Каким должен быть идеальный помощник руководителя?

39

Вопрос

Каким должен быть идеальный помощник руководителя, что он должен уметь?

Ответ

Часто успех в какой-либо деятельности зависит от  неявных, но очень важных нюансов, которые, на первый взгляд, напрямую не связаны с успехом.  Что это за нюансы?

Самомотивация

К счастью, для большинства людей этой профессии, как правило, очень важно добиться высоких результатов в работе и заслужить статус профессионала своего дела. При этом успех не всегда лежит на поверхности. Здесь и вступает в действие настоящее, внутреннее, «непобедимое» желание достичь поставленной цели  - т.е. самомотивация.

Вроде бы никто не требует от вас тех или иных действий, но вы сами ставите перед собой задачи и обозначаете пути их решения.

В практике часто возникают ситуации, когда предстоит сложная или не очень неинтересная работа. Как заставить себя сделать ее? Часто достаточно найти ответ на один вопрос: «Что я получу взамен, потратив свои силы на выполнение дела?». Ответ может быть таков: например, написав очередное письмо партнеру, вы укрепите навык письменного делового общения, что поможет вам в дальнейшем построении карьеры.


Читайте о графике руководителя еще больше по ссылке.


То есть вывод таков: нужно всегда стремиться к расширению своего профессионального кругозора - именно это позволит вам эффективно решать все то неисчислимое количество вопросов, которые поступают в приемную, ведь в большинстве случаев при определенных навыках решение этих вопросов можно осуществить без прямого участия руководителя.

Сэкономленное время руководителя - это большое достижение его помощника.

Также важно понимать, чем живет и занимается компания, в которой вы работаете.

Во многих компаниях новых сотрудников  направляют на экскурсию по предприятию для детального знакомства с производственным отделением или сферой оказываемых услуг.

«Вживаясь» в деятельность компании, вы многократно увеличите качество своей работы: вы будете понимать, как устроена структура компании, на какие подразделения возложено решение тех или иных вопросов, что позволит вам выстроить правильную коммуникацию с коллегами; вы сможете постоянно развиваться, открывать для себя новые сферы знаний не в одной, а сразу в нескольких областях, что в перспективе поможет вам быстро продвинуться вверх по карьерной лестнице.

Самоменеджмент

Далее  встает закономерный вопрос: как правильно организовать рабочий процесс, что для этого нужно? Именно тут возникает понятие самоменеджмента.

Самоменеджмент – это грамотная организация своего трудового процесса. Разумеется, что мы не в силах поминутно спланировать свой рабочий день и день своего руководителя, точно просчитать, сколько раз зазвонит телефон, какое количество документов придется прочесть и сколько командировок организовать.

Однако, есть несколько несложных правил, придерживаясь которых вам будет гораздо легче справляться с новыми задачами. Первое правило старо, как мир:

  1. Не откладывайте на завтра то, что вы можете сделать сегодня.

Думаю, ни для кого не секрет, что все мы часто «грешим» тем, что откладываем решение многих вопросов в долгий ящик, наивно полагая, что с ними можно справиться за считанные минуты завтра, а может послезавтра, или послепослезавтра…

Здесь для наглядности приведем пример рабочей ситуации, которая может случиться с каждым.

Ваш руководитель решил принять участие в конференции или форуме и заблаговременно сообщил вам об этом за месяц. Казалось бы, что в этом сложного – зарегистрировать факт участия руководителя в мероприятии и оплатить его присутствие на нем  –  это же, вроде бы, сиюминутное дело. Но вы легкомысленно полагаете, что есть дела и поважнее, и поэтому решаете отложить все это «на потом».  И вот наступает «час икс», вы вспоминаете о том, что дата мероприятия приближается, и возвращаетесь к решению вопроса. Но в последний момент выясняется, что возникли проблемы с выставленным счетом, неверно указанными реквизитами, гостиницей, авиабилетами и т.п., и вот выступление или участие вашего руководителя в мероприятии под угрозой срыва, а вы начинаете судорожно решать «невесть откуда» свалившиеся  проблемы, забыв про все остальное и проклиная все на свете.

А ведь если бы вы сделали все заранее, такой ситуации не возникло бы в принципе, и ваши нервы и нервы других сотрудников и руководителя не пострадали бы.

  1. Содержите в порядке рабочее место.

Приемная – это «лицо» офиса, а ваше рабочее место дает понять окружающим, насколько вы организованны и насколько серьезно вы относитесь к работе.  Ни о каком профессионализме не может быть и речи, если рядом с оригиналами документов, над которыми работала половина сотрудников компании, стоит чашка недопитого кофе, а по всему столу в изобилии разбросана косметика и милые сувенирчики и безделушки. Поэтому очень важно следить  за порядком на рабочем месте.

Кстати, раз уж речь зашла о порядке, то поддерживайте его и в своем компьютере – все документы и файлы должны быть строго каталогизированы и систематизированы. Сделайте так, чтобы вам (и не только вам!) всегда можно было быстро найти любой документ.

Следует внимательно отслеживать документы, которые поступают к вам, а также те документы, которые возвращает вам  руководитель после рассмотрения и подписания. 

Представьте, какая может произойти путаница, если все подписанные руководителем документы вы будете «складировать» в одном месте, откуда их каждый исполнитель должен будет забирать сам. Бумаги будут накапливаться, кто-то случайно может «прихватить» чужие документы, а затем, не придавая этому значения, отправить непонятные «бумажки» в мусорное ведро или шредер, в то время как другой несчастный сотрудник будет рвать на себе волосы и терзаться вопросом, почему от шефа до сих пор не вернулся отчет, над которым бедолага работал полгода или почему начальник не подписал счет, оплату которого так ждут верные контрагенты, никогда, в свою очередь, не подводившие компанию срывами поставок оборудования.

Помните! Именно вы и никто другой несете ответственность за каждый документ, поступивший в приемную на имя вашего руководителя.

Если вам сложно отслеживать все документы, сделайте список в бумажном варианте или заведите отдельный реестр в компьютере. Таким образом, вы всегда будете уверены в том, кому именно и когда вы передали те или иные документы.

  1. Ведите записи и планируйте дела.

Мы, конечно, не роботы и мы далеко не идеальны и не можем удержать в памяти все поручения, задачи на день, звонки. Но забыть сообщить вовремя шефу о важном поступившем звонке -  это непростительный промах для его помощника.

Для этого лучше завести файл в компьютере или выделить отдельную страничку в вашем ежедневнике, где вы будете записывать ФИО, компанию и по возможности вопрос звонившего, чтобы избежать неудобных для вас ситуаций.


Подробнее о информационной поддержке руководителя мы писали здесь.


Еще один немаловажный момент – нужно всегда знать имя и отчество человека, с которым вы по телефону соединяете руководителя, а не просто его фамилию и название компании.

Ведь может возникнуть ситуация, когда вы скажете шефу: «На связи Петров», а в ответ услышите закономерные удивленные вопросы от начальника: «Что еще за Петров?», «Какой именно Петров? Напомните имя и отчество».

Еще один ценный совет: перед уходом домой всегда составляйте план мероприятий и задач на завтра не только для своего руководителя, но и для себя лично, а утро начинайте с прочтения этого списка -  так вы никогда не упустите ничего важного.

4. Тщательно работайте с электронной почтой.  Почту нужно проверять регулярно и сразу определять, на какие сообщения требуется отреагировать немедленно, а рассмотрение каких писем можно отложить на более поздний срок (для таких сообщений можно создать отдельную папку и отработать ее, допустим, вечером перед уходом с работы).

Все вышеуказанные советы звучат как прописные истины, но именно они, действительно помогают организовать свою работу и свой рабочий процесс максимально эффективно.

Самоконтроль

И в конце статьи мы рассмотрим еще одно такое необходимое качество помощника руководителя, как самоконтроль.

Помните: вы именно тот человек, который должен довести точную и объективную информацию руководителю без каких-либо искажений, как она есть на самом деле, чтобы руководитель мог правильно принять то или иное решение. Вы должны уметь абстрагироваться от личного мнения и взгляда на сложившуюся ситуацию, сдерживая эмоции и контролируя свои мысли и рассуждения.

Как еще самоконтроль может помочь вам в повседневной работе?

У всех руководителей, как правило,  очень большой документооборот – это документы на подпись, входящая и исходящая корреспонденция. Соответственно, у каждого документа есть непосредственный исполнитель, который считает своим долгом ускорить процесс рассмотрения документа руководством.

На практике это выглядит следующим образом: исполнитель начинает звонить вам каждые полчаса или заходить в  приемную и интересоваться – «Не рассмотрен ли документ?», «Не получен ли ответ?», «А может руководителю что-то нужно пояснить?». 

В данной ситуации очень важно понимать, что хотя для вас этот документ  - один из многих, но для исполнителя это вопрос дня, недели или даже месяца,  это вопрос, который курирует именно он и он несет за его исполнение ответственность перед своим руководством. Поставьте себя на его место -  и вы поймете его обеспокоенность. Поэтому ни в коем случае нельзя  отвечать резко и грубо -  это непозволительно для помощников руководителей, нужно деликатно объяснить сотруднику, что вы непременно свяжетесь с ним, как только его документ или звонок будет рассмотрен. 

Помощник руководителя не имеет права демонстрировать окружающим свое раздражение, усталость или негодование: он должен, как мы уже упоминали выше,  «держать в узде» свои эмоции и не позволять им опережать мысли. Именно самоконтроль позволяет управлять своим поведением при возникновении стрессовых  и конфликтных ситуаций.

Подытоживая все вышесказанное, можно сказать, что успех любого начинания складывается из соблюдения трех основных факторов:

  •  правильного определения целей и постановки задачи;
  •  подбора и использования наиболее эффективных инструментов и методов достижения цели;
  • контроля отклонений в процессе решения задачи.

Если рассматривать самореализацию, достижение профессионального успеха и карьерный рост как задачи, которые ставит перед собой целеустремленный профессионал, то самомотивация, самоменеджмент и самоконтроль -  это и есть ни что иное, как три основных фактора, позволяющих достичь цели. Именно поэтому развитие и культивирование этих навыков в себе является залогом вашего личного успеха и успеха компании, в которой вы трудитесь. Безусловно, это требует приложения больших усилий - как морально-волевых, так и физических - и серьезной работы над собой, но в конечном итоге добросовестный и ответственный подход к делу всегда вознаграждается. Желаем вам успеха! Мы верим в вас!



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 7.33%
  • Делопроизводство 14.67%
  • Психологические аспекты работы секретаря 11.33%
  • Имидж секретаря 11.33%
  • Деловой этикет 11.33%
  • Карьерный рост 10%
  • Документооборот 16%
  • Электронный документооборот 14%
  • Архивное дело 79.33%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль