Что может облегчить массовый ввод документов в систему с почтовых серверов?

1

Вопрос

Что может облегчить массовый ввод документов в систему с почтовых серверов и факсов? Для этого необходимо изначально выбрать систему с данной функцией или ее можно установить дополнительно к уже внедренной СЭД?

Ответ

В связи со значительно увеличившимся за последние годы объемом документов, пересылаемых в электронном виде, вопрос по автоматическому вводу информации с почтовых серверов, факсов, папок файловых хранилищ и т.д. поднимается все чаще.

На данный момент существуют инструменты, которые позволяют значительно облегчить преобразование и ввод документов в систему электронного документооборота независимо от источника их появления.

Конечно, наличие или отсутствие специальных средств для массового ввода документов – это характеристика конкретной СЭД. Как правило, данный функционал является дополнением к основному функционалу СЭД, и его можно приобрести и установить после внедрения. Но если он совсем отсутствует в системе, то его будет необходимо интегрировать с программами, которые предлагают производители оборудования, и имеющейся системой для того, чтобы пользователям было удобно работать.

Кроме того, нужно учитывать, что ввод документов с внешних источников очень часто является лишь одной из задач в рамках какого-либо процесса, а следовательно, его внедрение может потребовать внесения значительных изменений в уже адаптированную и настроенную под ваши нужды систему. Поэтому рекомендуется продумывать необходимость массового ввода еще на этапе постановки задачи.

Службы ввода включают в себя различные сервисы по интеграции с оборудованием и захвату образов документов, а также реализуют первичную обработку документов.

Поскольку службы ввода и преобразования состоят из нескольких отдельных компонентов, это позволяет легко адаптировать их к нуждам заказчика в каждой конкретной ситуации*.

* Подробнее о том, как потоковый ввод документов может облегчить рутинную работу, рассказывалось в № 6, 2011. С. 85-88.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.25%
  • Делопроизводство 15.57%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.66%
  • Имидж секретаря 10.66%
  • Деловой этикет 11.07%
  • Карьерный рост 7.79%
  • Документооборот 17.21%
  • Электронный документооборот 15.57%
  • Архивное дело 83.2%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль