Как перевести все бумажные документы в электронный вид?

3

Вопрос

Компания на рынке существует уже два года, документооборот ведется в бумажном виде. В основном это договоры и счета.  Как максимально быстро перевести все бумажные документы в электронный вид: выгоднее купить сканер или обратиться за услугой к специалистам?

Ответ

Сразу отметим, что сканер вам нужно будет приобрести в любом случае (естественно, если в будущем не планируется полный отказ от бумажного документооборота, что сомнительно), так как перевод имеющихся документов в электронный вид – это первоначальный этап создания электронного архива. Но даже в случае привлечения сторонних специалистов последующее постоянное наполнение и актуализация данных будут проводиться вами самостоятельно.


Более подробно о документировании утери документов вы можете узнать в статье.


Прежде всего вам следует определиться, какова цель перевода бумажного архива документов в электронный вид. Если самоцелью является наличие скан-образов необходимых документов предприятия, то вам будет достаточно потокового сканера и сотрудника, умеющего его использовать.  Но, как показывает практика, основной проблемой при значительных объемах документации чаще всего является поиск, сбор и актуализация информации, а здесь нужны не просто документы в электронной форме, а структурированный архив с удобной навигацией и фильтрацией данных.

Для решения задачи в таком виде требуется гораздо больше ресурсов, да и вопросов становится больше (как и направлений развития и охватываемых функций).

Например, совершенно ясно, что для создания электронного архива специализированные системы (например, ECM) подходят гораздо больше, чем, скажем, общий сетевой ресурс предприятия, а желание систематизировать данные требует извлечения из документов дополнительных реквизитов (контрагенты, суммы, категории договоров и т.д.).

Кроме того, все чаще информационные системы предприятия работают в связке, образуя единый комплекс обработки данных. Это можно сказать не только о крупных организациях – сегодня редко где можно встретить компании, не использующие хотя бы системы налогового и бухгалтерского учета. Совершенно логичным желанием было бы обеспечить взаимодействие учетной системы организации и архива документов (тем более это актуально в случае договоров и счетов).

Таким образом, желание перевести документы в электронный вид при более подробном рассмотрении вылилось в развертывание системы (для конкретики будем говорить о ECM), разработку (или доработку) классификаторов документов, перевод документов в электронный вид с извлечением (желательно автоматическим) метаданных и занесением их в систему. Кроме того, желательно получить и интеграцию с учетной системой организации.

То есть вам нужен как минимум один аналитик и один разработчик, способный доработать как ECM, так и учетную систему.

Если в компании, существующей два года, имеются сотрудники с соответствующей квалификацией, то работы могут быть выполнены своими силами при условии закупки необходимого ПО. Как правило, такое встречается редко, и для организации гораздо проще и эффективнее обратиться к сторонним специалистам, чем затрачивать большое количество ресурсов на «выращивание» своих узкоспециализированных кадров.

В то же время на рынке существуют легкие для освоения продукты, позволяющие с минимальными вложениями получить базовый функционал ECM-системы. Если ситуация такова, что на текущий момент нет возможности выделить достаточное количество ресурсов, можно выбрать современный перспективный продукт и своими силами с минимальным привлечением подрядчиков закрыть им основные потребности (тем более что появляется все больше облачных решений, в том числе с рассрочкой или арендной платой). В дальнейшем с ростом организации могут охватываться все новые задачи. А при наличии планов на развитие системы постепенное выделение и обучение своих специалистов в будущем может и вовсе свести необходимость в посторонней помощи к нулю.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.75%
  • Делопроизводство 16.13%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.04%
  • Имидж секретаря 10.04%
  • Деловой этикет 11.11%
  • Карьерный рост 7.89%
  • Документооборот 17.2%
  • Электронный документооборот 14.7%
  • Архивное дело 82.8%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль