Как правильно строить беседу?

83

Вопрос

Я знаю, что умение вести беседу приходит с опытом, но неужели не существует каких-то методик «быстрого погружения»? Такое умение необходимо при моей работе.

Ответ

Умение бесконфликтно и продуктивно вести беседу – необходимое качество для того, кто хочет добиться успеха в жизни, показатель общей культуры.

Секретарю беседу приходится вести с людьми, отличающимися по возрасту, положению в обществе, типу нервной системы.

Прежде чем вступить в беседу, нужно продемонстрировать вашу готовность к общению улыбкой, повернутыми к партнеру головой и телом, несколько наклоненным вперед туловищем. Лицо, поза, жесты и тон голоса должны выражать вежливость при встрече, интерес - при выслушивании, любезность - при обмене мнениями и споре, сочувствие и такт - во время критики и замечаний. Если вы покажетесь партнеру заинтересованным слушателем, то станете ему приятны.

Чтобы выбрать модель поведения, следует внимательно вглядеться в собеседника (что он из себя представляет, в каком состоянии находится). Желательно знать имя и отчество человека.

Как же правильно вести беседу

  • Отстаивать свое мнение спокойно, не теряя самообладания и благожелательного отношения к собеседнику. Тон беседы должен быть нейтральным. Нельзя начинать беседу с отказа или утверждения невозможности решить проблему.
  • Нужно прямо смотреть в глаза собеседнику, но не слишком назойливо. Старайтесь не перебивать, не заниматься другими делами (набирать текст на компьютере, искать документ в папке, вертеть карандаш, листать блокнот, рыться в сумке).
  • Нежелательно употреблять слишком сухие формулировки, а тем более высокомерные фразы, пользоваться домыслами, слухами, конфиденциальными данными.
  • Если два человека начинают говорить одновременно, то самый вежливый из них немедленно умолкает и дает выска­заться собеседнику.
  • Важно уметь задавать вопросы собеседнику и слушать его.  Следует отвечать на вопросы, даже если они бестактны, или их задают неприятные люди. Упорное молчание вместо отве­та ставит в неловкое положение остальных присутствующих.
  • Постарайтесь понять  собеседника. Невнимание к его точке зрения ограничивает возможность выработки взаимоприемлемых решений.
  • Избегайте слов-паразитов: “как говорят”, “честно говоря”, “вот”, “ну” и т.п.
  • Говорите кратко. Витеевато и длинно говорящий человек отрицательно воспринимается партнерами.
  • Больше слушайте, чем говорите. Человек, который больше слушает, чем говорит, имеет ряд преимуществ перед словоохотливым собеседником. Он может, наблюдая за говорящим, изучить его, подметить сильные и слабые стороны не только ораторских способностей говоря­щего, но и его характера, склонностей, стиля поведения. А, по­наблюдав и изучив человека, можно вернее выстроить свои от­ношения с ним, подобрать нужный тон общения.
  • Если беседуете с посторонним лицом (не из вашей фирмы), держитесь подальше от скользких или перегруженных эмоциями тем, таких как политика, религия, равноправие женщин, а также конкретных вопросов касательно чьих-либо доходов или стоимости его дома.
  • Не говорите ничего такого, что вам самим было бы неприятно выслушивать от других.
  • Неприлично распространяться о щекотливых подробностях своей интимной жизни. Не расспрашивайте о чужой личной жизни.
  • Если трудно завершить беседу, даже когда все вопросы уже решены, секретарь с видом искреннего сожаления должен указать  собеседнику на свои обстоятельства - необходимо заниматься другими вопросами.

Чего  не следует делать во  время беседы?

  • Повышать голос, горячиться, начисто отвергать точку зрения  собеседника, говорить фразы типа: «Да это чушь полная!», «Ничего подобного!», «Вы просто ничего не понимаете в этом!» и т. п.
  • Перебивать собеседника, вставлять даже самые краткие заме­чания.
  • Рассказывать о своих достоинствах и успехах.
  • Рассказывать о своих проблемах, несчастьях, болезнях, распространяться о своих недостатках.
  • Говорить об отсутствующих что-либо дурное, а также поддерживать подобный разговор. Это не принято, так как человек не может что-либо сказать в свою защиту.
  • Высказывать удивление, граничащее с недоверием, узнав, что собеседник имеет какой-либо талант или высокое звание. Подобное удивление может быть воспринято как фраза: «Странно, вот уж не ожидала, у что такого серого, ничтожно­го человечишки - и вдруг такой талант».
  • Говорить о чем-то, что может быть неприятно собеседнику, причинить ему боль. Бестактно рассказывать человеку, живущему бедно, о своих дорогих покупках; или язвеннику, вынужденному со­блюдать строгую диету, с упоением расписывать восхити­тельные вкусовые качества не доступных ему блюд.
  • Подсказывать говорящему, если тому долго не удается подобрать нужное слово или закончить предложение. В этом слу­чае говорящий может почувствовать себя униженным, менее сообразительным, чем тот, кто ему «помогает». Упаси Бог подсказывать своему начальнику. Такая демонстрация соб­ственного превосходства, естественно, вызовет у начальника  крайне неприязненное отношение к подчиненному.

Многие беседы заканчиваются, не успев начаться, особенно если собеседники обладают разными статусами. Приведем несколько типичных примеров так называемого «самоубийственного» начала беседы: «Извините, я не помешала?», «Я бы хотела еще раз услышать», «Пожалуйста, если  у вас есть время меня выслушать».

Неуверенное поведение принижает человека и ассоциируется с его низким статусом. Следует избегать извинений (без должных к этому причин), проявления признаков неуверенности.

Если вас перестали слушать, то остановитесь на полуслове. Это привлечет непроизвольное внимание собеседника. Если же вы говорите в пустоту, то тем самым принижаете свой статус. Если мы себя не уважаем, то и никто нас уважать не будет. А значит, не будет и считаться с нами. Другим приемом является резкая перемена говорящим темы. 



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.15%
  • Делопроизводство 19.89%
  • Психологические аспекты работы секретаря 13.26%
  • Имидж секретаря 12.71%
  • Деловой этикет 13.81%
  • Карьерный рост 9.94%
  • Документооборот 21.55%
  • Электронный документооборот 18.78%
  • Архивное дело 79.01%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль