Как понять, что важно в работе?

56

Вопрос

Как научиться понимать, что на самом деле важно в моей работе? Как разобраться в том, какие мои действия на самом деле дают максимальную отдачу при небольшом усилии, а какие почти не приносят результата?

Ответ

Когда жизнь входит в «наезженную колею», мы порой перестаем замечать то, что находится за пределами нашего внимания. Нам начинает казаться, что ничего нельзя, да и не нужно менять. Однако это не всегда так. Повысить эффективность работы можно только если поменять какие-то (часто незначительные) вещи, которые мы привыкли делать определенным образом, на другие, более эффективные.

Что такое закон Парето?

Закон или принцип Парето, он же принцип 20/80, основан на работах экономиста и социолога Вильфредо Парето. Этот закон формулируется так: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – лишь 20% результата». Присмотритесь к своему гардеробу. Наверняка у вас есть любимая одежда, которую вы «затаскали до дыр»? И есть одежда, которую надевали в лучшем случае 1-2 раза, а  также некоторые вещи, которые вы используете время от времени? Это тоже следствие закона Парето. 80% времени мы носим… всего лишь 20% своих вещей.

Не следует относиться к этому правилу как к догме. Иногда распределение бывает другим: 30/70 или даже 40/60. Однако и забывать про закон Парето не стоит, лучше научиться его правильно использовать.

Если применить принцип 80/20 к ежедневной работе, то оказывается, что только 20% работы дает 80% результата. Однако это не означает, что можно не делать оставшиеся 80% работы. Но если грамотно расставить приоритеты и выстроить правильный порядок, в котором будут выполняться дела, это поможет как сэкономить время, так и избежать различных неприятностей.

Есть еще один полезный закон – правило Мерфи: «Если неприятность может случиться – она обязательно произойдет». Если у вас нет времени – велика вероятность того, что вам поручат еще одно срочное и важное дело. Вот почему самые «горящие» дела желательно выполнять в первую очередь (еще лучше, если вы привыкнете делать это заранее, не допуская авралов).

Как правило, людям бывает сложно заставить себя сделать важное дело, особенно если оно сложное, неприятное, новое и т.д. В таких ситуациях человек старается его отложить на потом, при этом рискуя, что «потом» кроме этого дела появятся еще и другие. Здесь может помочь так называемый «метод лягушки». Приучите себя делать неприятные и сложные дела… в первую очередь,  как если бы вам пришлось съесть живую лягушку.

Можно целый день ходить вокруг нее, а можно сразу проглотить (естественно, не стоит буквально понимать название этого метода – лягушек в нашей культуре есть живьем не принято).

Когда вы откладываете дело на потом (это называется красивым словом «прокрастинация»), вы напрасно расходуете свою энергию, так как постоянно думаете о том, что не сделали серьезное дело. Речь идет о тех случаях, когда мы ленимся, а не когда откладывание связано с производственной необходимостью (т.е. вы в это время выполняете другие более важные и срочные дела). В голове постоянно звенит «звоночек», напоминая, что вас еще ждет очень сложное и часто неприятное задание. Таким образом мы все больше и больше устаем, злимся, испытываем различные непродуктивные эмоции… вместо того, чтобы взять и сделать дело, а потом расслабиться, занявшись чем-то простым и приятным (это – более правильная и эффективная стратегия).

Вы можете  задать вопрос: что будет, если вы сделаете сложное дело и устанете?

Да, это вполне может произойти. Но гораздо хуже, если вы начнете выполнять непростое дело в конце рабочего дня, тогда вы точно будете уже уставшей. Возможно, вам понадобится помощь коллег, а их может уже не оказаться на рабочем месте. Просто приучите себя к определенной дисциплине – если надо сделать дело, не стоит долго раскачиваться и собираться, нужно просто взять и сделать.

Как применить закон Парето в работе?

Легко говорить о том, что надо самые срочные и важные дела делать в первую очередь, но КАК их выделить из общей массы всех дел?

Прежде всего, ориентируйтесь на своего руководителя. У вас может быть собственное мнение по тому или иному вопросу, но мнение начальника всегда имеет больший вес, ведь именно он решает, будете ли вы дальше работать в этой должности и какую зарплату или премию вы получите. Если вы понимаете, что начальник очевидно не прав, вы можете попробовать тактично донести до него альтернативную точку зрения (желательно – грамотно аргументированную). Возможно, ваш шеф спустя какое-то время изменит свои взгляды на означенную  проблему.

Чтобы ваша интуиция оставалась на высоте, обязательно анализируйте, с чем может быть связана срочность и важность каждого задания:

  • срочность определяется тем, сколько времени осталось с текущего момента до «дедлайна», т.е. срока окончательной сдачи работы;
  • важность определяется теми последствиями (как положительными, так и отрицательными), которые могут произойти, если не сделать дело вовремя.

Порой сотрудники преувеличивают либо срочность, либо важность, либо и то и другое относительно своего задания. Задавайте им вопросы, которые помогут вам понять, как обстоят дела на самом деле:

  • «С чем связана такая срочность?»;
  •  «Это действительно надо сделать именно к этому сроку?»;
  • «Что случится, если это будет сделано позже?»;
  • «Чем мы рискуем?» и  т.д.

Задавайте не шаблонные вопросы (т.к. они могут привести к обидам и вызвать раздражение у других людей), показывайте свою заинтересованность в конечном результате и желание выполнить работу наилучшим образом. Приучайте сотрудников к тому, что вы проверяете их слова. Постепенно люди привыкнут сообщать вам более правдивую и верную информацию (к сожалению, многие сотрудники считают, что небольшая ложь «во спасение» – это отличный рабочий прием).

Составляйте (желательно – каждый день) списки дел. Анализируйте их по срочности и важности. Расставляйте приоритеты (в каком порядке вы планируете выполнять на следующий день эти дела). Первыми надо выполнять самые важные и срочные дела. Если поручение исходит от самого руководителя, то это придает ему дополнительную важность.

Обратите внимание!

Личные поручения руководителя – принести чашку кофе, заказать билеты на самолет или выполнить какое-нибудь задание, не имеющее отношения к работе, но крайне важное для руководителя, – обычно имеют очень высокий приоритет. Если у вас есть возможность, выполняйте их в первую очередь. Если вы по какой-то причине не можете заняться этими поручениями прямо сейчас – найдите себе замену или согласуйте с руководителем перенос сроков выполнения задания (например, вы подыскиваете путевку для детей руководителя в течение дня или вечером, а не прямо сейчас).

Всегда учитывайте третий параметр – сколько времени займет то или иное дело. При этом рассчитывайте не только идеальное время: всегда имейте в запасе «план Б», так как задание может занять больше времени, чем предполагалось.

Короткие дела, которые занимают не более 2-5 минут, лучше делать сразу (если позволяют обстоятельства): выполняя их в первую очередь, вы не будете заставлять других людей ждать. В то же время короткие дела как раз и входят в те 80% дел, которые по закону Парето дают только 20% результата, и если подобных дел слишком много, то в сумме они занимают слишком много времени. Учитывайте и этот момент!

Как проанализировать свою работу по закону Парето?

Итак, вы хотите проанализировать с точки зрения закона Парето вашу работу. Вот короткий алгоритм, который необходимо выполнить:

  1. Составляем список всех дел.
  2. Расставляем приоритеты.
  3. Проводим хронометраж рабочего дня (записываем все, что делали, и сколько времени это заняло).
  4. Анализируем в конце дня результативность и то, насколько удалось выполнить план.
  5. Делаем выводы, как улучшить работу.

Самое сложное в этом алгоритме – это даже не выполнить составленный заранее план (что не всегда не удается, поскольку жизнь вносит в него разнообразные коррективы), а выделить то, что было сделано САМОГО ВАЖНОГО в течение рабочего дня.

Для этого вы можете применить принцип ABC-анализа:

  • (А) Самые важные дела – те дела, за невыполнение которых вовремя вам грозят неприятности.

К этим делам относятся примерно 20% всех дел: совещания, срочные задания руководителя, ответы на некоторые наиболее значимые письма, подготовка важных документов и т.д.

  • (В) Менее важные дела – текучка, рутина.

К этому типу дел можно причислить около 30% всех дел – ответы на письма, прием посетителей, работа с документами и т.д.

  • (С) Неважные дела – этот тип составляет примерно 50% всех дел. Их отличительный признак – отсутствие незамедлительных серьезных последствий в случае невыполнения.

Примеры таких дел: наведение порядка на рабочем столе и в компьютере, перекуры и перекусы, разговоры с другими сотрудниками на нерабочие темы, решение мелких проблем и т.д.

Типичная ошибка!

Многие люди впадают в крайности и либо не учитывают менее важные дела (в этом случае все дела у них имеют приоритет «важно и срочно»), либо, наоборот, слишком детально записывают  абсолютно все, устают от хронометража и бросают анализ до того, как будут сделаны серьезные выводы о том, как улучшить свою работу.

Если в магазине товаровед может легко сказать, какие 20% товаров приносят магазину 80% прибыли (это без труда можно наблюдать по итогам продаж), то специфика работы секретаря, офис-менеджера и помощника руководителя состоит в том, что результаты их деятельности не всегда можно измерить. В каких единицах вы будете измерять отношения с другими сотрудниками? Очень важно, внедряя ту или иную методику, видеть картину целиком.

Елизавета, помощник руководителя, столкнулась с непростой ситуацией:  руководитель поручил ей собрать 20 сотрудников на совещание через 10 минут. Елизавета попросила помощи еще у нескольких сотрудников, и сообща они быстро оповестили нужных людей о внеплановом совещании.

Как показывает практика, работа команды дает больше результатов, чем работа отдельных, пусть даже очень талантливых и способных исполнителей. Совершенствуйте свою работу, упрощайте ее, систематизируйте, создавайте чек-листы и т.д., но в то же время используйте и потенциал группы – просите помощи, налаживайте отношения с другими сотрудниками внутри коллектива. Только сумма разных действий может дать нужный результат – повышение эффективности общей работы.

Следствия закона Парето

Закон Парето основывался на наблюдениях за распределением доходов в итальянских семьях. Позже были установлены аналогичные соотношения в употреблении слов в различных языках, в использовании компьютерных команд и во многих других областях человеческой деятельности. Вот несколько следствий из закона Парето, которые нужно запомнить и обязательно учитывать:

  • Значимых факторов немного, а факторов тривиальных множество – только единичные действия приводят к важным результатам. Это означает, что не всегда можно заранее предсказать, на каких 20% усилий следует сосредоточиться, чтобы как можно быстрее получить 80% результата. Однако если вы регулярно делаете одну и ту же работу, то вы можете на основе собственного опыта выделить значимые факторы. Порой люди руководствуются моделью: «2 пишем, 3 в уме», т.е. знают больше, чем способны рассказать новому сотруднику.

Даже такое банальное дело, как приготовление чая для руководителя, может иметь сотни разных нюансов: какой сорт чая использовать, какую чашку взять, какая температура воды нравится начальнику, сколько насыпать чая (если он – рассыпной), как положить салфетку и т.д. Не заставляйте других людей думать!!! Они могут неправильно решить банальную для вас задачу, а вы в итоге будете виноваты.

Составляйте инструкции для тех действий, которые будут выполнять другие сотрудники в случае вашего отсутствия. Инструкции должны быть понятными и однозначными. Можете использовать фотографии, видео и другие возможности, которые дает современная техника. Второстепенные задачи по мере возрастания вашей загруженности делегируйте другим сотрудникам, это даст вам возможности для профессионального роста.

  • Большая часть усилий не дает желаемых результатов. К сожалению, приложив 20% усилий, которые дают 80% результата, вы все равно не получаете 100% результата – останется так называемая «текучка», которая по закону Паркинсона займет все ваше время целиком. Однако в большинстве случаев можно упростить стандартные процедуры, например, не тратить время на сочинение ответа там, где можно применить шаблон письма, приучить сотрудников к определенным действиям, которые они должны ежедневно выполнять самостоятельно без вашего напоминания, и т.д.
  • То, что мы видим, не всегда соответствует действительности – всегда имеются скрытые факторы. В реальной работе помощника руководителя важно буквально все – начиная от внешнего вида и заканчивая грамотностью. Именно поэтому так сложно бывает найти себе замену даже на время отпуска. Закладывайте некоторый резерв времени, денег, материалов и т.д. на случай, если что-то пойдет не так. Помните о законе Мерфи: «Если неприятность может случиться – она обязательно произойдет». Сложность этого последствия закона Парето в том, что  не всегда возможно заранее узнать о скрытых факторах до того, как они начали действовать.

Вы хотите получить повышение по службе? Внезапно вы узнаете, что на открывающуюся вакансию претендуют и другие сотрудники. У конкурентов дела идут лучше? Попробуйте узнать, в чем секрет их успеха. Скрытые факторы можно заранее предсказать, если предварительно изучить аналогичные кейсы. Пользуйтесь Интернетом.

Например, если ваш руководитель планирует остановиться в новой гостинице, где он раньше не останавливался, обязательно изучите отзывы об этом месте, и вы сможете выявить ряд скрытых факторов еще до того, как ваш начальник сам с ними столкнется, и предупредить его об этом заранее (например, о наличии тараканов, отсутствии парковки, шуме в номере по ночам и т.д.). Иногда это позволяет избежать возникновения проблем, в других случаях – снимет с вас ответственность за наступившие не по вашей вине последствия. Или другой пример: часто, когда люди делятся своими историями успеха, они умалчивают о разных деталях, которые играли серьезную роль в достижении этого результата, причем, это происходит неумышленно – просто детали кажутся рассказчику незначимыми. Этот факт всегда надо учитывать.

  • То, что мы рассчитываем получить в результате, как правило, отличается от того, что мы получаем (всегда действуют скрытые силы). В одном замечательном детском стихотворении есть строчка: «За время пути собака могла подрасти» (С.Я. Маршак). Руководитель может обрисовывать желаемый результат туманно, крупными мазками. Работа помощника руководителя – сделать этот образ как можно более детальным и конкретным, и до того, как он будет реализован, уточнить у руководителя, действительно ли именно такой результат он себе представлял. Здесь нередко приходится идти на компромисс – находить промежуточные варианты. Изначальная стоимость, заложенная в проекте, в большинстве случаев подрастает (как собака из стихотворения), поэтому желательно закладывать некоторую сумму на непредвиденные обстоятельства.

Не всегда то, что мы в результате получили, хуже, чем то, что изначально было задумано: наоборот, оно может быть даже лучше и дешевле. Ваша работа заключается в том, чтобы правильно собрать и преподнести необходимую информацию, исключив избыточную. Важно вовремя получать от сотрудников обратную связь, т.к. в длинных проектах корректирующие действия приходится производить довольно часто. Гораздо проще поправить ошибку на начальном этапе, чем на последующих, когда сделать что-либо уже нельзя.

  • Слишком сложно и утомительно разбираться в том, что происходит, а часто это и не нужно – необходимо лишь знать, работает ваша идея или нет, и изменять ее так, чтобы она заработала, а затем поддерживать ситуацию до тех пор, пока идея не перестанет работать. Проблема, с которой неизбежно сталкиваются руководители и другие сотрудники, – это избыточный контроль.

Если вы поручили задачу профессионалу и уверены, что он с ней справится (т.к. до этого успешно работал с подобными задачами), то не стойте у него над душой, контролируйте минимально. Наоборот, если исполнитель неопытный и вы не уверены в том, что он справится – контроль должен быть максимальным, т.к. в случае ошибки ее необходимо будет своевременно исправить. Очень наглядна ситуация с морковкой. Если вы посадите морковку и будете постоянно ее выкапывать, чтобы посмотреть, как она растет, то это гарантирует вам отсутствие урожая осенью (морковке для успешного роста нужен покой).

  • Большинство удачных событий обусловлено действием небольшого числа высокопроизводительных сил; большинство неприятностей связано с действием небольшого числа высокодеструктивных сил. Сотрудники в компании тоже делятся по принципу 20/80. Обычно 20% сотрудников приносят организации 80% прибыли, и, наоборот, 20% сотрудников являются причиной 80% возникающих проблем. Что с этим делать? Правильно подбирать кадры. Однако если по каким-то причинам (родственным, симпатия руководителя и т.д.) сотрудника, часто вызывающего проблемы, уволить нельзя, то необходимо хотя бы минимизировать ущерб от его действий. Закон Парето, как вы видите,  действует в очень разных областях. Однако этот закон не означает, что можно уволить 80% низкопроизводительных сотрудников (в большинстве случаев это невозможно). Учитывайте не только внутренние силы, но и внешние.

Например, форс-мажор в большинстве ситуаций приводит к тому, что работа организации сильно меняется. Отдельный человек не в состоянии повлиять на макроэкономические и другие факторы: в этом случае надо сосредоточиться только на том, на что мы можем воздействовать.

  • Большая часть действий, групповых или индивидуальных, представляет собой пустую трату времени. Они не приносят почти никакого результата для достижения желаемой цели. К сожалению, совсем избавиться от «воров времени» не получится.

Если вы перестанете, например, чистить зубы – это может плохо сказаться на имидже. А если прекратите тратить время на «пустую болтовню» с сотрудниками, то потеряете доступ к важной информации. Просто находите окна в своем расписании, чередуя важные и срочные дела с менее важными и несрочными. Если вы не можете сейчас выделить время на «пустые» разговоры с сотрудниками – сделайте это потом.

Следует избегать совсем бессмысленной работы вроде перекладывания бумажек. Вместо этого разработайте систему хранения документов (и других вещей) и придерживайтесь ее.

Проведите хронометраж своего рабочего дня. Выделите, какие 2-3 дела в течение дня были наиболее важными. Почему? Сколько времени они заняли? Мешало ли что-либо (внутренние или внешние причины) немедленному выполнению именно этих дел? Составьте план на завтра, найдите 2-3 самых важных дела, запланируйте их на самое раннее время (насколько это возможно). Совершенствуйте свою интуицию, которая поможет вам в будущем безошибочно пользоваться правилом 20/80. 

Закон Парето похож на правило рычага – с помощью небольших усилий получается очень значительный результат. Однако специфика работы секретаря и помощника руководителя накладывает на его действие определенные ограничения. Желаем вам успехов в работе!


ABC-анализ – метод, позволяющий классифицировать ресурсы фирмы по степени их важности. Этот анализ является одним из методов рационализации и может применяться в сфере деятельности любого предприятия. В его основе лежит принцип Парето.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль