Как правильно общаться в офисе?

32

Вопрос

У нас в офисе все общаются между собой довольно свободно, даже слегка фамильярно. Недавно важный деловой партнер компании сделал мне замечание, когда я разговаривала в приемной по телефону, сказав, что у меня очень «бытовой стиль общения». Как же правильно общаться в офисе и зачем так напрягаться?

Ответ

Манера общаться является краеугольным камнем в построении репутации любой организации и считается одним из самых значимых элементов ее корпоративной культуры. Для этого в некоторых компаниях каждое слово прописывается в специальном документе.

Свод речевого поведения дает многое. Это и стабильность, это и знание того, как поступить в той или иной ситуации общения, это и климат в компании.

Вспомним, что речь имиджмейкеры считают центральным элементом имиджа. Стили, манера общения могут быть разными и являться лакмусовой бумажкой личности и организации. И порой тон общения задается в приемной.

Достойное общение в компании во многом зависит от лица компании – секретаря. И от того, как общается секретарь даже в кулуарах, зависит климат в офисе. Ведь не только руководитель задает тон, но и его личный помощник может либо поддерживать речевую политику руководителя, либо быть буфером между коллективом и администрацией. 

Посетитель услышал случайно одну короткую реплику в кулуарах компании… и отозвал выгодный контракт. И это не миф.

Во время визита важного клиента собеседник ответил на мобильный звонок, и клиент потерян…

Хуже всего воспринимается (как непрофессиональное поведение) продолжительная частная беседа по телефону в присутствии коллег, посетителей  или любых посторонних лиц с использованием просторечий, элементов слэнга и пр.

Вместо «Добрый день» в этом случае говорится «приветик», вместо «да, пожалуйста» – «щас», вместо «всего доброго» – «пока»

Это расхолаживает как самого человека, так и окружающих. А в глазах посетителей, клиентов создает не самую оптимальную репутацию компании в целом. А  если уж секретарь приемной позволяет себе такое, то что же говорить и думать об остальных сотрудниках, компании в целом? От персоны в приемной действительно многое зависит.

Какая она – речь деловая?

В отличие от бытовой речи, которая спонтанна, иной раз прерывиста («Мы вчера были в магазине…Там так здорово!... И еще хотела сказать о… К тому же я посмотрела еще и это…»), деловая речь более четко организована, структурирована. («Николай Васильевич, мы вышлем Вам договор с курьером, после чего он будет рассмотрен, а затем – подписан»).

Деловая речь содержит в себе больше бизнес-лексики. Иногда возможен даже бизнес-слэнг, а также профессиональное арго. Пользоваться ими стоит лишь в среде тех, кому это понятно, среди своих. При этом можно так привыкнуть пользоваться  профессиональной лексикой, что вас не смогут понять даже клиенты. Есть риск также сбиться на специфические выражения, которые можно использовать лишь в своей среде («НЕ вопрос», «легко!», «а то!», «откосячить» «типа», «как бы», «как-то так», «о`кей»). Клиенты могут не понять столь фамильярного, «свойского» обращения. Поэтому даже в своей среде лучше чаще говорить на правильном языке без искажений и жаргона.

Речевая фамильярность уместна лишь в бытовом общении, да и то не всегда. В деловой же речевой культуре соблюдается речевой этикет, то есть последовательность изложения.

Коммуникаторы обдумывают каждое слово. Ведь от этого зависит порой исход переговоров – в офисе или на протокольном мероприятии.

В корпоративном общении соблюдаются определенные речевые ритуалы. (Папа Малыша спрашивает у фрекен Бок: «Скажите, Вы любите детей? Ну, как Вам сказать?... Безумно!», – отвечает та по всем законам речевого этикета в мелодраме…).

Повседневная речь содержит в себе больше повседневной лексики, больше просторечий. Проще организована, иногда и вовсе неорганизованна.

Современные секретари и помощники – очень активно развиваются в личностном и профессиональном отношении. И если вести речь о речи (рука уже тянется кликнуть на улыбающийся смайлик), то существуют проверенные способы совершенствования собственной лексики и развития адекватных коммуникативных навыков, столь необходимых в их деятельности.

«Конкурентные преимущества» правильной речи

Казалось бы, зачем в офисе эта красивая правильная речь? Тем более, когда  клиенты не слышат. Причин несколько.

  • Вежливость среди коллег создает положительный климат.

Грамотная, профессиональная речь настраивает на рабочий лад, задает определенный  пафос отношениям.

  • Привычка хорошо говорить позволяет держать себя «в речевой форме» и не сбиться на просторечия в присутствии клиентов или на корпоративной вечеринке, когда все расслаблены…

В такой момент руководители и HR-менеджеры особенно пристально могут наблюдать за поведением сотрудников, в том числе речевым,  чтобы сделать соответствующие выводы.

  • Хорошо организованная речь позволяет экономить время, которое может часто теряться на уточняющих вопросах в случае взаимного непонимания.
  • Хорошая речь позволяет и писать качественно, правильно формулировать мысли в документах. Что очень значимо в работе секретаря.
  • Культура речи, ясность изложения дает возможность понимать друг друга внутри компании и транслировать свои мысли во внешнюю среду.
  • Манера общаться дает информацию о степени цивилизованности и этичности компании. И, следовательно, о возможности или невозможности вести с компанией дела.

Речь в совокупности с хорошими манерами, достойным имиджем неоспоримо является весомым конкурентным преимуществом как для персоны, так и для компании в целом. Особенно в нашей стране, где исторически не уделялось внимание достойному речевому поведению в быту (и повсеместно). Достойная манера общаться характеризует корпоративную индивидуальность (речевые и визуальные признаки), что дает в итоге узнаваемость компании. В сочетании же с профессионализмом и соблюдением этических норм и составляет репутацию, которая в свою очередь дает возможность компании комфортно существовать на рынке. И немалая роль в этом принадлежит речевой культуре компании, тон которой задается в приемной директора.

Что  вам поможет усовершенствовать свою речь?

  1. Осмысленное отношение к тому, что производит собственный речевой аппарат. Правильно ли я говорю, формулирую мысли?  Отчетливо ли артикулирую? Слышат ли меня собеседники (особенно по телефону)? Не слишком ли быстро я говорю?
  2. Визиты на сайты, где можно проверить, уточнить любое слово, правописание, стилистику и поупражняться в написании диктантов в свободное от поручений руководителя и текущей работы время.
  3. Просмотр словарей.
  4. Чтение русской классики и современной качественной литературы.
  5. Возможность смотреть хорошие фильмы и телепередачи культурологического значения.
  6. Общение и в неофициальной обстановке на хорошем современном языке.
  7. Наблюдение лучшего речевого поведения, за образец лучше взять несколько персон, правильно и красиво говорящих.

Каждый из нас ответственен не только за  собственную речь, общение, но и представляет свой социум, клан, профессиональную среду, компанию и страну.

Хотелось бы по праву гордиться пока еще великим и пока еще могучим русским языком, который входит в тройку самых значительных языков (помимо английского и китайского) современного мира.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.63%
  • Делопроизводство 20%
  • Психологические аспекты работы секретаря 13.68%
  • Имидж секретаря 13.16%
  • Деловой этикет 14.21%
  • Карьерный рост 10%
  • Документооборот 22.11%
  • Электронный документооборот 18.95%
  • Архивное дело 79.47%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль