Как оформить приказы в электронном виде?

50

Вопрос

Возможно ли в государственной организации оформление приказов по основной деятельности только в электронном виде без проставления «живой» подписи. На мой взгляд – нет, т.к. приказы подлежат постоянному хранению. Какими документами регламентируется данный вопрос?

Ответ

Приказом Росархива от 29.04.2011 № 32 были утверждены Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности. Рекомендации предназначены для федеральных органов исполнительной власти, но применять их могут и другие органы власти и организации, поскольку этот документ определяет общий механизм перехода к электронным документам, которые создаются в электронной форме, в электронной же форме хранятся и используются.

В рекомендациях говорится, что с учетом современного этапа перехода на безбумажный документооборот федеральные органы исполнительной власти разрабатывают перечни документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности. Обращаем внимание на то, что в эти перечни рекомендуется включать две категории документов:

  1. Документы, которым установлен, в основном, временный срок хранения: проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов; плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению; информационные документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам; внутреннюю переписку; документы по регистрации, учету и контролю и др. (приложение).
  2. Документы, ведение которых в электронной форме предусмотрено федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, вне зависимости от сроков хранения.

Не рекомендуется включать в перечни электронных документов документы постоянного срока хранения (за исключением указанных выше в п. 2) и документы, срок хранения которых не установлен.

Электронные образы документов (т.е. электронные копии документов на бумажных носителях) в перечни электронных документов не включаются.

Поскольку, как вы правильно отмечаете в вопросе, приказы подлежат постоянному хранению, они не могут создаваться только в электронной форме. Приказы – это документы, которые должны создаваться на бумаге, подписываться собственноручной подписью руководителя и храниться, соответственно, также на бумажном носителе. При этом организация может создавать электронные копии этих документов посредством сканирования, включать их в СЭД и хранить одновременно в электронной форме, что обеспечит удобство в работе.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль