Каким навыкам нужно обучиться помощнику руководителя?

48

Вопрос

Каким навыкам нужно обучиться помощнику руководителя? Чем именно стоит заняться в первую очередь, что даст максимальную отдачу при минимальных усилиях?

Ответ

Приведенный ниже список навыков – лишь начало, вы всегда можете дополнить его теми умениями, которые могут понадобиться лично вам для достижения собственных целей, но пока попробуйте освоить хотя бы 3-4 из перечисленных нами навыков до приемлемого уровня.

Слепая 10-пальцевая печать 

Человек, медленно печатающий на компьютере, теряет ежедневно огромное количество времени. Очень многие люди завидуют тем, кто уже овладел этим навыком. Но зачем завидовать? Научитесь, это просто!

В основе техники слепой 10-пальцевой печати лежит выработка навыка, когда каждый палец практически без участия сознания автоматически попадает по нужной клавише. Чтобы научиться так печатать, необходимо выделить некоторое время (обычно не более месяца регулярных занятий).


Подробнее о графике руководителя мы писали здесь.


Указательный палец левой руки ставите на букву «а», указательный палец правой руки – на букву «о». Схему клавиатуры можно распечатать и повесить прямо перед собой или сбоку от экрана компьютера. А можно найти специальную обучающую программу, которая превратит процесс обучения в игру.

Несколько простых правил, которые помогут вам быстрее овладеть этим весьма полезным навыком:

  • Не торопитесь! Сначала освойте только 2 буквы – «а» и «о», затем добавляйте еще по 2 буквы. Когда освоите центральный ряд букв (средние буквы «п» и «р» нажимаются ближайшими к ним указательными пальцами), переходите постепенно на верхний и нижний ряды, можно потом добавить самый верхний ряд с цифрами и символами.
  • Хвалите себя за успехи, а не ругайте за ошибки. Научиться печатать сразу без ошибок – невозможно.
  • Не гонитесь за скоростью. Она обязательно придет. Сначала научитесь безошибочно попадать нужным пальцем по нужной букве. Можно медленно отрабатывайте движения, как это делают пианисты.

Средняя скорость, с которой обычно печатают люди, владеющие этой методикой – 150-200 знаков в минуту. Это позволяет печатать практически без ошибок почти со скоростью звучания речи. Даже если сначала скорость вашей печати значительно уменьшится (а так будет обязательно!), проявите настойчивость – и очень скоро вы заметите, что уже научились. А дальше вы будете экономить недели, месяцы и, возможно, даже годы жизни! И пусть другие завидуют.

Владение иностранным языком 

Не все рабочие места требуют от помощника руководителя или секретаря обязательного знания иностранного языка. Однако этот навык всегда может внезапно пригодиться – кто знает, куда вы в будущем можете устроиться на работу или какие ситуации могут случиться. Помимо работы, умение общаться на иностранном языке полезно и в повседневной жизни. Начиная с того, чтобы подсказать заблудившемуся иностранцу дорогу, и заканчивая собственными поездками на отдых за рубеж.

Какой язык изучать? Прежде всего – тот, который вы учили в школе. Даже если вам кажется, что вы уже ничего не помните – это, скорее всего, не так.

На хороших курсах с современными методиками преподавания буквально за месяц вам снимут языковой барьер, и окажется, что вы можете разговаривать как минимум на базовом уровне, а может быть – и на продвинутом.

Как вариант – можно учить тот язык, на котором говорят в вашей компании. Во многих организациях сейчас трудятся иностранцы, и в этом случае руководство готово помочь вам в изучении языка – нанять преподавателя, который будет приходить прямо в офис, оплатить обучение на курсах и т.д.

Два самых перспективных языка сегодня – это английский и китайский. На английском языке разговаривают во множестве стран мира, а Китай – страна, где производится большинство товаров.

Что может помочь в изучении языка?

  • Ставьте себе достижимые цели. Сколько слов вы используете в повседневном общении? В русском языке всего около 500 тысяч слов, а в английском – около 600 тысяч. Однако наиболее употребительными в русском языке являются всего 6 тысяч слов. Среднестатистический человек обходится примерно 10 тысячами слов, а Пушкин использовал в своих произведениях около 20 тысяч. Так почему же некоторые люди думают, что в иностранном языке необходимо знать ВСЕ слова, чтобы заговорить? Японские газеты и журналы используют всего 3 тысячи иероглифов, при этом в японском языке слов намного меньше, чем в русском или английском – всего 50 тысяч.

Определите, в каких ситуациях вы будете общаться. Практика показывает, что любая такая ситуация насчитывает максимум сотню новых слов и несколько десятков необходимых фраз. Например, это может быть ужин в ресторане, заселение в гостиницу или деловые переговоры. После того как вы определите перечень ситуаций, составьте план, и скоро вы поймете, что вы его выполнили (если, конечно, поставили правильные цели и действовали соответствующим образом для их достижения).

Найдите для себя подходящую методику. Если после занятий в школе вы не владеете языком – значит, вам не подошел тот способ, которым вас обучали.

Невозможно научиться говорить и воспринимать речь на слух без практики реального разговора с живым собеседником. Сейчас есть много компьютерных программ и других способов, помогающих поставить произношение, запомнить слова и фразы. Пробуйте разные варианты, выбирайте, какие вам больше подходят.

  • Отсеките перфекционизм. Когда кто-то из иностранных кинозвезд произносит одно-два слова по-русски, мы обычно негативно относимся к этому. Так почему же вы ругаете себя за недостаточно поставленное произношение или грамматические ошибки? Так научиться разговаривать либо совсем не получится, либо станет для вас очень долгим и мучительным процессом.

Ваши цели должны быть достижимыми: вряд ли за 3-4 недели можно выучить иностранный язык в совершенстве, но вот поднять его уровень – вполне реально.

Обратите внимание:

Учиться надо с удовольствием! Чем раньше вы начнете использовать свои новые навыки и чем чаще будете это делать – тем лучше!

Коммуникация   

Многие люди наивно думают, что как только они в детстве научились разговаривать, это автоматически означает, что теперь они могут договориться с кем угодно о чем угодно.


О информационной поддержке руководителя читайте подробнее по ссылке.


Оказывается, что эффективному общению можно и нужно учиться!

  • Научитесь четко задавать вопросы. Когда мы мысленно представляем себе что-то, при попытке описать это словами происходят три основных процесса: обобщение, искажение и опущение. Это значит, что практически любая фраза отличается от того, что мы изначально имели в виду. Иногда это важно, иногда – нет. Однако «чтение мыслей» чаще всего приводит к досадным ошибкам, которые можно и нужно было предотвратить. Чтобы «переводить» распоряжения руководителя на язык подчиненных, безусловно, нужна практика, но и теория тоже может помочь.
  • Тренируйте убедительность своих выступлений. Большинство гениальных ораторов не родились вместе со своим талантом, а воспитали его в себе.  И вы тоже можете это сделать! Не всегда уместно тренироваться на работе, т.к. в случае неудачи возможны разнообразные последствия.

Может быть, имеет смысл найти курсы ораторского или театрального мастерства, коммуникации и т.д. Вам понадобятся партнеры для отработки определенных методик и приемов, а также обратная связь – что вам нужно улучшить, а что уже хорошо получается.

  • Учитесь вести переговоры, в том числе – жесткие. Даже если вам кажется, что это не нужно, то как по-другому убедить сотрудника, который не выполняет ваши указания?

Помощник руководителя должен уметь заставлять других людей (а некоторые могут иметь более высокий, чем у вас, статус) работать. В освоении этого навыка вам могут помочь деловые книги и специальные тренинги продаж и переговоров. 

Навык коммуникации не имеет верхних границ, но чтобы не пострадать от собственного перфекционизма, ставьте четкие цели, которые помогут вам вовремя остановиться и вместо дальнейшей учебы начать пользоваться навыком уже сейчас.

Коммуникация бывает не только устной, но и письменной.

Очень полезны, например, специальные книги-справочники содержащие множество шаблонных деловых писем с переводом на иностранный язык. Даже если вам не нужен перевод, вы можете воспользоваться той частью, которая написана на русском языке. И, конечно, неоценимую помощь вам окажут материалы «Справочника секретаря и офис-менеджера».

Умение руководить другими людьми 

Этот навык тесно связан с предыдущим, однако помимо умения доносить свою мысль до собеседника с помощью слов, в него входят и другие составляющие.

Умение управлять временем. Всегда ставьте для любой задачи четкое время исполнения.

Запомните, что дела, у которых нет срока, имеют обыкновение откладываться «на потом».

Мотивация. Не все люди автоматически исполняют то, что вы сказали.

К некоторым требуется особый подход (особенно если они выше вас по статусу). Найдите то, что действует лучше всего на каждого конкретного человека, и используйте это.

Делегирование. Самая большая, и в то же время самая распространенная ошибка – это желание сделать самостоятельно то, что можно было перепоручить другому человеку.

Учитесь находить способы «возвращать» людям ту работу, которую они пытаются переложить на ваши плечи. Это, безусловно, удастся сделать не сразу, но награда будет весьма весомой.

Умение работать в команде. Крайне полезный навык, которому почти нигде не учат.

Научитесь ставить себя на место других людей и всегда учитывайте их возможную реакцию. Помощнику руководителя, с одной стороны, нужно быть «хорошим» и «своим», а с другой стороны – заставлять людей выполнять указания, фильтровать информацию, доносить до сотрудников непопулярные новости и многое другое.

Навыку руководства довольно непросто обучиться, это требует определенного жизненного опыта. Безусловно, полезными будут специализированные тренинги и книги. Однако только их недостаточно: все полученные знания следует проверять на собственном опыте работы.

Владение компьютерными программами

Когда у вас есть свободное время, обязательно изучайте более тщательно те программы, с которыми вы уже ежедневно работаете, и те, которые могут быть вам полезны в перспективе. 80% пользователей согласно закону Парето используют всего лишь 20% возможностей. Если вы не знаете, как что-то сделать с помощью компьютерной программы, воспользуйтесь встроенной помощью или поищите в Интернете. В большинстве случаев за 10-15 минут можно изучить новую возможность, которая вам внезапно понадобилась. Но если вам приходится делать что-то очень срочное в абсолютно незнакомой вам программе, тут-то и возникают проблемы, т.к. быстро освоить ее не удастся. Если вы можете заранее изучить хотя бы самые популярные программы, это снизит ваш стресс в случае, когда внезапно возникнет такая необходимость.

Наталье поручили сделать поздравительные открытки с рамочками. Поскольку раньше Наталья с этим не сталкивалась, ей пришлось задержаться после работы и несколько раз звонить подруге, которая смогла немного помочь ей своими советами.

Умение работать с информацией

Это еще один «нечеткий» навык. В наших школах и институтах не всегда учат тому, как самостоятельно находить нужную информацию и делать из нее выводы. Поэтому многие знания воспринимаются нами как «ненужные» и тут же забываются до лучших времен.

Во время извержения исландского вулкана Эйяфьядлайёкюдль в 2010 году руководитель компании попросил своего секретаря Дарью узнать, куда движется облако вулканического пепла. Дарья позвонила в несколько аэропортов, в большинстве из которых ей отказались дать нужную информацию, и лишь в одном согласились, но при этом сказали, что ее вряд ли можно будет использовать, т.к. это будут градусы долготы и широты. Узнав об этом, руководитель принял решение перенести намеченную ранее встречу с деловыми партнерами. Однако для того, чтобы с помощью этих данных определить точку на карте, достаточно знаний из обычного учебника географии!

Какие навыки следует развивать?

  • Определение проблемы: что конкретно случилось, к каким последствиям это может привести, сколько есть времени на решение проблемы, сколько понадобится денег, кого лучше для ее решения привлечь и т.д.
  • Умение искать и находить информацию в различных источниках – Интернете, у специалистов и т.д.

Если сразу не удалось найти то, что вы искали – попробуйте сформулировать свою мысль другими словами, поменять поисковик, обратиться за консультацией (возможно – платной) к специалистам.

  • Анализ информации: умение обобщать, рисовать схемы, ментальные карты, сравнительные таблицы, диаграммы и т.д.

Нужно научиться выделять главное и второстепенное, знать, как это представить в максимально простой и наглядной форме. Также важно уметь оценивать достоверность полученной информации.

  • Передача информации: умение адаптировать информацию к конкретной аудитории. Изучайте то, что нравится вашему руководителю: устный доклад, небольшая схема, презентация в Power Point, пояснительная записка и т.д.

Для совершенствования навыка анализа информации можно рекомендовать ментальные карты или майнд-мэпы, книги по составлению презентаций в Power Point (например, «Говори на языке диаграмм» Джин Желязны[1]).

Вождение автомобиля 

В Америке практически невозможно доехать туда, куда нужно, на общественном транспорте, поэтому большинство американцев пользуются личными автомобилями либо берут их в аренду. В нашей стране эта проблема пока еще не столь серьезна, но и у нас многие предпочитают собственную машину и многочасовое стояние в пробках переполненному общественному транспорту.

Прежде чем покупать автомобиль и сдавать экзамен на права, подумайте о том, действительно ли вам это нужно. Если да – найдите хорошую автошколу, если требуется – пройдите дополнительно курсы контраварийного вождения.

Чему не стоит обучаться?

Прежде всего, это те навыки, которые понадобятся вам один-единственный раз и потом больше никогда в жизни не пригодятся. В этих случаях лучше обратиться за помощью к специалисту, т.е. купить решение проблемы в виде готовой услуги за деньги.

Например, оформить визу можно за небольшие деньги через специальные компании, для перевода обратиться в специализированное бюро переводов и т.д.

Также не стоит обучаться тому, что вам вряд ли удастся.

Например, чтобы стать балериной, необходимо начать тренироваться с 4-х лет.

Обратите внимание на соотношение между затраченными усилиями и результатом. Если усилий придется приложить очень много, а результат будет неудовлетворительный или минимальный – значит, вряд ли стоит серьезно вкладываться в обучение. Однако если очень сильно хочется – бывают случаи, что люди совершают «невозможное», ломая границы, которые раньше казались другим людям нерушимыми.


[1] Джин Желязны — директор по визуальным коммуникациям компании McKinsey. Работает в фирме с 1961 года. Консультирует сотрудников по вопросам оформления презентаций и докладов. Проводит разработанный им самим курс по коммуникациям для сотрудников компании. Регулярно читает в ведущих бизнес-школах мира лекции по подготовке и проведению презентаций.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.05%
  • Делопроизводство 18.07%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.05%
  • Имидж секретаря 13.25%
  • Деловой этикет 13.25%
  • Карьерный рост 10.24%
  • Документооборот 19.88%
  • Электронный документооборот 16.87%
  • Архивное дело 79.52%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль