Как организовать рабочее время секретарю?

40

Вопрос

Я считаю, что моя должность не только престижная, но и трудная. Многие судят по первому впечатлению, которое создается при взгляде на секретаря в приемной. А вот тяжелая кропотливая ежедневная работа, как правило, остается «за кадром». Главное, что я все время на виду, как бы перед зрителями на сцене и постоянно занята. Я действительно довольно часто даже не могу себе позволить выйти на обед хотя бы на полчаса. Может ли секретарь некоторое время ничего не делать? Стоит ли брать на себя все новые и новые обязанности? Как научиться говорить «нет» самой себе?

Ответ

Что же такое «постоянная загруженность»? Порой людям кажется, что они работают с полной отдачей и даже сверх того, а взамен не получают той благодарности, которую якобы заслуживают. Наверняка кто-либо из ваших знакомых жаловался на «плохого» начальника, который его недооценивает. Давайте разберемся в этой непростой (но часто встречающейся) ситуации.

Как определяются ваши доходы? Сначала это происходит на этапе собеседования, когда идет торг с потенциальным работодателем. В среднем на рынке труда существуют отклонения ± 50% от среднего уровня зарплаты. Однако не всегда условия работы при этом будут одинаковыми, и для того, чтобы принять правильное решение,  необходимо учитывать не только денежную составляющую, но и многие другие факторы: моральный климат в коллективе, личность самого руководителя, перспективность работы, удаленность ее от дома, количество реального рабочего времени, соцпакет и т.д. Кроме того, в процессе работы кому-то удается наладить отношения с руководителем (а это означает премии, бонусы, подарки и т.д.), а кому-то нет.


Подробнее о секретаре руководителя мы писали здесь.


У некоторых  людей создается иллюзия своей необходимости и незаменимости и они  считают, что если они уйдут, то никто не справится с их работой лучше, чем они. Увы, это не так. «Не тяните одеяло на себя»: создавайте такую систему работы, когда руководитель ценит вас за то, что может вам доверять, а не за то, что без вас никто не может найти нужный документ или номер телефона.

У помощников руководителя редко бывает сдельная система оплаты труда, чаще всего она повременная, при этом большинство административных  специалистов работают гораздо больше положенных по трудовому законодательству восьми часов, причем далеко не всегда дополнительно отработанные часы им компенсируются.

От кого зависит, когда вы вернетесь домой? В первую очередь, лично от вас! Ведь именно вы выбрали эту организацию, этого руководителя и согласились работать по предложенному вам графику. Если все это вас не устраивает – ведите переговоры. Предложите альтернативу, обоснуйте ваше предложение. Возможно, начальник обдумает его и согласится с вами (или вам придется искать другое место работы).


Подробнее о профстандартах секретаря мы писали здесь.


Многие компании, заинтересованные в результате работы, нанимают за сравнительно небольшие деньги «утреннего» и «вечернего» секретарей. В этом случае самое «слабое» звено – передача информации от одного секретаря другому, однако во многих организациях такая задача успешно решается.

В японской системе кайзден[1] особое внимание уделяется тому, чтобы сотрудник не перетруждался, например, не поднимал тяжелые предметы, не уставал, не ходил, если этого не требуется, не делал лишних движений и т.д. В нашем менталитете принято гордиться достижениями, которые даются с помощью приложения неких сверхусилий. Однако мировая практика показывает, что планомерная сбалансированная работа в целом оказывается более эффективной, чем «героическая». Пройдите небольшой тест, чтобы узнать, как именно вы работаете.

Тест

От чего вы устаете на работе?

  • Слишком поздно заканчиваю работу.
  • У меня очень много разных дел.
  • Нервничаю.
  • У меня слишком  высокая ответственность.
  • От меня зависит работа других людей.
  • Мой руководитель доверяет только мне.
  • У руководителя (или кого-либо из сотрудников) сложный характер.
  • Устаю физически (много передвигаюсь по офису, поднимаю тяжелые предметы и т.д.).
  • Забываю вовремя принять пищу (чай, кофе, обед и т.д.).
  • Хронически недосыпаю.
  • Совмещаю работу и учебу (или другую работу).
  • Постоянно сталкиваюсь с заданиями, которые вне моей компетенции.
  • Часто выполняю работу за других людей, которые должны были ее делать.
  • Устаю морально.

Найдите 5-10 минут, чтобы поработать с данным тестом. Проставьте галочки напротив тех пунктов, которые полностью или частично относятся к вам и вашей работе. Можете дописать рядом те пункты, которые вызывают у вас усталость, но не включены в данный тест. Придумайте способы, как можно уменьшить влияние тех пунктов, которые вы выделили. Например, вы часто делаете работу за других людей, значит, вам стоит научиться ее делегировать и говорить «нет». Если вы выделите время на то, чтобы разобраться с теми пунктами, на которые можете повлиять без ущерба для вашей дальнейшей работы в данной организации, то постепенно степень вашей загруженности уменьшится.

Является ошибкой полагать, что степень вашей загруженности определяет исключительно кто-то «сверху». Есть и еще один участник процесса, который на самом деле регулирует количество выполненной вами работы, – это вы сами.

Крис Морран в книге «Работа – не волк. Руководство для Профессионального Бездельника»[2] описал, что обычно делают люди, чтобы имитировать бурную деятельность (а на самом деле практически ничего не делать). Наверняка вы и сами об этом давно уже знаете. Итак, для имитации активной работы нужно:

  • делать серьезный озабоченный вид;
  • постоянно разговаривать по телефону;
  • открыть на рабочем столе компьютера одновременно множество файлов;
  • заполнить рабочий стол бумагами.

Иногда некоторые из этих приемов можно (в разумной степени) применять, если нет других способов избавиться, например, от назойливого посетителя.

Однако эффективная работа совсем другая. Прежде всего для профессионального секретаря эффективность – это незаметная, оперативная, слаженная работа всего офиса, организованная без видимых проблем. Это довольный начальник, сотрудники и посетители. Рекомендуем вам составить для себя список всех критериев  эффективной работы, чтобы по нему как по чек-листу можно было проверять, все ли в порядке (в том числе тем людям, которые будут замещать вас в случае вашего отсутствия).

Вы знаете, почему загнанных лошадей пристреливают? Из сострадания. На самом деле «загнать» можно только породистую скаковую лошадь, и после этого у нее в легких происходят необратимые процессы. Если оставить такое животное жить, то оно обречено на всю оставшуюся жизнь остаться инвалидом. А содержание породистой скаковой лошади обходится владельцу очень дорого.

В реальной жизни у людей все, к счастью, немного по-другому. Даже после нервного срыва или психосоматического заболевания (вызванного стрессом) можно излечиться, отдохнуть и выйти на работу (скорее всего, уже другую).

Но зачем доводить себя до состояния загнанной лошади? Объяснений этого может быть несколько:

  • Перфекционизм. Человек действительно предан своей работе и не замечает, что часть его работы бессмысленна – излишнее качество не дает никаких дополнительных преимуществ, но отнимает много времени и сил.
  • Карьеризм. В этом случае сотрудник нацелен на построение карьеры любой ценой. Часто сама карьера является лишь средством для достижения других целей, например, более высокого уровня жизни.
  • Неумение отдыхать. Отношение к отдыху как к бессмысленной потере времени.
  • Трудоголизм – состояние, сходное с алкоголизмом, только здесь в качестве допинга выступает работа.
  • Бегство от нерешенных проблем. Вместо того чтобы решать проблемы (например, семейные), человек пытается вытеснить их, заняв все свое свободное время работой.
  • Неумение планировать время. Производительность труда в этом случае не самая высокая (по сравнению с максимально возможной для данного человека), много времени и сил уходит на второстепенные и малозначимые дела.

Работа помощника руководителя отличается от других офисных должностей. Вы должны быть в постоянной боевой готовности, чтобы мгновенно собрать все свои силы и способности для решения очень сложной и важной задачи, и в то же время делать это вам надо с той легкостью и изяществом, с которыми художественные гимнастки кланяются на Олимпиаде после своего головокружительного и сложнейшего выступления.


Подробнее о карьере секретаря мы писали здесь.


Секретарю необходимо работать так, чтобы постоянно производить впечатление здорового, красивого, заботливого, доброжелательного и вменяемого человека. Излишняя занятость секретаря приводит к тому, что некоторые из этих пунктов «выпадают», поэтому всегда оставляйте в резерве некоторое количество сил и времени на случай непредвиденных ситуаций.

Как бороться с постоянной загруженностью?

Планируйте перерывы! Ученые установили, что после 40 минут работы эффективность труда существенно снижается, но если вы отдохнули 10-15 минут, она восстанавливается. Если у вас есть возможность, обязательно между крупными блоками дел вставляйте при планировании 10-15-минутные перерывы, чтобы поправить прическу, выпить чашку чая, посмотреть в окно или поговорить с сотрудниками на нерабочие темы (при этом важно также уметь соблюдать эти временные рамки). А когда у вас произойдет что-то непредвиденное, вы сможете сократить эти перерывы, что даст вам дополнительное время (только не делайте это нормой).

Если у вас наблюдается эффект «снежного кома» (когда количество недоделанных дел, переносящихся на завтра, постоянно возрастает), не дожидайтесь окончательного завала – действуйте на опережение. Возможно, вы просто не умеете отказывать или берете на себя те дела, которые должны были сделать другие (или которые не умеете делать)?

Иногда проще отдать работу на аутсорсинг (хотя за это и надо дополнительно платить), чем тратить часы собственного времени, осваивая совершенно новую специальность (имиджмейкера, фотографа, PR-щика, прораба и т.д.). Да, не все руководители готовы услышать, что вы не будете это делать. Но найдите другую форму – аргументируйте, почему выполнение того или иного поручения с привлечением сторонних специалистов – лучший выбор в данной ситуации, и позвольте вашему начальнику принять собственное решение.

Помните про правила системы кайзден – нельзя загружать сотрудника на 100% его возможностей. Обязательно применяйте это правило в отношении себя, когда планируете свое время.

Что такое трудоголизм и надо ли побеждать его в себе?

Трудоголизм был впервые назван болезнью психоаналитиком Шандором Ференци[3] в 1919 году. Он заметил, что некоторые из его пациентов заболевали под конец рабочей недели, а потом резко выздоравливали в понедельник утром.

Вот некоторые из признаков трудоголизма:

  • После работы трудно переключиться на другую деятельность, человек испытывает неудовлетворенность и раздражение.
  • Энергичность, уверенность и самодостаточность трудоголик чувствует только на работе.
  • Трудоголику страшно остаться без работы.
  • Цели трудоголика обычно слишком большие, а требования к себе – завышенные.
  • Трудоголик не мыслит себя в отрыве от своего коллектива, ему удобнее говорить «мы», а не «я», он считает свои достижения общими.
  • Близкие люди отходят на второй план и раздражают.
  • Становится не интересным все, что не относится к работе – рассказы друзей, фильмы, книги и т.д.
  • Характерны слова: «все», «всегда», «я должен».
  • Отдых кажется бесполезной тратой времени, ленью, трудоголик всячески стремится этого избежать.
  • Неудача на работе воспринимается как катастрофа.

Как становятся трудоголиками? Оказывается, есть четыре стадии перехода от легкой форме трудоголизма к тяжелой:

  1. Человек задерживается на работе, думает о ней на досуге, личная жизнь отходит у него  на второй план.
  2. Работа становится страстью. Личная жизнь полностью подчиняется работе. Человека преследует хроническая усталость, нарушается сон.
  3. Хроническая стадия. Трудоголик добровольно берет на себя все больше и больше обязанностей, становится перфекционистом, но успеть все у него не получается.
  4. Человек становится больным физически и психологически. Его работоспособность снижается.

Само по себе желание сделать карьеру, заработать много денег и заслужить уважение руководителя – похвально. Однако не стоит жертвовать ради этого всей остальной жизнью – возможностью завести семью, детей, общаться с друзьями, заниматься спортом… и иногда высыпаться. Хотя некоторые люди утверждают, что ради достижения определенного жизненного уровня можно в молодости и «потерпеть», зато потом наслаждаться плодами своих трудов. Выбирать в любом случае предстоит лично вам.

Практика показывает, что многие успешные люди достигли своих целей, не будучи при этом трудоголиками. Так что если вы заметили в себе какие-либо из признаков трудоголизма, самое время принять решительные меры – взять билет в театр, навестить друзей, выспаться, просто полежать на диване в выходные и несколько часов подряд ничего не делать. Как правило, это дает мощный заряд бодрости и силы для работы.

Почему необходимо спать по 8 часов в день?

Известная итальянская актриса Софи Лорен считает, что секрет ее красоты – это ежедневный сон по 8-9 часов в сутки. Большинство современных офисных работников недосыпают. Мы неправильно считаем время, забывая о том, что каждый день требуется сделать множество маленьких дел, вроде бы не приносящих особой пользы, но которые нельзя отменить. Мало кто из нас живет в шаговой доступности от работы. А на чем проще всего сэкономить драгоценное время? На сне! Многие люди жалуются на то, что рано утром им сложно проснуться. Однако если бы им удалось лечь спать пораньше, то и утреннее вставание было бы более легким. Но тогда бы они не успели… (закончите это предложение самостоятельно). И так – изо дня в день.

Американский фонд сна (American Sleep Foundation) сообщает, что именно недостаток сна в настоящее время является убийцей номер один в западном мире. Подсчитано, что 1/3 часть населения земного шара страдает от бессонницы в течение своей жизни, еще 1/3 – хронически недосыпает. Если вам интересно, найдите фильм компании National Geographic «Устал до смерти», и вы увидите шокирующие кадры о том, как недосыпание изменяет состав крови, влияет на то, что мы выбираем себе на обед и приводит к очень неприятному явлению, называемому «микросон», когда человек на доли секунды (иногда даже на несколько минут) засыпает, этого даже не замечая.

Какие симптомы ощущает человек при недосыпании?

  • Невнимательность.
  • Проблемы с координацией движений.
  • Более частое возникновение ошибок даже в самых простых действиях.
  • Плохое самочувствие.

Если по каким-то причинам вы не можете спать рекомендуемое врачами время в течение рабочей недели – отсыпайтесь по выходным! Это только кажется, что «ничего» не будет, если всего лишь «часик» посидеть вечером за компьютером. Утром этот недостающий час может оказаться причиной совершения досадной ошибки, которой можно было бы избежать, если бы у вас была бы более «свежая» голова. Позаботьтесь о себе, о своей привлекательности и красоте. Научитесь заранее планировать время и свои возможности. Гораздо лучше и честнее сразу сказать, что что-то невозможно сделать в нереальные сроки, чем потом подвести руководителя или сотрудников, потому что вы не успели. Да, этот подход может вызвать недовольство, но оно будет гораздо больше, если вы действительно кого-то подведете из лучших побуждений.


[1] Кайдзен, кайдзэн – японская философия или практика, которая фокусируется на непрерывном совершенствовании процессов производства, разработки, вспомогательных бизнес-процессов и управления, а также всех аспектов жизни. «Кайдзен» в бизнесе – постоянное улучшение, начиная с производства и заканчивая высшим руководством, от директора до рядового рабочего. Улучшая стандартизованные действия и процессы, цель кайдзен – производство без потерь. Впервые философия кайдзен была применена в ряде японских компаний (включая Toyota) в период восстановления после Второй мировой войны, и с тех пор распространилась по всему миру. Термин «кайдзен» стал широко известен благодаря одноимённой книге Масааки Имаи (1986, Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success).

[2] Крис Морран (его называют «идолом лени») написал руководство о том, как меньше работать в офисе.

[3] Ша́ндор Фе́ренци (1873–1933, Будапешт) – венгерский психоаналитик, один из наиболее заметных единомышленников З. Фрейда в 1908–24 гг., основатель Венгерского психоаналитического общества (1913), создатель учения об интроекции (1909).



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль