Какие задачи можно решить благодаря ECM-системе?

2

Вопрос

Какие бизнес-задачи могут быть решены благодаря внедрению ECM-системы?

Ответ

Надеюсь, что в этом вопросе слово «бизнес» понимается в его исходном значении, а именно, в контексте нашей работы, – «предпринимательская деятельность, направленная на получение прибыли». Хотя, конечно, спектр значений этого слова чрезвычайно многообразен. Для ответа на ваш вопрос давайте обратимся к истории развития ECM-технологий в России.

Специалисты нашей отрасли хорошо понимают, что в России ECM-системы появились как логическое продолжение и развитие систем управления электронным документооборотом, которые были ориентированы на решение задач документационного обеспечения управления, куда относилось, в первую очередь, управление организационно-распорядительными документами и корреспонденцией.

Развитие технологий и потребностей предприятий позволили перейти от концепции работы с регистрационными карточками к концепции работы с электронными документами, причем принципиально инвариантно относительно их форматов, средств подготовки и источников поступления в систему. Появление промышленных механизмов управления бизнес-процессами, включающих как важную составляющую средства работы с контентом, а также средства обмена метаданными с финансово-учетными системами, в целом сформировали современную функциональную структуру систем класса ECM. Понятно, однако, что современная ECM-система – это не механическая комбинация средств работы с контентом, управления бизнес-процессами и интеграции с ERP и даже не сводится к обозначенным.

Естественно, такое расширение функциональных возможностей привело не только к увеличению стоимости лицензий на это программное обеспечение. Возросли также требования к производительности и надежности операционных систем, баз данных, серверов приложений и другому системному программному обеспечению, не говоря уже об оборудовании. Соответственно, гораздо более остро, чем ранее, встал вопрос об экономической целесообразности применения столь сложных программных систем.

Лучшие умы отечественного документооборота защищали диссертации, разрабатывали и обосновывали методики расчета экономического эффекта в случае экономии одного часа работы сотрудника в неделю (который все равно потратит его на перекуры и чаты ВКонтакте). В то же время более практичные и циничные бизнес-аналитики обратились к мировому опыту и обнаружили странную вещь, которая состояла в том, что западная практика практически не знает понятия организационно-распорядительные документы  (ОРД) и использует ECM- и BPM-системы в первую очередь для решения задач, важных с точки зрения бизнеса предприятия.

Под бизнес-задачами ECM следует понимать те задачи обработки контента и управления бизнес-процессами, которые непосредственно обслуживают основной бизнес предприятия или, как еще говорят, обеспечивают информацией цепочку создания им добавочной стоимости (также еще используется термин «бизнес-процессы верхнего уровня»). Поскольку предприятия различных отраслей имеют различные цепочки создания добавленной стоимости, то мы можем говорить об отраслевой специализации ECM-решений.

В то же время имеются универсальные бизнес-задачи, которые характерны для всех предприятий и очень мало зависят от их отраслевой принадлежности, а именно: управление договорной работой, управление архивами персональных данных, управление финансовой первичной документацией и обработка входящих счетов от поставщиков, ведение корпоративных гетерогенных архивов и многие другие. Как правило, такие универсальные ECM-решения характерны для обслуживающих производственных процессов.

Для предприятий каждой отрасли можно указать характерные специфические только для них цепочки добавленных стоимостей, и таким образом мы сможем увидеть отраслевую специфику использования ECM для решения соответствующих бизнес-задач, например:

  • Банки: управление бизнес-процессами выдачи кредита, выпуска кредитной карты, мониторинга статуса клиента, ведения архива клиентских дел, ведения валютного досье и т.д.
  • Страховые компании: бизнес-процессы контрактации, компенсации ущерба, контроля мошенничества и т.д.
  • Телекоммуникационные компании: ведение архива дел абонентов, бизнес-процесс подключения новой услуги и т.д.
  • Строительство: проектная документация, правоустанавливающая и разрешительная документация и т.д.
  • Позаказное производство: подготовка и согласование спецификации на изделие, выпуск пакета документации на изделие.

Зачастую самые сложные и нетривиальные ECM-решения применяются в отраслях, продукция которых так или иначе влияет на здоровье человека: в пищевой промышленности, здравоохранении, фармацевтике, биотехнологиях.

Для облегчения работы консультантов, внедряющих ECM-системы, компании «SAP» и «OpenText» разработали т.н. отраслевые карты, в которых для каждой отрасли отображаются характерные для нее процессы верхнего уровня, на основании чего легко можно понять, какие бизнес-ориентированные отраслевые ECM-решения могут быть внедрены в каждом конкретном случае. Пример такой отраслевой карты приведен ниже на рисунке.

Какие задачи можно решить благодаря  ECM-системе?

Рис. Отраслевая карта ECM-решения «SAP» и «OpenText» в нефтегазовой отрасли

К рисунку – заглавные оставить только  в начале фразы. Товаросопроводительные - слитно

Указанные на рисунке наименования ECM-решений, связанных с бизнес-задачами, используются только в качестве примера: они не претендуют на полноту или универсальность. Для каждого конкретного предприятия может потребоваться собственный набор решений.

Таким образом, при внедрении ECM-решений следует в первую очередь ориентироваться на ключевые бизнес-задачи заказчика, а для этого необходимо глубоко понимать особенности его бизнеса, отраслевую специфику, требования регуляторов и т.д. В этом случае нам будет достаточно легко показать эффективность внедрения ECM-системы, поскольку результаты ее работы будут наглядно отражаться в производственных показателях работы компании.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль