Какая эволюция произошла в требованиях к СЭД в последнее время?

23

Вопрос

Какая эволюция произошла в требованиях к СЭД за последние два-три года?

Ответ

Принципиальные изменения в требованиях к СЭД, наблюдаемые за последнее время, были связаны, в первую очередь, с изменением позиционирования СЭД: от обсуживающей системы, предназначенной для учета административных и других корпоративных документов, до основной технологической и производственной системы компании, глубоко интегрированной в общую корпоративную информационную инфраструктуру.

Компания «Gartner», в одном из своих недавних исследований рынка ЕСМ, в том числе указала, что во всем мире наблюдается заметная динамика в области применения систем этого класса: на предыдущих этапах фокус делался в основном на повышение продуктивности работы пользователей и обеспечение соответствия требованиям регуляторов рынка. При этом в российской практике ЕСМ-системам документооборота еще не так давно отводилась откровенно обслуживающая роль, в лучшем случае – роль обеспечения управления надлежащими документами, в худшем и наиболее распространенном – роль регистрационной системы.

В настоящее время в мире, да уже и в России, ЕСМ-системы рассматриваются, в первую очередь, с точки зрения их влияния на бизнес и возможности достижения измеримых бизнес-результатов. Сегодня ЕСМ-системы стремительно уходят от той позиции, которую они занимали изначально в момент своего появления – просто как средство поддержки работы бэк-офиса. Причиной изменения базовой концепции применения ЕСМ-систем стало всеобщее осознание того факта, что любая, даже самая мощная и функционально полная финансово-учетная система, будь то SAP ERP или Oracle EBS, не в состоянии полноценно выполнять свои функции, если обработка структурированной информации оторвана от обработки исходных для нее или порожденных ею бизнес-документов.

Эти ожидания находят отражение не только в том, что ЕСМ-системы должны обеспечивать полную доступность документов на всех этапах их технологического жизненного цикла – от создания в офисном приложении или путем сканирования, использования и архивации в гарантированно неизменяемом виде до уничтожения в соответствии с корпоративными правилами. Изменяется само понимание управления контентом – теперь контент рассматривается как часть общекорпоративной информации, значимой для бизнеса и выживания компании в целом. Это проявилось, в частности, в том, что сам термин ЕСМ («управление корпоративным контентом») стал устаревшим, ему на смену приходит новый – EIM (Enterprise Information Management – управление корпоративной информацией).

Терминология – важная часть любой дисциплины, поскольку она наиболее явно отражает этапы ее развития (например: глазник – окулист – офтальмолог), но еще важнее то, что эта терминология под собой подразумевает. В концепции EIM предметом управления является любая неструктурированная информация, имеющая отношение к бизнесу компании, а также специфические технологии обработки, реализованные на единой платформе ее оперативного хранения и архивирования.

Наиболее проработанная концепция такой информационной работы на сегодняшний день представлена компанией «OpenText», которая включает в EIM следующие технологические разделы (группы приложений):

Наименование группы

Назначение и бизнес-выгоды

Enterprise Content Management (ECM)

Управляет информацией на каждом этапе ее жизненного цикла, повышает продуктивность работы, минимизирует риски, обеспечивает контроль стоимости хранения возрастающих объемов информации

Business Process Management (BPM)

Повышение эффективности ежедневных бизнес-операций, оптимизация и сокращение сроков исполнения сложных бизнес-процессов, достижение корпоративных целей при контроле работы пользователей в реальном масштабе времени

Customer Experience Management (CEM)

Создание нового, более продуктивного и интерактивного пользовательского интерфейса для всех каналов (веб-сайты, мобильные устройства, социальные сети) с полным обеспечением корпоративных требований к информационной безопасности

Information Exchange (Ix)

Предоставление эффективных, надежных, безопасных и контролируемых средств передачи информации как внутри, так и за пределами компании

Discovery

(e-Discovery)

Обеспечение анализа неструктурированной информации – сбор, объединение, передача информации, изначально размещенной в различных хранилищах, для анализа и исследования в целях повышения эффективности бизнеса

Интересно отметить, что наиболее шумно представляемые новации последнего времени, а именно: социальность, мобильность, облачность и работа с «большими» данными, – очевидно, являются лишь частью общей картины радикального изменения роли контента в современном предприятии, и, соответственно, первые две попадают в группу СЕМ, последующие – в группы iX и e-Discovery.

Если рассматривать ситуацию в более прикладном аспекте, то уместно будет отметить, в первую очередь, две тенденции:

  • возрастание роли готовых к использованию бизнес-продуктов, существенно ориентированных на использование технологий управления контентом и включающих преднастроенную интеграцию с финансово-учетными системами уровня SAP ERP;
  •  радикальное расширение видов обрабатываемой информации, необходимой бизнесу для повышения его эффективности.

Не хотелось бы перегружать читателя трактатами на столь интересные, но не простые темы, так что позволим себе вернуться к затронутым вопросам еще раз, чуть позже.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль