Какая основная задача BPM-проекта?

11

Вопрос

Деятельность нашей компании связана с использованием большого количества оборудования, которое требует постоянного обслуживания. Т.е. процесс материально-технического снабжения является в компании одним из главных. Какая, исходя из этого, будет стоять основная задача BPM-проекта?

Ответ

Начнем с того, что термин «материально-техническое снабжение» был весьма распространен во времена плановой советской экономики. Сегодня экономика России радикально отличается от экономики СССР. Конкуренция на рынке неизмеримо возросла, запросы и потребности пользователей меняются очень быстро, кроме того, и само государство осуществляет свои регулирующие/контролирующие функции совсем по-другому. Производители ищут новые пути сокращения затрат на производство, а некоторые ответственные сотрудники – возможности с личной выгодой воспользоваться своими полномочиями при принятии решения о выборе поставщика или сроках оплаты его услуг. И все это непосредственно отражается на том, как в настоящих условиях должна выполняться корпоративная функция обеспечения производства необходимыми ресурсами – и не только материальными.

В современной экономической, технической и другой специализированной литературе используется в основном термин «управление закупками».

Под управлением закупками принято понимать такую область деятельности компании, в результате которой компания приобретает необходимые ей товары и услуги для использования, дальнейшей переработки или перепродажи в зависимости от ее рода деятельности: торговой, производственной или иной.

В зону ответственности корпоративной службы управления закупками (СУЗ) попадают все (или практически все) типы приобретений:  

закупка сырья, оборудования, запасных частей, программного обеспечения, организация аренды торговых площадей, покупка услуг подрядчиков – например, рекламных, маркетинговых, кадровых агентств, и т.д.

Специфика приобретений зависит от многих факторов, в первую очередь – от отраслевой принадлежности компании.

Решая задачу своевременного и полного удовлетворения бизнес-подразделений ресурсами, СУЗ при этом должна обеспечивать еще и максимальную эффективность этого процесса:

 снижать стоимость приобретаемых ресурсов, сроки их поставки, минимизировать остатки на складе, но и, что немаловажно, осуществлять поставки наиболее современного и технологического сырья (оборудования, комплектующих и т.д.), максимально снижать другие затраты, уменьшать общую стоимость владения оборудованием, не допускать злоупотреблений.

Очевидно, что без тесного и конструктивного взаимодействия с бизнес-подразделениями задачу оптимизации закупок решить невозможно. В концепции современной организации закупок бизнес-подразделения выступают как внутренние заказчики СУЗ, а главная задача СУЗ – обеспечить повышение эффективности их работы.

Таким образом, становится понятно, что организация СУЗ предусматривает масштабные бизнес-процессы, охватывающие несколько, если не большинство подразделений компании, в первую очередь, собственно СУЗ, бизнес-подразделения, финансовый блок и бухгалтерию.

Масштаб работы СУЗ становится еще более ощутимым в случае ее работы в крупных холдингах, централизующих общекорпоративные функции в Единых финансовых центрах обслуживания (ЕЦО, ЦФО). Поскольку в крупных территориально распределенных холдингах точки принятия решений и генерации документов отделены от центра обработки, все коммуникации СУЗ с бизнес-единицами неизбежно осуществляются в электронном виде. Вопрос поддержки необходимого уровня юридической значимости сообщения ввиду его влияния на экономическую эффективность сделки очень важен, но напрямую не относится к теме нашего обсуждения.

Из вышесказанного понятна роль и важность систем управления бизнес-процессами как наиболее эффективного из всех известных на сегодня механизма реализации корпоративных политик и процедур, обеспечивающего полную прозрачность процесса принятия решений, позволяющего определить роль и установить персональную ответственность каждого сотрудника во всех корпоративных процессах и, конечно же, в процессе закупки также.

В российском сегменте Интернета можно найти высказывание о том, что все закупки должны быть выстроены как единый бизнес-процесс, который начинается с того момента, когда возникает потребность в приобретении ресурса, и заканчивается исполнением контрагентом своих обязательств перед заказчиком. Мне лично представляется, что это скорее красивая метафора, описывающая бизнес-функцию СУЗ в целом, чем определение бизнес-процесса. Такой подход не поможет нам понять, как и где применять BPM в работе СУЗ. Давайте попробуем выделить основные (могут быть и другие) этапы работы СУЗ. В зависимости от специфики и сложившихся принципов работы можно указать, по крайней мере, на следующие из них:

  • мониторинг рынка поставщиков, согласование со службами безопасности,  ведение списка рекомендованных поставщиков и истории работы с поставщиками;
  • сбор и, как правило, агрегирование заявок бизнес-подразделений на оперативную закупку ресурсов;
  • формирование и мониторинг плана закупок на следующий за текущим период финансового планирования;
  • проведение конкурсов с целью выбора поставщика;
  • проведение коммерческих переговоров и согласование условий поставки;
  • контрактация выбранного поставщика на согласованных условиях;
  • мониторинг поставки от момента оплаты до передачи ресурса в производство;
  • контроль и обработка счетов поставщиков.

На каждом из этих этапов действуют определенные корпоративные правила, соблюдение которых без применения BPM в современных условиях может оказаться весьма сложным, если вообще возможным. Кроме того, применение BPM позволит действительно выбрать наиболее подходящего поставщика. Автоматизация работы сделает процесс более прозрачным и существенно упростит работу подразделений внутреннего контроля и аудита, а также внешних проверяющих органов. Таким образом, автоматизация работы СУЗ может стать источником значительного снижения затрат для любой компании независимо от ее отраслевой принадлежности и формы собственности.

Повышение прозрачности процесса помогает сэкономить корпоративные средства, по статистике, не менее чем на 20%.

Кроме того, сама СУЗ начинает работать более эффективно – автоматизация рутинного труда позволяет в разы снизить трудозатраты и сместить акцент на более важные для управления закупками задачи, например, на обработку исключительных ситуаций, их анализ и устранение причин их возникновения.

Порядок внедрения и глубина автоматизации указанных выше процессов специфичны для каждого заказчика и зависят только от тех целей, которые он перед собой ставит.

Говоря о применении BPM для автоматизации работы СУЗ в контексте вопроса читателя, следует обратить особое внимание на то, что деятельность его компании связана с использованием большого количества оборудования, которое требует постоянного обслуживания.

Это характерно для нефтегазовой отрасли, энергетики, телекоммуникаций, добычи и переработки полезных ископаемых, дискретного производства и др.

СЛОВАРЬ

Дискретное производство – это производство дискретных категорий продуктов (например, автомобилей, самолетов, компьютеров или сборочных компонентов). (Определение Gartner Group).

В ситуации интенсивного использования оборудования нередки случаи неожиданных поломок оборудования, а также других исключительных происшествий техногенного характера.

В этой связи, прежде чем разместить в СУЗ заказ на закупку новых комплектующих взамен вышедших из строя или вызвать ремонтную команду, необходимо выявить причину неисправности, точно диагностировать, какой именно блок подлежит замене, т.е. иметь полную картину ремонта и обслуживания данной единицы оборудования.

И тут важно обратить внимание на то, что BPM, при всей ее мощи и полезности в других вопросах, окажет нам очень мало помощи в этой критической ситуации, чреватой не только снижением объема выпуска продукции, но и, возможно, расширением масштаба аварии.

В таком случае следует оперативно обратиться и в корпоративную ERP-систему для просмотра истории работы с данной единицей оборудования, и, что немаловажно, в корпоративную ECM-систему для того, чтобы получить чертеж (план, карту) монтажа и другую информацию, представленную в виде документов. Хорошей практикой является фотографирование неисправной единицы оборудования и размещение этой фотографии в ECM-системе для того, чтобы ремонтная бригада или СУЗ могли более точно спланировать свою работу. А для этого нужна интеграция с мобильными устройствами!

Даже не рассматривая автоматизацию работы в целях устранения критических ситуаций, нужно отметить, что совместная работа BPM и ECM необходима и при автоматизации работы отдельных, указанных выше, этапов работы СУЗ. Это вытекает из того, что все входящие документы, поступающие сотруднику на обработку и инициирующие старт того или иного бизнес-процесса, равно как документы, возникающие в ходе его исполнения, не говоря уже о документах, утвержденных участниками по результатам исполнения, обязательно должны быть сохранены для дальнейшего использования и анализа. То есть размещены в ECM-системе с соответствующими статусами и правами на доступ к ним для определенных категорий пользователей.

И вот здесь самое время и место совершенно определенно указать на то, что исключительно только за счет внедрения BPM оптимизировать работу СУЗ мы не сможем.  

Необходима серьезная, кропотливая работа по унификации оборудования, стандартизации бизнес-процессов, совершенствованию корпоративных политик, оптимизации организационной структуры компании и др.

Тут также неоценимую помощь нам окажет корпоративная ECM-система, с помощью которой мы сможем подготовить, согласовать и организовать исполнение соответствующих нормативных и организационных документов.

Споры о том, что важнее – BPM или ECM – начаты задолго до нас, и нам никогда не доведется узнать, кто же победил в этом споре. Так же как и споры о том, нужна ли ECM-система только для того, чтобы обслуживать BPM, и что есть сама BPM – часть ECM-системы или часть ERP-системы либо вообще отдельный и самодостаточный продукт. Собственно, архитектура ПО – это не самое критичное в тот момент, когда останавливается дорогостоящее оборудование и/или крайне активный химический реагент уходит в атмосферу. Для нас принципиально важно понять, что BPM – это не аспирин! В природе просто не существует такого отдельного волшебного программного средства, чтобы, применяя единственно его, мы могли решить любую заданную задачу.

Понимая важность каждого из обсуждавшихся выше инструментов и необходимость их совместного использования, компания «OpenText» продвигает на рынок концепцию и программное обеспечение для целостного управления корпоративной информацией – EIM (Enterise Information Management).

 Комплекс программных средств компании «OpenText» для EIM состоит из ряда разделов, важнейшими их которых для нас с вами являются:

управление корпоративным контентом (ECM) и управление корпоративными бизнес-процессами (BPM), причем, в самой тесной интеграции с ERP-системой корпоративного уровня.

 Основываясь на этой концепции и применяя программное обеспечение от компании OpenText, заказчики могут решать самые сложные задачи совершенствования управления деятельностью компании в целом, а также ее отдельных подразделений, в том числе, и СУЗ.

СЛОВАРЬ

Enterise Information Management (EIM) – это концепция, которая включает в себя стратегию, методики, технологии и разработанную на их основе линейку программных продуктов, обеспечивающую комплексный подход к управлению данными предприятия с целью превращения их в знания, способствующие эффективному управлению бизнесом.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.51%
  • Делопроизводство 15.58%
  • Психологические аспекты работы секретаря 9.78%
  • Имидж секретаря 9.78%
  • Деловой этикет 10.87%
  • Карьерный рост 7.25%
  • Документооборот 16.67%
  • Электронный документооборот 14.13%
  • Архивное дело 83.33%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль