Как подготовить встречу делегации?

42

Вопрос

Мне часто поручают организовать встречи делегаций, но я знаю, что подготовка к приему любых делегаций должна быть очень тщательно спланированной.  Какие  мероприятия она должна включать? Как составить программу встречи?

Ответ

Подготовка к приему делегации включает в себя разработку программы пребывания делегации, организацию и проведение необходимых протокольных мероприятий.

Необходимо выяснить у руководителя даты (день, месяц) приезда и отъезда делегации, размер денежной суммы, выделенной для приема делегации, а также принимает ли приглашаемая сторона на себя расходы, связанные с проездом и проживанием в гостинице.

Секретарь должен разработать и представить на рассмотрение руководителю предварительную программу пребывания делегации.

Программа пребывания может включать в себя программу совещания (переговоров), программу официального приема в ресторане, культурную программу, мероприятия неофициальной программы.

Необходимо получить от приглашаемой стороны список членов делегации, в т.ч. список официальных членов делегации, список сопровождающих лиц. Если в состав делегации включены граждане иностранных государств, уточнить, имеют ли гости въездные визы и составить список лиц, которым необходима визовая поддержка.

Следует согласовать с уполномоченным лицом приглашаемой стороны:

Категорию гостиницы, тип и количество бронируемых номеров, форму оплаты (наличные, кредитные карточки, безналичный расчет), если оплата проживания осуществляется приглашенными самостоятельно.

Если оплату проживания осуществляет приглашающая сторона, то сообщить и согласовать предварительную информацию о размещении в гостинице.

Способ передвижения (на машине, самолетом, поездом) и удобное время прибытия/отправления (если организацию и оплату проезда осуществляет приглашающая сторона).

Секретарь обязан обсудить с уполномоченным лицом приглашаемых предварительную программу пребывания и при необходимости внести в нее изменения и уточнения.

Организационные мероприятия по приему делегации включают в себя: бронирование мест в гостинице, бронирование билетов, аренду и оформление помещений, где будут проводиться официальные мероприятия, составление плана проведения мероприятий с указанием их времени и продолжительности, разработку протокола мероприятия, заказ официального приема в ресторане, заказ билетов для посещения культурных и неофициальных мероприятий, транспортное обслуживание визита, распределение обязанностей среди сотрудников организации, принимающих участие в организации приема делегации.

Протокол – это совокупность общепринятых правил, традиций и условностей, соблюдаемых в дипломатическом и деловом общении. Целью соблюдения протокольных норм является стремление подчеркнуть статус высоких гостей и уважение к ним принимающей стороны. Протокол определяет:

Место встречи делегации, количественный и должностной состав встречающих и провожающих лиц, класс автомобильного транспорта, который используется для встречи, проводов и обслуживания делегации.

Форму одежды лиц, участвующих в приеме делегации.

Порядок размещения за столом переговоров и за банкетным столом.

Использование и размещение символики сторон, оформление именных карточек

Уровень культурных и неофициальных мероприятий и т.д.

Культурная программа визита, как правило, предполагает посещение театра, выставки, концерта, музеев, обзорную экскурсию по городу и т.д.

Для организации культурных мероприятий (предварительного заказа билетов и автомобильного транспорта, предварительного оповещения) целесообразно заранее составить списки лиц, желающих посетить конкретное мероприятие.

Транспортное обслуживание визита заключается в заказе персональных машин для официальных лиц делегации и, при необходимости, для сопровождающих лиц, определение типа (класса, цвета, вместимости) транспорта для каждого мероприятия, разработке маршрута передвижения и т.д.

Накануне прибытия делегации необходимо выполнить следующие действия.

1. Проверить информацию о прибытии (отъезде) делегации: место, точное время прибытия (отъезда), номера рейсов. Убедиться, что билеты выкуплены и доставлены приглашенным (если оплату проезда осуществляет приглашающая сторона).

2. Уточнить список официальных членов делегации (занимаемая должность, фамилия, имя, отчество) и сопровождающих их гостей (занимаемая должность, фамилия, имя, отчество).

3. Убедиться в наличии въездных виз у приглашенных (если в составе делегации есть зарубежные гости).

4. Подтвердить бронирование гостиницы.

5. Убедиться, что выполнены все необходимые заказы, связанные с проведением мероприятий.

6. Уточнить маршрут передвижения и график перемещения транспорта и, при необходимости, проинформировать водителей об изменениях.

7. Подготовить помещение для проведения переговоров, проверив:

количество и расположение мебели, наличие настенной или переносной доски;

оформление помещения: символика компаний, картины, растения и т.д.;

техническую оснащенность помещения и исправность оборудования (микрофона, компьютера, проектора, видеомагнитофона, телевизора, телефона для видеоконференций и т.д.).

8. Проверить наличие информационных и рекламных материалов, бумаги (блокнотов) для записей, ручек.

9. Закупить напитки (алкогольные и безалкогольные и т.д.), кондитерские изделия и т.д. для угощения гостей после совещания.

10. Предоставить окончательную информацию о возможных изменениях в программе пребывания делегации всем сотрудникам компании, принимающих участие в протокольных мероприятиях.

11. Заказать дополнительные визитные карточки для участников приема приглашающей стороны.

12. Заказать цветы для встречи и проводов (других мероприятий), если в составе делегации и/или среди сопровождающих есть женщины.

13. Проинформировать руководителя о выполненных работах.

В день прибытия делегации и в течение визита секретарь должен постоянно координировать работу всех служб, обеспечивающих организационную поддержку работы делегации.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.09%
  • Делопроизводство 15.58%
  • Психологические аспекты работы секретаря 11.69%
  • Имидж секретаря 11.69%
  • Деловой этикет 11.69%
  • Карьерный рост 9.74%
  • Документооборот 16.88%
  • Электронный документооборот 14.94%
  • Архивное дело 79.22%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль