Какие требования предъявляются к специфическим рабочим местам?

2

Вопрос

Какие требования сейчас предъявляются к специфическим рабочим местам для топ-менеджмента в СЭД, интерфейсам к ним и т.д.?

Ответ

Перед тем как спорить, древние греки договаривались о терминологии. Мы сделаем так же. Для начала нужно принять, что любой топ-менеджер – фигура уникальная, соответственно, таким же будет и его рабочее место. Однако у всех топ-менеджеров есть несколько общих требований, продиктованных самой формулировкой – «топ» и «менеджер». А именно: «топ» с точки зрения интерфейсов информационных систем можно интерпретировать как «самое важное»; формулировку «менеджер» – рассмотреть в значении «управленец».

Получается, что интерфейс для топ-менеджера – это представление самой важной информации с возможностью ею управлять (планировать, организовывать, контролировать). 
Одно из самых главных требований к рабочему месту топ-менеджера – его мобильность. Реалии работы топ-менеджмента диктуют свои требования к организации рабочего процесса руководителя.  А специфика его работы такова, что он вынужден постоянно находиться там, где того требует ситуация. Поэтому рабочее место топ-менеджера должно обеспечивать все условия для полноценной работы в любом месте и в любое время. 


Вы узнаете больше о том, для чего нужен интерфейс, если перейдете в материал.


Нужно учитывать, что объем получаемой и обрабатываемой топ-менеджером информации стремительно растет, что выдвигает новые требования к способу ее подачи. Необходимо, чтобы эта информация была максимально визуализирована, иными словами, чтобы графические изображения, ее сопровождающие, способствовали наиболее оперативному принятию решения. И в этом случае любые способы визуализации – будь то иконка, цветовой индикатор, схема, график – помогут быстрее сориентироваться и принять верное решение.

Тем не менее, когда перед ИТ-службой заказчика возникает задача спроектировать рабочее место для руководителя к системе электронного документооборота, самым распространенным решением, как это ни парадоксально, оказывается ошибочный путь, заключающийся в переносе всего функционала СЭД на мобильную платформу.

Ошибка такого пути – в том, что он, во-первых, не учитывает основные аспекты работы руководителя, а во-вторых – особенности организации мобильного рабочего места. Чем это чревато? Для начала тем, что топ-менеджеру будет попросту неудобно пользоваться таким рабочим местом. Очевидно, что руководителю для принятия оперативного решения не требуется весь функционал СЭД. Так зачем же в этом случае переносить его на мобильное рабочее место? Руководитель должен видеть только ту информацию, которая нужна ему для принятия решения здесь и сейчас.

В таких условиях хранение всех документов из СЭД на мобильном устройстве – избыточно и лишь повлечет за собой трату времени при поиске нужной информации. Кроме того, обширный функционал системы, размещенный на мобильном рабочем месте, потребует проведения дополнительного обучения для топ-менеджера, что, опять же, будет означать потерю драгоценного времени.

В целом перенос всех функций СЭД на мобильную платформу приведет к тому, что в компании окажется две системы электронного документооборота: одна мобильная, вторая стационарная. Развитие этих систем будет тесно связано друг с другом, что непременно сильно отразится на стоимости владения СЭД.

Чтобы организовать удобное мобильное рабочее место топ-менеджера, следует иметь в виду несколько крайне важных моментов.

Первое и самое главное – топ-менеджеру нужна очень конкретная информация, прошедшая фильтр, причем зачастую даже ручной фильтр, в СЭД. Второе – потребуется убрать все лишнее: функционал СЭД для рабочего места топ-менеджера должен быть сведен к необходимому и в то же время достаточному минимуму. Третье – доверять разработку и внедрение рабочего места топ-менеджера следует профессионалам. И последнее – чтобы разработать интерфейс для такого рабочего места, нужно изучить, как работает топ-менеджер: каким образом он получает информацию сейчас и чего он ждет от мобилизации своего рабочего места. 

Соблюдение этих, казалось бы, несложных правил позволит добиться успеха при решении задачи разработки рабочего места топ-менеджера.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль