Как "общаться с автоответчиком"?

43

Вопрос

Очень не люблю автоответчики, а по роду деятельности мне довольно часто приходится оставлять сообщения партнерам и клиентам нашей компании. При этом, я все-таки как-то тушуюсь и не нахожу нужных слов, сама разговариваю как автоответчик, механическим голосом, иногда сбиваюсь с мысли, забываю часть информации. Как научиться «разговаривать с автоответчиками»? И еще, подскажите пожалуйста, какое сообщение лучше оставить на моем автоответчике для сотрудников и клиентов компании?

Ответ

Проведенные опросы показывают, что 30 процентов звонящих вешают трубку, встречаясь с автоответчиком. Это происходит по разным причинам:

  • люди могут быть не готовы психологически (не привыкли, стесняются) или  информационно (не готовы сразу оставить конкретное сообщение);
  • считают, что автоответчик используется в целях «искусственного отбора» нежелательных звонков;
  • не хотят разговаривать с «автосекретарем», предпочитая живое общение.

Каковы бы ни были причины, они не означают, что нужно отказываться от автоответчика. Из двух зол выбираем меньшее: если вы сами не можете ответить на звонок, то пусть лучше это сделает автоответчик, чем телефон будет молчать. Но автоответчик должен ответить на звонок так, чтобы сделать вашу работу более эффективной и свести к минимуму процент людей, которые все-таки повесят трубку. Предлагаем несколько полезных рекомендаций:

Перед тем, как записать окончательный вариант  сообщения на свой автоответчик, отрепетируйте его и прослушайте сами

Бесполезно говорить, что вас нет и вы не можете ответить на звонок. Звонящим хочется знать, где вы есть, а не где вас нет, и получить конкретную информацию о том, когда и куда вам можно позвонить. Гораздо лучше звучит такой текст: «Здравствуйте, вы позвонили в компанию АВС, Елене Федоровой. Я на деловой встрече вне офиса, буду на рабочем месте сегодня в 16:00. Оставьте свое имя и номер телефона или позвоните мне после 16:00. Спасибо».
Сразу дайте понять звонящему, что он соединился с автоответчиком: не делайте паузы между приветствием и собственно сообщением

Говорите сообщение, а не читайте его

Сделайте сообщение «живым» и более личным, «раскрасьте» свой голос доброжелательной интонацией

Меняйте свое сообщение так часто, как это необходимо

Ваша информация должна точно отражать сиюминутную ситуацию. В этом заключается уважение к тем, кто вам звонит, и они это обязательно оценят. Чем конкретнее оставленная информация, тем вероятнее, что тот, кто вам звонит, не только не повесит трубку, но и оставит ответное сообщение

Регулярно прослушивайте записи на вашем автоответчике
 

Существуют три причины для этого действия:
    1.  это нужно вам;

     2. это нужно тому, кто звонил;

     3. наконец, для проверки правильного функционирования вашего автоответчика

Каким правилам общения с автоответчиком необходимо следовать, если звоните вы?

  • Подготовьтесь психологически к встрече с «автосекретарем».
    Пусть вам это не нравится, но, просто повесив трубку, вы точно ничего не добьетесь.
  • Подготовьтесь информационно.

Заранее подготовьте свое сообщение, соблюдая очередность и продолжительность информационных блоков в расчете на 10 секунд:

1. приветствие;

2. ваше имя, должность, название компании;

3. номер вашего контактного телефона;

4. сообщение (конкретный текст);

5. заключительная формула вежливости.

Говорите размеренно и разборчиво. Оставив торопливое сообщение «Это Инна, позвоните мне на 105-…дцать-…десят три», вы вряд ли дождетесь ответного звонка.

  • Встретившись с автоответчиком, всегда оставляйте сообщение.

Автоответчик – для вас! Даже если ваш звонок не так важен, проявите элементарное уважение и назовите свое имя, добавив, что позвоните позже.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль