Как обучить пользователей СЭД?

26

Вопрос

Можете ли вы привести примерный план обучения пользователей СЭД: этапы, группы пользователей, временные затраты?

Ответ

План обучения пользователей внедряемой СЭД, как правило, разрабатывается компанией-разработчиком СЭД или организацией, осуществляющей внедрение СЭД на предприятии.


О системе электронного документооборота читайте подробнее здесь.


При кажущейся простоте задачи составления плана обучения, тем не менее, ей следует уделить особое внимание. Дело в том, что критерием успешного внедрения СЭД является как успешное проведение испытаний системы, так  и степень удовлетворенности пользователей от работы с системой. Последний фактор во многом зависит не только от интерфейса системы, но и от успешности проведенного обучения, готовности пользователей изменить привычные и устоявшиеся для них способы работы. Поэтому при разработке плана обучения важно не столько определить этапы и временные затраты на обучение, сколько правильно выделить целевые группы пользователей и проработать индивидуальный подход для каждой обучаемой группы с целью преодоления психологического барьера у сотрудников в начале работы с новой системой.

Разработка подхода включает в себя определение формы и места проведения обучения для каждой выделенной группы пользователей, а также формат, программу и способы контроля полученных знаний для каждой группы исходя из ее целевого назначения.

В общем случае при составлении плана обучения должны быть  определены следующие составляющие:

  1. Целевые группы пользователей.
  2. Форма обучения для каждой группы.
  3. Место проведения обучения для каждой группы.
  4. График обучения.

Целевые группы пользователей  

Данный параметр определяет количество и состав групп обучаемых пользователей с точки зрения функционального использования системы.

Например, выделение группы рядовых пользователей и группы администраторов системы.

Далее рядовых пользователей рекомендуется разбить на группы: исходя из занимаемой позиции, например, выделить в отдельные группы высшее руководство и рядовых сотрудников, или исходя из ролевого участия в бизнес-процессах, автоматизированных с помощью СЭД, например, выделить в отдельные группы секретарей-делопроизводителей, высшее руководство, исполнителей и т.д.

Для каждой целевой группы должна быть разработана индивидуальная программа обучения. При этом важно уделять внимание как методической составляющей, так и способу изложения материала, т.к. последнее позволяет снять в ряде случаев психологические барьеры, которые в дальнейшем могут помешать пользователям «принять» новую систему и применять ее в своей работе.

Форма обучения

Форма обучения может быть очной и заочной. В первом случае проводятся групповые или индивидуальные консультации пользователей. Во втором случае обучение основано на самостоятельном изучении пользователями предоставленных им методических материалов с последующим тестированием и выполнением контрольных заданий.

Стоит отметить, что заочное обучение пользователей имеет смысл вводить только в информационно развитых организациях, где практикуется повышение квалификации сотрудников посредством самостоятельного изучения методических материалов. В качестве методического обеспечения для самостоятельного изучения могут быть использованы документы: руководства пользователей, презентации и даже видеоролики.

По количеству участников выделяют групповое и индивидуальное обучение. Индивидуальное обучение, как правило, проводится только для руководства организации.

Место проведения обучения

При очной форме обучение пользователей обычно проводится в учебном классе на территории организации-заказчика СЭД или на территории организации, осуществляющей внедрение СЭД. В большинстве случаев обучение идет на территории заказчика в специально оборудованном учебном классе. В случае индивидуального обучения (например, обучения руководства организации) обучение проводится на рабочем месте пользователя.

Варианты проведения обучения

Форма обучения

Участники

Место проведения

Формат

Контроль

Очное обучение с отрывом от производства

Лектор,

группа (групповое обучение)

Учебный класс

Групповой тренинг с использованием презентаций, видеороликов

Ролевая игра, разбор примеров, тестирование, выполнение контрольных заданий

Лектор,

сотрудник (индивидуальное обучение)

Рабочее место сотрудника

Индивидуальные консультации

Разбор примеров, тестирование, выполнение контрольных заданий

Заочное обучение без отрыва от производства (самообучение на базе предоставленных материалов)

Сотрудник

Рабочее место сотрудника

Документы (регламенты, руководства, инструкции), презентации, видеоролики

Тестирование, выполнение контрольных заданий

В зависимости от выбранной формы и формата планируемого обучения, к оборудованию учебного класса  рабочего места пользователя предъявляются следующие требования:

Требования к оборудованию места обучения

Форма обучения

Формат

Требования к оборудованию

Учебный класс

В формате лекции с использованием презентации и видео

Проектор с возможностью подключения ноутбука тренера

В формате тренинга с выполнением контрольных заданий

Проектор с возможностью подключения ноутбука тренера, на котором дополнительно настроено ПО СЭД для демонстрации и разбора примеров на «живой» системе.

Рабочие станции пользователей с настроенным ПО СЭД для выполнения контрольных заданий

Рабочее место сотрудника

Индивидуальное обучение или самостоятельное изучение материала

Рабочая станция пользователя с настроенным ПО СЭД

График обучения  

При разработке графика обучения пользователей следует также отталкиваться от выделенных целевых групп пользователей.

В первую очередь следует обучить будущих администраторов системы, затем группы, представляющие основных пользователей системы, и в последнюю очередь –пользователей, которые будут использовать функционал СЭД время от времени.

Первоочередное обучение администраторов позволит привлекать их для консультирования пользователей во время испытаний системы, в частности, в ходе проведения тестовой и опытной эксплуатаций. Длительность обучения зависит от объема задач, которые будут выполнять пользователи в своей работе с использованием СЭД.

Примерный план обучения пользователей СЭД

Группа

Место

Дата, время

Формат

Темы

Длительность, часы

Администраторы СЭД:

Иванов П.И.,

Курцев А.Н.

Офис предприятия, переговорная № 1

Пн 04.03.13, 16-00

Демонстрация

  1. Общий обзор системы.
  2. Лицензирование.
  3. Модули системы.
  4. Установка и настройка сервера.
  5. Установка и настройка клиента

2

Вт 05.03.13, 15-00

Тренинг

  1. Администрирование базы данных.
  2. Безопасность.
  3. Настройка ЭЦП.
  4. Настройка отчетов.
  5. Добавление пользователей.
  6. Протоколирование системы, журналы событий системы

3

Секретари-делопроизводители:

Усольцева Т.А.,

Шигина Р.И.,

Ананьева И.С.

Офис предприятия, переговорная № 1

Пн 18.03.13, 10-00

Демонстрация, тренинг

  1. Общий обзор системы, запуск программы.
  2. Основное рабочее окно, обзор интерфейса пользователя.
  3. Работа со справочниками

4

Вт 19.03.13, 10-00

Тренинг (продолжение)

  1. Номенклатура дел.
  2. Регистрация документа
  3. Отправка документа в подразделение.
  4. Обработка резолюции, отправка на исполнение.
  5. Работа с ЭЦП.
  6. Журналы документов и отчеты об исполнении
  7. Поиск.
  8. Списание документа в архив

4

Исполнители (сотрудники, выбранные от каждого подразделения)

Офис предприятия, переговорная № 2

Пн 18.03.13, 15-00

Вт 19.03.13, 15-00

Презентация

  1. Общий обзор системы.
  2. Личная папка пользователя, обзор функциональных элементов.
  3. Получение задания, обзор функциональных элементов.
  4. Исполнение задания, создание отчета.
  5. Работа с ЭЦП

2

Руководители подразделений

Рабочее место с установленным и настроенным ПО СЭД (отв. администраторы)

По индивидуальному расписанию с 20.03.13 – по 22.03.13

Консультация

  1. Общий обзор системы.
  2. Личная папка пользователя, обзор функциональных элементов.
  3. Получение документа для наложения резолюции, обзор функциональных элементов.
  4. Наложение резолюции.
  5. Получение задания вышестоящего руководителя, обзор функциональных элементов.
  6. Исполнение задания, создание отчета.
  7. Работа с ЭЦП

1,5

Пример требований к оснащению учебных классов

Учебный класс

Требования

Переговорная № 1

- проектор;

- рабочее место тренера с установленным ПО СЭД, учетная запись для входа в СЭД с правами администратора системы;

- рабочие места пользователей с установленным ПО СЭД, настроенные учетные записи для каждого пользователя

Переговорная № 2

проектор 



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль