Что такое мультиплатформенная система электронного документооборота?

24

Вопрос

Что такое мультиплатформенная система электронного документооборота, в чем ее преимущества?

Ответ

Для ответа на этот вопрос необходимо сначала разобраться с тем, что представляет из себя структура системы электронного документооборота (СЭД) и что является ее платформой.

В классическом представлении современная СЭД построена на основе так называемой «трехуровневой архитектуры»:

  1. уровень взаимодействия с пользователями;
  2. уровень логики системы;
  3. уровень работы с данными.

На первом уровне происходит взаимодействие СЭД с пользователями системы (проще говоря, это пользовательский интерфейс). Причем, пользователями системы являются и те, кто работают непосредственно с документами, и административный и технический персонал.


Интересная информация о видах электронных документов размещена здесь.


Этот уровень может быть представлен посредством различных типов и устройств, которые можно разделить на две группы:

  • отдельные приложения, взаимодействующие с сервером СЭД;
  • компоненты, позволяющие получить доступ к системе документооборота посредством использования веб-браузеров.

Второй и третий уровень – это серверная часть системы электронного документооборота, ответственная за функциональность СЭД, хранение и управление документными данными в ней. Серверная часть системы всегда располагается на специально выделенных компьютерах — так называемой серверной платформе.


Статья о документообороте в 2017 году поможет вам не допускать ошибок в работе.


Уровень логики системы (или бизнес-логики) обычно реализуется с помощью серверной части СЭД, называемой сервером приложений. В его задачи входит обеспечение технической части работы с электронной документацией. Именно эта часть системы электронного документооборота ответственна за реализацию всех функций по работе с электронными документами.

Обеспечение разграничения прав доступа к документации, управление маршрутами документов, поддержка механизмов согласования и утверждения — вся эта функциональность, отличающая СЭД от любой другой информационной системы, реализуется на уровне логики системы.

Уровень работы с данными представляет собой серверную компоненту низкого уровня, под которой понимается обычно система управления базами данных (СУБД), обеспечивающая фактическое хранение документной информации в системе. Также именно в этом уровне обычно находятся серверные компоненты информационной безопасности, обеспечивающие надлежащую работу СЭД с электронной подписью (ЭП), а также криптографическую защиту (шифрование) информации при управлении доступом к документации и ее хранении.

Именно третий уровень, а вернее, его часть, обеспечивающая хранение и управление документными данными системы электронного документооборота (СУБД), и носит название платформы СЭД. 

Системы электронного документооборота, в качестве платформы которых используются реляционные СУБД, могут работать с документами как на одной, так и на другой реляционной СУБД. Система электронного документооборота, обеспечивающая возможность хранения документных данных на различных СУБД, называется многоплатформенной (мультиплатформенной).

Мультиплатформенность системы определяет возможность ее применения на тех СУБД, которые либо уже имеются у организации, либо приобретение которых более предпочтительно для нее (например, в силу стратегии развития информационных систем организации).

Организация, осуществившая приобретение лицензий для создания одной информационной системы (к примеру, на основе Oracle Database), получает техническую и юридическую возможность использовать эту СУБД в качестве основы для работы с данными системы электронного документооборота, тогда как одноплатформенная система фактически будет навязывать дополнительное приобретение лицензий СУБД, на основе которой она спроектирована.

Аналогично снижется и стоимость перехода на другую, являющуюся мультиплатформенной и более актуальную для компании СЭД, со старой системы электронного документооборота. Обычно стоимость такого проекта складывается из совокупности стоимости лицензий на СУБД и новую СЭД, стоимости миграции данных и внедрения. Использование мультиплатформенной СЭД позволяет отказаться от приобретения новой СУБД, используя лицензии СУБД предыдущего решения.

Таким образом, переход на новую мультиплатформенную систему обеспечивает значительное снижение затрат на лицензирование и исключает утрату любой документации, хранимой в СЭД-предшественнице.

Наследование данных в СЭД из других информационных систем: как не потерять информацию

При внедрении в организации новой, функционально более совершенной системы электронного документооборота возникает риск утраты или несанкционированного изменения данных при их миграции из предыдущей СЭД, эксплуатировавшейся в компании более-менее продолжительный срок. Их утрата может нанести организации значительный ущерб.

Рассмотрим эту проблему более детально для того, чтобы определить уровень угрозы в той или иной ситуации и дать рекомендации, позволяющие минимизировать вероятность такой утраты.

Задача миграции данных между системами электронного документооборота возникает достаточно часто при организационных изменениях в компании, например, объединении нескольких компаний в холдинговую структуру с единой системой управления и, как следствие, с единой СЭД.

При слиянии двух компаний их система электронного документооборота должна быть перенастроена на единого фондообразователя, а данные из предыдущих систем введены в нее с указанием различности фондов. При архитектурном объединении корпоративных территориально-распределенных информационных систем, при которых данные, ранее хранимые по месту их ввода в систему, должны передаваться на хранение, в том числе и дублироваться, в единое документное хранилище.

Самой же частой ситуацией, порождающей риски такого рода, является переход компании на другую систему электронного документооборота. Необходимость такого перехода обычно лежит в неспособности старой системы обеспечить функциональность, необходимую организации на современном этапе ее развития, ведь предыдущая СЭД внедрялась пять и более лет назад, когда и организация была значительно меньше, и ее штат, и интересы.

Безусловно, риск утраты данных при их миграции их одной СЭД в другую присутствует, однако его можно минимизировать, особенно если задаться этим вопросом еще на этапе выбора новой системы, а не в тот момент, когда миграция уже проводится или будет начата в ближайшее время.

Рассмотрим способы минимизации риска утраты данных при их миграции:

  1. При выборе новой системы электронного документооборота система управления базами данных (СУБД), лежащая в основе ее платформы, должна быть такой же, как и в предыдущей системе. Такой подход позволит также снизить стоимость проекта внедрения.
  2. При невозможности использования одинаковых СУБД необходимо использовать мультиплатформенную СЭД, поддерживающую ту систему управления базами данных, на платформе которой работала СЭД предыдущая.
  3. Также значительно снизит указанный риск при невозможности использования рекомендаций первых двух пунктов использование платформенной СУБД такого же типа, как и СУБД предыдущей СЭД (реляционных СУБД: MS SQL, Oracle DB, IBM DB2 UDB, PostgreSQL; иерархических СУБД: IBM Lotus Domino/Notes, Apache CouchDB). Миграция данных между СУБД различных типов порождает значительно больший риск их частичной либо полной утраты.

Таким образом, задача минимизации утраты данных либо их несанкционированного изменения в процессе миграции на новую систему электронного документооборота достаточно просто может быть решена еще на этапе выбора новой СЭД при условии внесения в требования к ней всего нескольких дополнительных факторов.

Влияние же второй по значимости причины, приводящей к утрате данных либо несанкционированному изменению данных в СЭД, — человеческого фактора - может быть минимизировано выбором поставщика СЭД, имеющего значительный опыт нахождения на рынке систем электронного документооборота, что гарантирует наличие у его сотрудников достаточных компетенций для проведения миграции без потерь и несанкционированных изменений.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 6.47%
  • Делопроизводство 12.95%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.07%
  • Имидж секретаря 10.07%
  • Деловой этикет 10.07%
  • Карьерный рост 9.35%
  • Документооборот 15.11%
  • Электронный документооборот 13.67%
  • Архивное дело 82.01%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль