Как организовать сканирование документов?

45

Вопрос

Что вы можете посоветовать по организации сканирования документов для перевода их в электронный вид в небольшой компании?

Ответ

С точки зрения удобства использования и распространенности, наиболее разумно было бы рекомендовать продукцию компании ABBYY. В этом случае у вас не будет проблем ни с приобретением лицензий, ни с поддержкой, ни с поиском специалистов. В случае роста объемов и сложности решаемых задач, вы всегда сможете перейти на промышленные конфигурации продукции ABBYY и таким образом развивать вашу систему.

Самыми важными исходными данными для решения вашей задачи являются не размеры вашей компании, а объемы документов, подлежащих сканированию, и состав типов документов, которые вы собираетесь обрабатывать. Также крайне необходимо понять, с какой целью вы собираетесь все это делать. Как эти электронные документы будут использоваться в вашей работе? Должна ли быть обеспечена их юридическая значимость? Решению каких задач компании это сканирование поможет? Будет ли это вашей компании выгодно, в конце концов?

В самом простом случае вы сможете обойтись сканером или МФУ с прилагаемым к ним программным обеспечением. Если же объем сканируемых документов начнет возрастать, то вам неминуемо придется задуматься о том, что будет происходить с документами после их сканирования и особенно в случае необходимости их долгосрочного хранения в электронном виде.

Как вы их будете хранить? В иерархических директориях на общем диске? Но как тогда гарантировать, что кто-то случайно не удалит документ, например, из-за нехватки места? Или как тогда решать вопросы с информационной безопасностью – ведь все договоры или все заявки будут видны всей организации. Много вопросов также возникает в связи с обеспечением неизменности документов, поиском и организацией параллельного использования архива документов в бумажном виде.

Учитывая все эти факторы, мы бы не рекомендовали рассматривать задачу преобразования потока бумажных документов в электронные как изолированную.

Следует предусмотреть использование управляющей или, как еще говорят, мета-системы, которая будет обеспечивать идентификацию, организацию, хранение, разграничение доступа и поиск документов. Для простых задач это может быть, например, «1С:Документооборот». Но если вы планируете рост и развитие вашей организации, то эта задача должна рассматриваться в контексте развития вашей информационной стратегии в целом и системы документооборота в частности.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль