Как организовать встречу в кафе?

68

Вопрос

Я работаю помощником руководителя крупной организации у которого часто проходят встречи с деловыми партнерами: в офисе, кафе, ресторане и т.п. Вопросов у меня по этому поводу возникает множество. Как достойно встретить гостей на «родной» территории? Чем их угощать во время визита? Как организовать бизнес-ланч для партнеров по бизнесу?

Ответ

Если встреча гостей проходит на вашей «родной» территории, то помощнику необходимо все согласовать заранее: назначить визитеру удобное время и место встречи и  поставить в известность своего руководителя.

Место, где руководитель может принимать гостей – это его кабинет (если визитеров не больше двух) или переговорная, зал (если предполагается визит делегации).

Секретарь или помощник должны постоянно следить за убранством комнаты и ее чистотой.

Визит вежливости обычно бывает недолгим - примерно 10-20 минут - и предполагает короткую беседу, обмен любезностями, выражение надежды на сотрудничество и взаимные комплименты (разумеется, деловые).

Во время этой встречи преследуют следующие цели: продемонстрировать лояльность, расположение, поддержать контакт, пригласить на мероприятие, поздравить и вручить подарок.

По правилам, гостей встречает личный помощник, затем он  препровождает их к месту встречи и «передает на руки» руководителю.

Немного о самом формате встречи: если встреча (визит) носит не совсем формальный характер, то в своем кабинете хозяин предлагает гостю расположиться в правом кресле у столика или справа от хозяина на диване (слева располагается хозяин; правая сторона, как известно, считается почетной).

Гостя не усаживают у своего письменного стола, как сотрудника, и напротив солнечной стороны. Обычно гостю предлагают занять позицию «с видом» на самую приятную часть комнаты. Поэтому личный ассистент должен проконтролировать, в каком состоянии находятся жалюзи и мебель – может потребоваться что-либо почистить или переместить для удобства приема гостей.

Угощение во время визита

Через некоторое время (по вызову или согласованию с руководителем) личный ассистент (или кофе-леди) приносит угощение. Здесь важно продумать и уточнить предпочтения гостей.

Сейчас существуют большие возможности, чтобы с достоинством принять офисных гостей – к вашим услугам огромное разнообразие чая, кофе, сладостей, закуски и пр. При этом слишком увлекаться все же не стоит, чтобы избежать недоразумений.

Однажды во время визита партнеров из Западной Европы принимающая сторона решила всех удивить и накрыть традиционный «русский стол». Были грибы, дымящиеся пироги, водка… Во-первых, есть за столом переговоров в офисных условиях оказалось очень неудобно, во-вторых, кушанья наполнили ароматом весь офис, парализовав на какое-то время работу остальных сотрудников, и в-третьих, встреча получилась слишком «домашней» - планы на будущий год партнеры так и не наметили.

Традиционно угощение подают в такой последовательности: кладут тканевые салфетки (не обязательно), выставляют чашки, конфеты (в коробке или в вазочке), сухое печенье, нарезанный лимон (прикладывается двузубая вилочка), кусковой сахар, салфетки.

Можно предложить бутерброды или канапе. Исключается все горячее, рассыпчатое (салаты и пр.) и то, что неудобно в употреблении. Все же эта встреча хоть и предновогодняя, полуформальная, но – с оттенком деловой. Все продукты должны быть дорогими, качественными. Если подают чай, то это должен быть настоящий черный чай - не пакетированный, т.к. это несолидно для проведения подобной встречи; разливают чай за дверями. Посуда должна быть из сервиза, тоже недешевая. Чайные ложки кладут перпендикулярно ручке.

Угощение, подходящее для черного чая и кофе: конфеты, печенье, мармелад, пастила и т.п.

Если гости предпочитают зеленый чай, то заранее чай не разливают, а ставят перед гостями чайник (один на две персоны) с чаем - гость наливает сам. Хорошим тоном считается, если руководитель сам поухаживает за гостями в таком случае и разольет (или предложит) чай сам.

Угощение к зеленому чаю: коричневый сахар и восточные сладости (как вариант).

Помним о большом количестве салфеток, так как пачкаются руки!

Нарушением этикета считается, если руководитель пьет чай из своего стакана в подстаканнике, а гости – из сервизной посуды. Таким образом демонстрируется сепаратность шефа, в результате чего руководитель может невольно настроить против себя присутствующих.

Бизнес-ланч

Для организации бизнес-ланча своего руководителя личному ассистенту нужно предпринять определенные шаги и помнить о временном факторе.

Помощник (или секретарь) не участвует в бизнес-ланче - за исключением тех случаев, когда он заменяет переводчика.

Бизнес-ланч – это быстро, и поэтому удобно, но менее «пафосно», нежели визит в ресторан. Это следует иметь в виду, потому что формат мероприятия напрямую зависит от характера отношений руководителя и партнеров. Если это почти дружеские отношения, то почему бы и нет – бизнес-ланч будет вполне уместен. А если это vip-персоны, то бизнес-ланч на скорую руку маловероятен – в этом случае личному помощнику предстоит организовать визит в ресторан.

Для подготовки бизнес-ланча или встречи в ресторане организатору мероприятия (в нашем случае – личному ассистенту) потребуется выехать на место (не стоит довольствоваться одним просмотром интернет-презентации ресторана или кафе), а также опросить приглашенных на тему их гастрономических и тематических ресторанных предпочтений.

Например, нужно уточнить, курят ли партнеры. Если в группе есть хотя бы один некурящий человек, лучше заказывать столик в зале для некурящих, но предусмотреть наличие комнаты для курения. Нет ли вегетарианцев? Нет ли (если есть возможность узнать) аллергиков? И т.п.

Для бизнес-ланча предпочтительнее выбрать ресторан неподалеку от офиса партнера.  В зале должна играть тихая, спокойная музыка - или можно обойтись без нее.

Меню бизнес-ланча, безусловно, отличается от меню ресторанного визита.

Правила таковы. Не должно быть блюд, которые трудны в употреблении (скажем, лангусты и другие членистоногие), и блюд национальной кухни.

Несмотря на то, что многие кафе часто зазывают к себе посетителей «бизнес-ланчами за 150 рублей», настоящий бизнес-ланч для партнеров, тем более накануне праздника, не может быть дешевым, так как в данном случае бизнес-ланч – это один из элементов позиционирования фирмы.

Столик лучше заказать заранее, потому что чем ближе к праздникам, тем меньше шансов заказать то, что хотелось. Столик должен располагаться подальше от проходов и центра зала, а если руководитель планирует  просматривать какие-либо бумаги, то следует заказать столик побольше.

Бизнес-ланч  проводится в промежутке с 11-00 до 15-00 в течение не более двух часов.

И еще один важный нюанс – оплатить заказ лучше заранее (разумеется, приглашающей стороне), чтобы руководителю не пришлось шуршать купюрами. В крайнем случае, возможна оплата карточкой.

В основном, правила подготовки визита в ресторан похожи на правила подготовки бизнес-ланча.

При подготовке подобного события личный ассистент должен собрать всю нужную информацию: какой ресторан предпочитают партнеры и руководитель, какую кухню,  соблюдает ли кто-то из приглашенных пост и т.д.

Визит в ресторан планируется на будни, так как  выходные многие предпочитают проводить с семьей. Перед посещением ресторана обязательно нужно согласовать с руководителем предполагаемые бюджет, дресс-код, меню и выяснить информацию об особенностях выбранного заведения.

От профессионализма и организованности помощника руководителя зависит очень многое. Но все ваши хлопоты и заботы будут вознаграждены сторицей!



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.51%
  • Делопроизводство 15.58%
  • Психологические аспекты работы секретаря 9.78%
  • Имидж секретаря 9.78%
  • Деловой этикет 10.87%
  • Карьерный рост 7.25%
  • Документооборот 16.67%
  • Электронный документооборот 14.13%
  • Архивное дело 83.33%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль