Как использовать Excel в качестве источника данных для процесса слияния?

4

Вопрос

Каким образом можно использовать Excel в качестве источника данных для процесса слияния? Как сведения об  источнике данных  можно получить из таблицы Excel?

Ответ

Источник данных может использоваться в версиях Word 2000/2002/2003/2007, но процесс его создания проходит одинаково для любых версий Word. Итак, опишем алгоритм для создания источника данных:

  1. Откройте Excel.
  2. В появившейся таблице в ячейку А1 введите имя первого поля (например, страна), в В1 –второго (например, индекс) и т.д.

Использование таблицы Excel в качестве источника данных в Word 2000/2002

  1. Откройте или создайте в Word основной документ.
  2. Выберите на панели инструментов Слияние кнопку Как использовать Excel в качестве источника данных для процесса слияния? (Диалоговое окно Слияние).
  3. В появившемся диалоговом окне Слияние на втором шаге выберите кнопку Получить данные, а из списка – Открыть источник данных.
  4. В новом диалоговом окне Открытие источника данных из раскрывающегося списка Тип файла выберите Книги MS Excel.
  5. Откройте выбранный файл, нажав кнопку Открыть.
  6. В появившемся диалоговом окне Microsoft Excel задайте диапазон или имя.

В результате файл Excel стал как бы «привязан» в качестве источника данных, поэтому теперь можно вставлять поля слияния в основной документ, а также произвести слияние источника данных с основным документом.

Правило отбора записей для включения в процесс слияния с основным документом

В процесс слияния могут быть включены записи, удовлетворяющие определенному заданному критерию. Для выбора записей используются связки ИЛИ, И.

Для того чтобы задать критерия отбора:

  1. Откройте основной документ.
  2. Выберите на панели инструментов Слияние кнопку Как использовать Excel в качестве источника данных для процесса слияния? (Диалоговое окно Слияние).
  3. В диалоговом окне Слияние на третьем шаге выберите кнопку Отбор записей.

В результате появится диалоговое окно Отбор записей.

  1. Во вкладке Отбор записей диалогового окна Отбор записей в столбце Поле из раскрывающегося списка выберите имя поля, на значение которого будет наложено условие.
  2. В столбце Оператор выберите операцию сравнения.
  3. В столбце Значение введите значение, с которым будет проводиться сравнение.
  4. После задания всех критериев закройте окно Отбор записей, нажав кнопку ОК.
  5. В диалоговом окне Слияние нажмите кнопку Объединить или на панели инструментов Слияние нажмите кнопку Как использовать Excel в качестве источника данных для процесса слияния? (Слияние в новый документ).

Использование таблицы Excel в качестве источника данных в Word 2003

  1. В меню Сервис выберите команду Письма и рассылки, а затем — команду Слияние.
  2. В открывшейся области задач Слияние, используя кнопку Далее, перейдите на третий этап мастера Выбор получателя, далее щелкните на команду Как использовать Excel в качестве источника данных для процесса слияния?.
  3. Найдите необходимый файл таблицы Excel и откройте его, дважды щелкнув на нем мышью.
  4. Подтвердите, что первая строка данных содержит заголовки столбцов (именно они являются полями слияния).

Примечание.  В окне Получатели слияния можно отредактировать записи.

  1. Перейдя к четвертому этапу, выберите команду Как использовать Excel в качестве источника данных для процесса слияния?.
  2. В появившемся диалоговом окне Добавление поля слияния (рис. 6) выберите поле из списка, предварительно установив курсор мыши в то место основного документа, где должно находиться поле слияния.

Чтобы совершить отбор записей для включения в процесс слияния с основным документом в Word 2003, необходимо, перейдя к третьему этапу, выбрать команду Как использовать Excel в качестве источника данных для процесса слияния?, а в диалоговом окне Получатели слияния снять флажок R у записи, в адрес которой не надо отсылать текст основного документа.

Использование таблицы Excel в качестве источника данных в Word 2007

  1. На вкладке Рассылка в группе Слияние выберите команду Выбрать получателей.
  2. Выберите Использовать существующий список,  найдите нужный файл в диалоговом окне Выбор источника данных и откройте его.
  3. Подтвердите, что первая строка данных содержит заголовки столбцов (именно они являются полями слияния).

Примечание. После выбора файла станут активными команды вкладки

Как использовать Excel в качестве источника данных для процесса слияния?

  1. Щелкните мышью на Изменить список полей при изменении списка.
  2. Щелкните мышью на Вставить поле слияния и выберите поле из списка, предварительно установив курсор мыши в то место основного документа, где должно находиться поле слияние.

Отбор записей для включения в процесс слияния с основным документом в Word 2007

  1. Во вкладке Рассылки в группе Начать слияние нажмите на Выбрать получателей и в выпадающем списке меню выберите Использовать существующий список.
  2. Найдите необходимый файл таблицы Excel и откройте его, дважды щелкнув по нему мышью.
  3. Подтвердите, что первая строка данных содержит заголовки столбцов (именно они являются полями слияния).
  4. Во вкладке Рассылки в группе Начать слияние выберите Изменить список получателей.

5.В диалоговом окне Получатели слияния снимите флажок R у записи, в адрес которой не надо отсылать текст основного документа.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль