Как правильно организовать совещание?

126

Вопрос

Как правильно организовать совещание: подобрать место проведения, разместить собеседников, обеспечить их необходимыми документами, заказать для них, например, завтрак и т.п.? Каков этикет мероприятий такого формата?

Ответ

При подборе места для совещания необходимо иметь в виду, что при встрече равных по положению людей предпочтительно, чтобы стол переговоров находился на нейтральной территории. (Это правило не так важно на неофициальных собраниях.) Обратите внимание на выбор офиса. Помните, не следует устраивать встречу в своем офисе, если предполагается, что вам сообщат плохие новости.


Вам будет полезно узнать о деловом этикете в материале по ссылке.


Ответственный за организацию встречи должен продумать ее техническую сторону, т.е. создать комфортные условия для общения, обеспечить возможность участия в совещании лиц, которые физически на нем присутствовать не смогут, подготовить оборудование для демонстрации презентационных материалов.

Помощник должен решить все эти вопросы заранее и выбрать дату и время, которые удобны для большинства ожидаемых участников.

Избегайте намечать встречи на утренние часы или в конце дня, а так же в пятницу днем или за день до праздника. Участники оценят, если вы поинтересуетесь их предпочтениями в выборе даты и времени встречи.

Кроме того, помощник руководителя должен заранее разослать программу встречи, чтобы все успели с ней ознакомиться. В программе необходимо сообщить не только дату и место встречи, но также время ее начала и окончания и темы, которые будут обсуждаться.


Также прочитайте о деловых переговорах более подробно.


В дополнение к списку докладчиков и обсуждаемых вопросов включите в программу примечания типа: "только для обсуждения" или "решение должно быть принято на встрече" – чтобы показать, какого результата желательно достигнуть в отношении каждого пункта.

Если встреча приходится на время ланча, и вы планируете накормить участников, продумайте как обеспечить легкий завтрак, к примеру, кофе с бутербродами или печеньем.

Представление участников встречи и их размещение за столом

Ответственный за проведение мероприятия – как правило, это помощник руководителя – должен прибыть к месту встречи заранее и взять на себя представление участников друг другу. В дополнение к представлению, каждого участника должен поприветствовать председатель встречи. При обмене рукопожатиями первым протягивает руку гость.

Важность представления была подтверждена результатами социологического опроса ведущих сотрудников ряда крупных американских фирм.

Участники встречи тоже должны соблюдать определенные правила, например, прибывать заранее, чтобы познакомиться с другими участниками.

Важным аспектом встречи является размещение собеседников. Рассаживает участников за стол переговоров председатель или его помощник.


Читайте о протоколировании в 2017 году больше информации в статье по ссылке.


Человек, который назначил встречу, занимает центральное место. Как правило, это вершина прямоугольного стола, самое дальнее место от двери, ее часто называют "вершиной власти". Председатель может занять место и по центру стола, однако это положение считается менее значительным. Место на противоположном от председателя конце стола многими воспринимается как конфронтационное, поэтому его желательно использовать для установки оборудования для презентаций. Место справа от председателя обычно резервируется для его помощника или гостя, следующего за ним по рангу или должности. Когда проводится запись встречи, это место занимает административный помощник. Тогда участник встречи, следующий по рангу за председателем, занимает место слева от него.

Гости, приглашенные выступить со специальными докладами, должны подождать, пока постоянные участники совещания не заняли свои места.

Напомним о правилах поведения на деловой встрече:

● Сидеть необходимо прямо с небольшим наклоном вперед, смотреть только на докладчика, чтобы показать интерес к обсуждаемой теме, продемонстрировать свое внимание.

● Ведение посторонних разговоров является грубым нарушением этикета и производит отрицательное впечатление.

● Во время встречи участники не должны заниматься посторонними делами: делать рисунки в блокнотах, играть с ластиками, держать во рту жвачку или леденцы, т. е. воздерживаться от всего, что не относится к проведению встречи, от лишних и отвлекающих действий.

● Необходимо выключить сотовые телефоны или отключить звук.

В конце встречи участники должны поблагодарить ответственное лицо и обменяться рукопожатием с председателем и другими участниками.

Проведение встречи

Если вы выступаете в роли председателя совещания, обратите внимание на следующие важные моменты. Председатель не должен резюмировать информацию для опоздавших – это создает впечатление того, что он им потворствует. Председатель также ответственен за поддержание контроля над ходом встречи, он должен обращать внимание на проблемы, которые могут вызвать конфликт или разногласия.

Для этого он, например, может предложить присутствующим ограничить свои комментарии несколькими минутами, чтобы времени для высказываний хватило всем участникам.

Также председатель должен проследить за тем, чтобы встреча началась и закончилась вовремя.

В конце встречи председатель подводит ее итоги, напоминает участникам о возложенных на них обязательствах, намеченных задачах и договоренностях и назначает, если требуется, дату следующей встречи.

Не забудьте поблагодарить не только докладчиков, но и сотрудников, которые внесли вклад в успех и результативность встречи, включая тех, кто подготавливал презентации, рабочие материалы или рекламные листки, устраивал завтрак.

После встречи председатель должен разослать всем участникам итоговые записки, где будут указаны задачи каждого и сроки выполнения.

Помните о том, что важно резюмировать итоги собрания, оценивать достигнутые успехи. Анализируя каждую встречу, председатель сможет определить области, нуждающиеся в совершенствовании.

Организация завтрака на деловой встрече

Предложение завтрака на встречах считается хорошим тоном, этот жест будет оценен посетителями. Завтрак обычно предлагается, если встреча превысит полтора часа. Накройте соседний с рабочим стол и создайте условия, чтобы участники смогли беспрепятственно брать себе еду.

Человек, который организует питание участников встречи, должен придерживаться ряда принципов:

●Необходимо использовать бумагу или скатерти, закрывающие стол.

●Обязательно на столе должны быть салфетки, маленькие тарелки, столовые приборы, стаканы и чашки. Поставьте лед в ведерке для тех, кто предпочитает охлажденные напитки.

●Предложите ассортимент напитков, чтобы удовлетворить разнообразные предпочтения: газированные напитки, соки, кофе, вода в бутылках.

Имейте в виду, что ставить на стол 2-литровые бутылки с водой категорически нельзя. На столе должны быть емкости (или пакетики) с соком различных размеров (только не слишком большие).

●Выберите пищу, которая соответствует времени дня:

булочки, фрукты и рогалики – для утренних встреч, печенье и блюда, которые можно есть руками, – для дневных.

●Учтите вкусы вегетарианцев и тех, кто предпочитает кофе без кофеина.

●Собеседники, подходя к столу, должны брать только одну булочку или печенье (или два маленьких). Позже они могут возвращаться за угощением несколько раз. Приглашенные должны также помнить, что приносить свои напитки или продукты считается признаком дурного тона.

Помощник руководителя несет ответственность за состояние кабинета, где проходила встреча. Оставшиеся после встречи грязные чашки и тарелки однозначно произведут отрицательное впечатление на гостей и сотрудников офиса.

Время встречи и самих ее участников важно ценить, все мероприятия тщательно планировать, тогда это время вы используете рационально и максимально эффективно.

Когда в результате совещаний и деловых встреч актуальные задачи или серьезные проблемы начнут, наконец, решаться, коллеги заметят ваш ценный вклад, ваше содействие общей работе. 



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.64%
  • Делопроизводство 16.31%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.28%
  • Имидж секретаря 9.93%
  • Деловой этикет 11.35%
  • Карьерный рост 7.8%
  • Документооборот 17.02%
  • Электронный документооборот 14.89%
  • Архивное дело 82.62%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль