке, являются экспериментальными, тем не менее некоторыми можно воспользоваться.

Например, Автоматическое отклонение приглашений позволяет заблокировать тот или иной промежуток времени в календаре, зарезервированный вами на определенные дела.

Настроив параметры, можно приступать к работе.

«Полезности» Google Calendar

1.     Управление делами. Календарь призван отслеживать нужные даты, позволяя не забыть о важных событиях и делах, таким образом вы сможете планировать свое расписание и расписание своего руководителя.

2.     Мобильность. Пользоваться календарем Google можно находясь в любом месте, имея доступ к Интернет на ПК или любом мобильном устройстве.

3.     Совместное использование. В календаре Google можно настроить совместный доступ, который позволяет согласовывать свое расписание и делиться им с другими пользователями.

4.     Синхронизация с Outlook. С помощью этой функции есть возможность одновременно отслеживать запланированные дела в календаре Google и MS Outlook, задавая направление передачи данных (из MS Outlook в Google и наоборот) и частоту синхронизации.

Подписка на общедоступные календари. Возможность получения автоматического обновления, что позволит никогда не пропускать важные события, праздники и спортивные события.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль