Почему сотрудники не работают в СЭД?

9

Вопрос

Как доказать директору, что внедренная впопыхах СЭД не работает и не только из-за сопротивления персонала?

Ответ

Во-первых, внедрение СЭД, как и любой другой системы, – это проект. Чтобы проект был успешен, его выполнение должно подчиняется правилам и стандартам проектного управления. Любой стандарт проектного управления включает фазу оценки и планирования проекта.


Мы рассказывали ранее о планах обучения пользователей работе в СЭД в материале по ссылке.


По статистике 70% успеха проекта закладывается именно на этапе его планирования, что подтверждают многочисленные отечественные и зарубежные исследования.

Неправильно сформулированные или неучтенные требования к функциональности или безопасности системы, неоцененные риски внедрения и эксплуатации, неготовность инфраструктуры – вот основные причины неуспешных проектов по внедрению СЭД.

Во-первых, для того чтобы проект был успешен крайне важно понимать зачем выполняется внедрение, т.е. сформулировать цели внедрения и критерии их достижения – простые измеримые показатели, выполнение которых позволит говорить об успешности проекта. Этап формирования целей проекта крайне важен, поскольку именно цели проекта и станут тем маяком, на который будут ориентироваться на протяжении всего проекта. К формулированию целей нельзя подходить формально. Четкое понимание того, зачем выполняется внедрение, во многом определяет что именно и как нужно внедрять. В отличие, например, от требований к функциональности решения или очередности внедрения, цели проекта остаются неизменными на всем его протяжении. Недостаток планирования и оценки рисков внедрения ведет не только к срыву сроков проекта, но и часто является причиной существенного увеличения издержек на его реализацию.

Во-вторых, невозможно автоматизировать хаос. Внедрение СЭД, как и любая другая автоматизация, начинается с описания и оптимизации процессов. Если же внедрять СЭД впопыхах, то система не только не поможет упростить и упорядочить документационные процессы, но и сделает работу сотрудников еще менее эффективной.  Поскольку  система будет мешать работать, то ее использованию будут сопротивляться на всех уровнях. В таких условиях завершить проект по внедрению будет крайне сложно. При этом важно понимать, внедрение – это только первый шаг на пути к автоматизации. Чтобы система работала и приносила пользу, необходимо спланировать и организовать ее эксплуатацию:

это и техническое обслуживание программных и аппаратных средств, и техническая поддержка пользователей, и обеспечение процессов обучения новых сотрудников и т.д.

И об этом тоже нужно подумать заранее.

Чтобы система эффективно работала в организации, необходимо обеспечивать ее активное использование. Если этого не сделать, то спустя  некоторое время сотрудники перестанут пользоваться системой, относясь к ней как к дополнительной бесполезной нагрузке. 



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10%
  • Делопроизводство 15.2%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.4%
  • Имидж секретаря 10.4%
  • Деловой этикет 10.8%
  • Карьерный рост 7.6%
  • Документооборот 16.8%
  • Электронный документооборот 15.2%
  • Архивное дело 83.6%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль