Как создать оглавление и указатель в документе MS Word 2007?

2

Вопрос

В больших документах, таких, как уставы, положения, инструкции, регламенты, и во многих других для удобства работы создаются такие элементы документа, как оглавление и указатель. Какие возможности предоставляет MS Word 2007 для создания данных элементов? 

Ответ

Оглавление.  Прежде чем приступить к формированию оглавления, необходимо подготовить текст. Для этого нужно названия глав, разделов, подразделов оформить с помощью стилей Заголовок 1, Заголовок 2 и т. д.  Желательно, чтобы в данных стилях были настроены параметры многоуровневого списка, т.е. названия глав, разделов и т. д. нумеровались автоматически.

После выполнения этого условия процедура формирования оглавления довольно проста:

1.     Установите курсор там, где необходимо поместить оглавление. Обычно оглавление располагается на следующем листе после титульного. Напечатайте текст «Содержание» и установите для него выравнивание по центру.

2.     Перейдите на ленту Ссылки и в группе Оглавление нажмите одноименную кнопку.

3.      В раскрывшемся меню представлены два варианта автособираемых оглавлений, т. е. оглавлений, которые будут включать те абзацы текста, которые оформлены соответствующими стилями: Заголовок 1, Заголовок 2 – и иметь тот вид, который представлен, а также одно ручное оглавление, которое, по сути, является шаблоном для впечатывания названий глав, разделов и т. п.  

У автособираемого оглавления есть существенное преимущество, которое и делает его действительно полезным при работе с большим документом – его можно автоматически обновлять. После редактирования документа – добавления или удаления фрагментов текста – соответствие названий глав (разделов и подразделов) и номеров страниц может измениться, т. е. структурные элементы текста могут уже располагаться на других страницах. Процесс ручного проставления страниц в оглавлении трудоемок и неэффективен. Обновление автособираемого оглавления занимает несколько секунд (см. пункт Обновление оглавления).

4.                Если предложенные в меню кнопки Оглавление варианты не удовлетворяют, выберите в этом же меню команду Оглавление – откроется одноименное окно. В нем можно:

·         увидеть образцы как печатного документа, то есть документа, который читатели получат в печатном виде, так и веб-документа – документа, читаемого в электронном виде;

·         установить отображение номеров страниц в оглавлении, установить их расположение – Номера страниц по левому краю (в противном случае номера страниц располагаются сразу после названия пункта), а также выбрать заполнитель – символ, который будет повторяться от названия пункта до номера строки;

·         выбрать один из вариантов формата оглавления в раскрывающемся списке Форматы;

·         указать количество уровней заголовков, включаемых в оглавление.

В оглавление могут входить только названия глав и разделов, то есть уровни 1 и 2. В некоторых документах формируют два оглавления: одно – содержащее только названия глав; второе – детальное, содержащее все необходимые пункты.

Как правило, бывает так, что в оглавление необходимо собрать не только названия глав, разделов основного текста, но и такие названия разделов, как Введение, Заключение, Перечень иллюстраций, Приложения. Данные названия разделов не нумеруются, соответственно для их форматирования нежелательно использовать стили Заголовок 1, Заголовок 2, которые мы с целью автоматической нумерации оформили как многоуровневые списки. Чтобы включить названия этих разделов в оглавление, необходимо:

·         оформить в тексте эти заголовки любым приемлемым стилем или создать новый стиль специально их оформления;

В идеале параметры форматирования данного стиля должны полностью совпадать с параметрами форматирования стиля Заголовок 1 за исключением нумерации, то есть новый стиль может быть основан на стиле Заголовок 1, но в Параметрах настройки списка нужно выбрать нет.

·         открыть окно «Параметры оглавления»: лента Ссылки – группа Оглавление – кнопка Оглавление – пункт меню Оглавление – окно Оглавление – кнопка Параметры и в списке Доступные стили выбрать тот, с помощью которого мы форматировали соответствующие названия разделов, и указать напротив в поле Уровень1, после чего слева от наименования данного стиля появится галочка – мы приравняли данный стиль к стилю Загловок 1. Фрагменты текста, оформленные данным стилем, будут включаться в оглавление наряду с названиями глав, отформатированных стилем Заголовок 1;

·         после любых произведенных изменений оглавление нужно обновлять.

Обновление оглавления

Чтобы обновить автособираемое оглавление, установите курсор в текст оглавления – текст оглавления выделится серым цветом, выполните одно из следующих действий:

·         нажмите клавишу F9;

·         нажмите команду Обновить таблицу, появившуюся слева вверху над рамкой оглавления;

·         щелкните правой кнопкой мыши по тексту оглавления – появится контекстно-зависимое меню – выполните команду Обновить поле;

·         в группе Оглавление ленты Ссылки выполните команду Обновить таблицу.

В результате любого из предложенных вариантов будет открыто окно Обновление оглавления. Если известно, что названия глав и разделов не менялись, не появились новые разделы и не были удалены некоторые из существовавших, то можно выбрать опцию Обновить только номера страниц, в противном случае следует выбрать Обновить целиком.

Удаление оглавления

Чтобы удалить оглавление, на ленте Ссылки в группе Оглавление нажмите кнопку Оглавление и в открывшемся меню выберите команду Удалить оглавление.

Указатель

Указатель – это алфавитный перечень терминов и важных понятий  с указанием номеров страниц, на которых данные термины располагаются.

Технология формирования указателя во многом аналогична технологии создания оглавления.

Определение элемента указателя

Чтобы текстовый процессор «знал», какие слова и словосочетания должны быть включены в указатель, их надо предварительно определить.

Для этого нужно выделить в тексте соответствующее слово или группу слов и нажать кнопку Пометить элемент группы Предметный указатель ленты Ссылки, после чего будет открыто окно Определение элемента указателя, в котором в поле основной уже будет представлено данное слово или группа слов. Теперь нужно выбрать одну из кнопок Пометить/ Пометить все.

В первом случае в сформированном указателе будет представлен номер только той страницы, на которой располагается данный, выделенный нами термин, а во втором – будут указаны все номера страниц, на которых встречается данное слово или словосочетание.

Точно также нужно пометить все термины, которые предполагается включить в указатель. Можно, не закрывая данного окна, выделять по очереди все необходимые термины и щелкать в поле основной, после чего нажимать одну из кнопок Пометить/Пометить все, до тех пор пока все термины не будут помечены.

Иногда бывает необходимо объединять элементы указателя в группы, например: есть группа «виды документов», в которую входят «постановления», «правила», «приказы». Чтобы сформировать такие группы, откройте окно Определение элемента указателя и в поле основной впечатайте обобщающий термин, а в поле дополнительный скопируйте из текста документа то слово или словосочетание, которое должно быть представлено в указателе. Точно также поступите с другими терминами, входящими в группу.

Формирование указателя

После того как все элементы указателя определены, можно приступать к формированию указателя. Установите курсор в ту позицию в тексте, в которой должен появиться указатель, нажмите кнопку Предметный указатель в одноименной группе ленты Ссылки.

В открывшемся окне Указатель можно:

·         выбрать формат указателя в одноименном раскрывающемся списке;

·         выбрать расположение номера страницы и заполнитель от элемента указателя до номера страницы;

·         настроить тип указателя: с отступом/без отступа – данные настройки актуальны для групп терминов;

·         настроить количество колонок в указателе;

·         увидеть макет указателя в соответствии с выбранными настройками;

·         нажав кнопку Пометить, выбрать элементы указателя;

·         выполнить Автопометку.

Автопометка – очень удобный инструмент пометки элементов указателя, если уже существует файл, содержащий перечень необходимых терминов. Нажмите кнопку Автопометка и открывшемся окне выберите файл, содержащий термины, нажмите кнопку ОК и все перечисленные в данном файле слова будут помечены.

Редактирование и форматирование элементов указателя

Иногда бывает необходимо отредактировать элементы указателя, скажем, если они употребляются в тексте не в основной форме. Для этого нужно, например:

1.     Включить режим отображения скрытых символов – кнопка Как создать оглавление и указатель в документе MS Word 2007?группы Абзац ленты Главная – после помеченных в тексте элементов появятся коды пометки { ХЕ “вид документа: постановлений”}.

2.     Непосредственно в коде пометки изменить слово так, как это необходимо.

3.     Применив к коду пометки шрифтовое форматирование, можно получить соответствующее шрифтовое форматирование в указателе.

4.     После выполнения всего необходимого – форматирования, редактирования, удаления – выключите режим отображения скрытых символов: кнопка  Как создать оглавление и указатель в документе MS Word 2007? .

Чтобы удалить элемент указателя, нужно удалить код его пометки в тексте в режиме отображения скрытых символов и обновить указатель.

Обновление указателя

Обновить указатель можно точно так же, как обновить оглавление: установить курсор на любой фрагмент указателя – весь указатель выделится серым цветом, нажать кнопку F9 или в контекстно-зависимом меню выбрать команду Обновить указатель. Также можно обновить указатель, нажав одноименную кнопку в группе Предметный указатель ленты Ссылки.

Обратите внимание, все пункты автособираемого оглавления и элементы указателя работают как перекрестные ссылки, т. е., удерживая клавишу CTRL, можно щелкнуть левой кнопкой мыши данный пункт, и курсор переместится на название этого пункта непосредственно в тексте. Таким образом, мы получили не только довольно трудоемкие для ручного формирования элементы, но и средства навигации по документу.

Аналогичными компонентами оформления большого документа являются список иллюстраций и таблица ссылок.  



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.44%
  • Делопроизводство 19.69%
  • Психологические аспекты работы секретаря 13.47%
  • Имидж секретаря 12.95%
  • Деловой этикет 13.99%
  • Карьерный рост 9.84%
  • Документооборот 21.76%
  • Электронный документооборот 18.65%
  • Архивное дело 79.79%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль