Как регламентировать электронную почту компании?

141

Вопрос

Мне очень хотелось бы регламентировать работу с электронной почтой в нашей организации, чтобы сотрудники правильно ее использовали и хранили электронные сообщения. На что нужно обратить особое внимание? Как управлять электронной почтой руководителя? 

Ответ

Работа с электронной почтой давно стала одной из обязанностей секретаря в большинстве компаний и организаций. А если руководители к тому же  предпочитают работать «по старинке», то управление электронной почтой целиком ложится на плечи секретаря. Более молодые руководители, как правило, работают с почтой самостоятельно, но и в этом случае секретарю обычно приходится обрабатывать сообщения, приходящие на адрес компании. В небольших фирмах именно секретарь разрабатывает правила работы с почтой и мгновенными сообщениями и обеспечивает  исполнение этих инструкций сотрудниками.

Есть ряд проблем использования электронной почты, о которых секретарь должен знать:

1.     В России электронная почта и мгновенные сообщения пока не признаются документами (но могут быть использованы следственными органами в ходе следствия по уголовному делу и при разбирательстве в арбитражных судах).
В большинстве развитых стран мира ситуация иная - подобные сообщения признаются деловыми документами и могут быть использованы в суде при рассмотрении как гражданских, так и уголовных исков. Поэтому если компания работает с зарубежными партнерами, то им по электронной почте следует посылать только такие сообщения, которые смело можно было бы отправить в виде бумажного документа, заверенного печатями и подписями.

2.     В отличие от многих стран мира, в России пока нет законодательных требований, обязывающих компании сохранять сообщения электронной почты. Но даже при работе исключительно с российскими компаниями и частными лицами следует регистрировать и сохранять:

• сообщения, на основании которых принимаются ответственные деловые решения;

• сообщения, содержащие важную для компании информацию или имеющие историческую ценность;

• сообщения оскорбительного и угрожающего характера, образцы особо назойливого и мешающего работать «спама» - для передачи следственным органам.

              Решение о сохранении сообщения можно принимать следующим образом: если аналогичный бумажный документ был бы зарегистрирован и сохранен, то и сообщение электронной почты также необходимо сохранить. Рекомендуется сохранять как посланные, так и полученные сообщения.

              Способ сохранения электронной информации зависит от используемой в организации системы документооборота.

Если документооборот бумажный, то само сообщение, присоединенные файлы и как минимум основные сопровождающие данные (кем, когда и кому послано, кем и когда получено, причем, электронные адреса должны быть расшифрованы) должны быть распечатаны, документ распечатывается и помещается в соответствующее дело. Если документооборот электронный, то нужно сохранить файл с сообщением в одном из «родных» форматов почтовой системы, при этом желательно, чтобы максимально сохранялась вся служебная информация о передаче сообщения, а также все присоединённые файлы.

         Срок хранения сообщения устанавливается такой же, какой был бы установлен для аналогичного бумажного документа. Сообщения, не подлежащие хранению, или же те, срок хранения которых истек, должны своевременно и регулярно уничтожаться – как для экономии компьютерных ресурсов, так и в целях обеспечения информационной безопасности компании.

         Система хранения должна быть также хорошо продумана. К сожалению, во многих компаниях к этому вопросу относятся весьма халатно, но есть и фирмы, где налажено централизованное хранение всей почтовой корреспонденции.

         Часто проблема решается простейшим образом: сохраняется все. По мере накопления все больших объемов информации, такой способ сохранения создает следующие проблемы:

• Хранение больших объемов сообщений электронной почты требует от организации существенных затрат на  оборудование, оплату труда сотрудников и другие ресурсы;

• Если при сохранении сообщений не продумана система их хранения (индексация, систематизация и т.д.), то поиск нужных материалов становится весьма сложным и дорогостоящим делом.

         При работе с зарубежными партнерами все важные сообщения электронной почты (включая вопросы организации встреч и других мероприятий, поездок, размещения и т.д.) рекомендуется сохранять, причем, желательно сохранять электронную копию сообщения, даже если оно было распечатано, зарегистрировано и помещено в дело, - на случай судебного иска. При определении срока хранения таких сообщений нужно проконсультироваться с юристом, особенно если они имеют отношение к контрактам, споры по которым будут разбираться в соответствии с законодательством какой-либо страны.

3. Достаточно часто именно секретарь отвечает за то, чтобы сотрудники офиса использовали свои ящики электронной почты, предоставляемые им компанией, только по прямому назначению.

         Полезно подготовить и утвердить правила (регламент) использования электронной почты и познакомить с ними всех сотрудников. В частности, в правила могут быть включены следующие положения:

• Работодатель является собственником всей корпоративной почты, имеет право контролировать ее и может этим правом пользоваться. Сотрудники должны быть проинформированы, что их  корпоративная электронная почта просматривается службой безопасности организации. Персоналу также нужно разъяснить правила использования электронной почты для личных целей. Сотрудники должны знать, что за нарушение правил использования почты и систем передачи мгновенных сообщений они могут быть наказаны в дисциплинарном порядке, вплоть до увольнения.

• При посылке сообщений электронной почты и при использовании мгновенных сообщений нельзя исключить возможность несанкционированного доступа к ним (если не используются специальные средства защиты, такие как шифрование, электронная подпись и т.п.), поэтому сотрудники не должны пересылать таким образом конфиденциальную информацию и другую информацию, которую компания обязана защищать (например, персональные данные сотрудников и клиентов).

• Всем сотрудникам должен быть разъяснен порядок сохранения и уничтожения электронных сообщений, поскольку многие из них не знают или не уверены в различиях между сообщениями, которые являются документами и должны быть сохранены, и теми сообщениями, которые можно и нужно уничтожить.

4. В деловой практике сообщения, переданные по электронной почте, достаточно часто распространяются среди широкого круга лиц. Это означает, что сообщения надо составлять  не менее тщательно, чем официальные документы.

Нужно соблюдать деловой этикет, выдерживать хороший стиль, проверять текст на отсутствие грамматических ошибок.

5. Справочник электронных адресов (адресная книга) является важнейшим документом - в том смысле, что это один из тех информационных материалов, которые необходимы организации как для ведения деловой деятельности, так и в случае нештатных ситуаций.

Необходимо регулярно сохранять копии адресной книги, причём, как минимум одна из таких копий должна храниться вне офиса компании. Полезно также иметь распечатанный вариант адресной книги – он может пригодиться, например, для посылки почтовых сообщений по альтернативным каналам связи (с помощью сотового телефона) при отключении электроэнергии в офисе.

         Адресную книгу рекомендуется заполнять достаточно подробно, указывая, как минимум, названия организаций и имена и фамилии частных лиц – владельцев соответствующих адресов. Эта информация может оказаться полезной как для расшифровки адресов при сохранении сообщений в качестве документов, так и в тех случаях, когда другой сотрудник должен отправить почту в отсутствие секретаря.

         Необходимо знать и хранить в адресной книге электронные адреса клиентов и поставщиков, а также рабочие и домашние электронные адреса сотрудников. Это требуется для того, чтобы в случае чрезвычайных ситуаций иметь возможность связаться с сотрудниками и по электронной почте.

Как управлять электронной почтой руководителя?

Замечено, что руководители все чаще и чаще перекладывают на секретарей обязанности по управлению своей электронной почтой. Секретарь может оказать своему руководителю значительную помощь в работе с электронной корреспонденцией, а именно:

·         Секретарь может взять на себя предварительный просмотр электронной почты руководства;  при этом сообщения сортируются  по тематике и значимости и отбираются те из них, которые руководитель должен будет просмотреть сам. Это практически та же технология, которая используется в бумажном делопроизводстве крупных организаций.

·         Как и в бумажном делопроизводстве, в обязанности секретаря  может входить подбор информации по вопросам,  затронутым в поступивших сообщениях, с тем, чтобы руководитель мог принять необходимые решения сразу же по прочтении корреспонденции.

·         Достаточно часто секретарям делегируются полномочия самостоятельно отвечать на электронные сообщения по менее важным вопросам. По более важным вопросам секретарь может или самостоятельно готовить проект ответа или решения, или, не дожидаясь дополнительных указаний, организовать подготовку такого ответа силами сотрудников. Только при таком стиле работы руководитель способен справиться со всем потоком электронных сообщений.

Как использовать электронную почту и мгновенные сообщения внутри организации?

При помощи электронной почты и мгновенных сообщений секретарь может повысить эффективность не только своего труда, но и труда других сотрудников. Соответствующие возможности уже сейчас активно используются во многих российских государственных и коммерческих структурах, особенно там, где налажены корпоративные компьютерные сети. Чаще всего электронная почта и мгновенные сообщения используются для оповещения сотрудников и для оперативной передачи информации о следующем:

·         Присутствующих и отсутствующих руководителях и ключевых сотрудниках. Такая информация важна для многих работников, особенно в тех случаях, когда необходимо подписать документы.

         Сотрудники не будут беспокоить секретаря каждые десять-пятнадцать минут, если через почту или систему мгновенных сообщений к ним будет поступать информация о том, на месте ли руководитель, и, если его нет в офисе, когда ожидается его появление. Иногда важно проинформировать персонал, что руководитель планирует уехать из офиса на несколько часов, поскольку у кого-нибудь из сотрудников может быть срочный вопрос, который лучше решить до отъезда начальника.

·         Времени и повестке дня совещаний и пятиминуток.

Такая информация важна для того, чтобы сотрудники не забывали подготовиться и не опаздывали на эти совещания.

·         Новых внутренних нормативных документах и приказах.

В большинстве организаций ознакомление с приказами осуществляется «по старинке», когда бумажный документ передается из рук в руки в течение долгого времени. Процесс можно заметно ускорить, если сам документ разместить на сервере компании, а с помощью электронной почты известить тех, кто должен с этим приказом ознакомиться, и попросить их зайти к секретарю и расписаться на бумажном экземпляре. Да и за сохранность подлинника в таком случае можно будет не волноваться.

·         Сроках подачи различных заявок (на оргтехнику, расходные материалы, канцтовары и т.д.).

·         Различных  важных событиях, встречах и мероприятиях.

Такого рода напоминания позволяют сотрудникам не только правильно организовать свой рабочий день, но и помогают не забыть поздравить коллегу с днём рождения.

·         Электронная почта и мгновенные сообщения незаменимы, если требуется узнать мнения сотрудников по какому-либо вопросу.

         Из всего сказанного следует, что секретарь должен быть достаточно продвинутым пользователем почтовой программы. Хотелось бы обратить внимание на некоторые дополнительные возможности почтовых систем, которые полезно освоить:

·         Большинство почтовых систем позволяет запрашивать отчеты, подтверждающие получение и/или прочтение письма адресатом. Эту возможность очень рекомендуется использовать при рассылке важных сообщений.

·         Все почтовые программы поддерживают рассылку писем по списку адресов.

·         Можно создать удобную структуру папок для писем и регулярно раскладывать входящие письма по этим папкам.

·         Также необходимо научиться работать с адресной книгой и восстанавливать её в случае сбоя в программе.

Мы надеемся, что все предложенные нами рекомендации помогут вам в оперативной работе с электронными сообщениями.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль