Как интегрировать BPM?

8

Вопрос

Как интегрируются функции автоматизации административных процессов (BPM) и традиционные задачи управления документами в организациях?

Ответ

Административную деятельность условно можно разделить на две составляющие – творческую и операционную. Творческая составляющая сложно поддается автоматизации и в большей степени зависит от человеческого фактора и личных качеств руководителя.  Операционная же, напротив, как правило, формализована локальными (и даже может быть внешними) нормативными документами, регламентами и подлежит обязательному исполнению в соответствии с утвержденными правилами работы.


Более подробно об интранет-порталах и автоматизации бизнес-процессов предприятия вы можете узнать в статье.


Основными задачами административной операционной деятельности являются организация производственных процессов и управление ими, а также контроль исполнительской дисциплины.

Реализация этих задач невозможна без строгого документирования управленческой деятельности, порядок и правила которой описываются в регламентах. Таким образом, автоматизация административных процессов неизбежно включает в себя автоматизацию управления документами и  контроля исполнительской дисциплины.

В части автоматизации управленческого документооборота помимо решения для канцелярии дополнительно требуется реализация следующих функций:

  • работа с резолюциями (создание, утверждение);
  • работа с обращениями (актуально для государственных органов);
  • работа с комментариями к документу (голосовыми, рукописными, текстовыми);
  • получение уведомлений и напоминаний о событиях и встречах (в том числе интеграция с календарем);
  • предоставление гибкого механизма замещения и делегирования полномочий руководителя.

В части автоматизации контроля исполнительской дисциплины важными функциональными решениями являются:

  • динамическое формирование разнообразных отчетов: сводных, в разрезе структурных подразделений, по контрольным поручениям и т.д.;
  •  возможность перехода в документ и поручения непосредственно из отчета;
  •  мониторинг контрольных поручений, рассылка уведомлений об истечении сроков исполнения;
  •  поддержка сквозных процессов документооборота и соответствующего сквозного контроля с подведомственными структурами и территориальными управлениями.

С точки зрения технической реализации, среди руководителей в последнее время востребованы мобильные решения, которые позволяют работать с документами и поручениями с любого рабочего места или мобильного устройства из любой точки мира при наличии соединения с Интернетом, а также и в автономном режиме без непосредственного подключения к системе электронного документооборота. Подобные решения существенно повышают личную эффективность руководителя и положительно сказываются на бизнесе.

В качестве средств автоматизации административной деятельности используются системы электронного документооборота и системы управления бизнес-процессами (workflow). Первые реализуют функции работы с документами, поручениями и отчетами, а вторые – сквозные бизнес-процессы.

В результате автоматизация деловых процессов помогает значительно увеличить эффективность бизнеса благодаря обеспечению доступа к рабочей документации и своевременному информированию руководства о состоянии дел в любой момент времени, что в конечном счете позволяет организовать и поддерживать на высоком уровне работу всего аппарата управления, совершенствуя информационные связи и улучшая трудовую дисциплину.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль