Как общаться с гостями, ожидающими приема?

22

Вопрос

Меня беспокоит такой вопрос: в приемной руководителя, где я постоянно нахожусь, довольно часто проводят время посетители в ожидании встречи с ним. Как поступать мне, если руководитель занят и посетителю приходится ждать? Я не очень комфортно чувствую себя в таких ситуациях.

Ответ

Ожидание может быть вызвано разными причинами, например, посетитель пришел во время, а руководитель еще не освободился с предыдущей встречи. Это значит, что ожидание на совести компании. Следовательно, ключ к разрешению ситуации – обеспечить посетителю максимально комфортные условия ожидания при условии, что он согласен ждать, и учитывать его пожелания по поводу дальнейшего развития событий.

Прежде всего, необходимо принести извинения от имени вашего руководителя за задержку начала встречи. Конечно, лучше будет, если он сделает это сам, но мы с вами хорошо знаем, что эту обязанность почти всегда перекладывают на плечи секретаря.

Далее, нужно кратко объяснить причину и сказать, когда руководитель освободится.

Имейте в виду, что единовременный период ожидания не должен превышать 10 минут. После этого потребуются дополнительные объяснения.

Затем спросите посетителя, есть ли у него время ждать. Если да, то поблагодарите посетителя за его согласие и обеспечьте максимальный комфорт: удобное кресло, кофе, прохладительные напитки, ваша доброжелательная улыбка, что-то особенное специально для него. Если посетитель ждать не может, информируйте об этом руководителя и с его согласия предложите другое время для встречи, удобное для посетителя.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10%
  • Делопроизводство 15.2%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.4%
  • Имидж секретаря 10.4%
  • Деловой этикет 10.8%
  • Карьерный рост 7.6%
  • Документооборот 16.8%
  • Электронный документооборот 15.2%
  • Архивное дело 83.6%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль