Как привлечь контрагентов к обмену электронными документами?

34

Вопрос

Как привлечь контрагентов к обмену электронными документами?

Ответ

Все более актуальными становятся вопросы организации юридически значимого документооборота, прежде всего в части финансовой документации. В то же время активно расширяется спектр предложений от операторов электронного документооборота.

На первый взгляд организация обмена электронными документами взаимно выгодна всем контрагентам – это приводит к существенному ускорению и упрощению взаимодействия, минимизации цепочки производственных процессов, исключению ненужных операций по обработке документов, сокращению сроков согласования и издержек на доставку документов.  Однако переход на электронное взаимодействие пока происходит не так быстро.


Вам будет полезно узнать о видах электронных документов в материале по ссылке.


Для того чтобы электронные документы, которыми обмениваются организации имели юридическую силу и могли при необходимости быть предъявлены, например, в суде требуются несколько составляющих:

  1. Электронная подпись (для каждого из лиц, имеющих право подписи документов, которыми обмениваются организации). Электронная подпись может быть выдана любым аккредитованным федеральным удостоверяющим центром.
  2. Соглашение между участниками взаимодействия о том, что они договорились обмениваться определенными видами документов в электронном виде. При этом соглашения должны быть заключены между всеми участниками взаимодействия (если их всего два, то это не сложно, но если десятки — это становится проблемой).

Более простым решениям является заключение всеми участниками обмена договоров с оператором электронного документооборота. В работе через оператора есть определенные преимущества. При таком подходе не нужно заключать отдельные соглашения с каждым контрагентом — заключив договор только с оператором можно обмениваться электронными документами со всеми его клиентами и даже с клиентами других операторов, с которыми он взаимодействует (принцип напоминает звонки другим операторам сотовой связи). Кроме того, у операторов есть технические средства и системы, обеспечивающие обмен и позволяющие отслеживать свою электронную переписку. Помимо этого, почти все операторы имеют аккредитованные удостоверяющие центры и обеспечивают выдачу и обмен ключей электронной подписи участникам обмена, благодаря чему им не нужно отдельно получать ключи.

Оплата услуг операторов обычно тарифицируется по объему переписки (по количеству документов за период). Если переписка незначительная, то услуги оператора стоят совсем недорого.

Если говорить о крупных организациях, работающих с большим количеством контрагентов (поставщиками, дилерами и пр.) и во многом диктующим им правила взаимодействия, то здесь переход к обмену электронными документами осуществляется в «принудительном» порядке:

с какого-то момента организация начинает принимать и выставлять определенные виды документов только в электронном виде, и все заинтересованные во взаимодействии участники вынуждены принимать этот способ обмена.

Иногда такое принуждение носит более мягкий характер.

Например, предоставление определенных преимуществ, более выгодных условий, оперативной информации для участников электронного взаимодействия.

Если же мы говорим о независимых равнозначных контрагентах, то стимулом к переходу на электронное взаимодействие может быть только осознание удобства и преимуществ электронного обмена по сравнению с традиционным бумажным документооборотом.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль