Как правильно оформляется смена фамилии сотрудника?

23

Вопрос

Я работаю офис-менеджером. В начале января этого года я вышла замуж и взяла фамилию мужа. Начальник нашего отдела кадров поздравив меня со вступлением в брак, напомнила о необходимости обязательной замены в ближайшее время паспорта и предоставлении его в отдел кадров для подтверждения факта изменения фамилии. В силу обстоятельств паспорт я поменяла только через три с лишним месяца, в начале апреля, а в кадровую службу предоставила его еще позже. Понимаю, что сильно опоздала, но вот приказ «Об изменении фамилии» с которым меня ознакомили, показался мне очень странным. Там была фраза «В связи со вступлением в брак изменить фамилию офис-менеджера…», основание для смены фамилии был назван паспорт, а еще в приказе были визы согласования. Правильно ли была оформлена смена моей фамилии?

Ответ

В Положении о паспорте гражданина РФ (п.15) указано, что документы и фотографии для замены паспорта должны быть сданы гражданином не позднее 30 дней после наступления обстоятельств, требующих замены паспорта. Новый паспорт выдается гражданину в течение 10 дней после сдачи документов в паспортно-визовую службу. Таким образом, офис-менеджер Антонова И.П. нарушила установленный порядок замены паспорта. После смены фамилии ее паспорт стал недействительным, т.е. перестал удостоверять ее личность. В соответствии со ст. 19.15 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях проживание по недействительному паспорту влечет наложение административного штрафа.

Документом-основанием для подготовки приведенного в задании приказа является свидетельство о регистрации брака. На этот же документ должна быть сделана ссылка при замене фамилии в трудовой книжке офис-менеджера Антоновой И.П.


Важную информацию о оформлении дел вы найдете в материале здесь.


При составлении текста приказа инспектор отдела кадров допустила весьма распространенную в данной ситуации ошибку, применив выражение «изменить фамилию».

Фамилия меняется органами записи актов гражданского состояния (ЗАГС). Кадровая служба организации не «меняет фамилию», а вносит изменения в учетные документы работника (в трудовую книжку, личную карточку Т-2, табель учета рабочего времени и др.). При этом в заголовке приказа вполне допустимо выражение «об изменении фамилии», т.к. заголовок отражает краткое содержание документа, а приказ говорит об изменении фамилии в учетных документах.

Порядок согласования издаваемых в организации приказов определяется самой организацией и закрепляется, как правило, в Инструкции по делопроизводству или в соответствующем приказе руководителя организации.

В приведенной ситуации визы согласования явно излишни, т.к. издать приказ о внесении изменений в учетные документы работника организация обязана не выясняя при этом мнения отдельных должностных лиц.

Ниже приведен пример оформления приказа о внесении в учетные документы работника изменений анкетных данных (примерная дата регистрации приказа показана с учетом требований о замене паспорта, содержащихся в Положении о паспорте гражданина РФ):


Интересная информация о оформлении документов размещена здесь.


Общество с ограниченной ответственностью

«Стройматериалы и инструменты»

(ООО «Стройматериалы и инструменты»)

ПРИКАЗ

12.04.2010 № 89-к

г. Красногорск Московской обл.

Об изменении фамилии Антоновой И.П.

В связи со вступлением в брак офис-менеджера Антоновой Ирины Петровны

изменить в учетных документах фамилию «Антонова» на фамилию «Панкратова».

Основание: свидетельство о заключении брака II–МЮ 327649, выдано 03.03.2010 Дворцом бракосочетания № 1 г. Москвы.

Директор Ермошин Г.И. Ермошин

С приказом ознакомлены:

офис-менеджер Панкратова И.П. Панкратова

12.04.2010

бухгалтер Экземпляр приказа получила Т.С. Трифонова

Трифонова 12.04.2010

В дело № 05-07

Максимова 12.04.2010



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.37%
  • Делопроизводство 19.89%
  • Психологические аспекты работы секретаря 13.44%
  • Имидж секретаря 12.9%
  • Деловой этикет 13.98%
  • Карьерный рост 9.68%
  • Документооборот 22.04%
  • Электронный документооборот 18.82%
  • Архивное дело 79.03%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль