Какие средства ECM может включать СЭД?

3

Вопрос

Какие средства ECM может включать СЭД, помимо модулей автоматизации работы канцелярии?

Ответ

Традиционно СЭД автоматизирует работу канцелярии в области регистрации документов, отправки поручений, контроля местонахождения, а также некоторые другие процессы, так или иначе связанные с самим документом. Когда речь идет о взаимодействии с внешними заказчиками, именно документ (в том или ином виде) является отправной точкой для старта определенных внутренних процедур в компании. Такая же схема работы зачастую проецируется и на внутренние процессы: пока нет документа, процесс не запускается. Системы класса ECM предполагают взаимодействие сотрудников (прежде всего внутри компании) и без привязки к документу, а в каких-то случаях ECM-система сама создает эти документы в рамках тех или иных процедур, принятых в компании (в соответствии с шаблонами).

Механизмы управления потоками работ (workflow), стандартные для систем класса ECM, позволяют создавать задачи и поручения без наличия в них вложенного документа (например, при устном распоряжении руководителя), выбирать шаблоны движения поручений (маршруты), дают возможность настраивать условия выполнения поручений таким образом, чтобы исключить их выполнение без результирующего документа (например, когда исполнителю необходимо подготовить какие-то материалы для отправки заказчику). Делопроизводитель в таком случае выступает лишь как посредник между руководителем и исполнителем, отвечая лишь за регистрацию результирующего документа.


Читайте о выборе системы электронного документооборота, чтобы не совершать ошибок.


Несомненный плюс систем класса ECM – наличие инструментов для ускорения подготовки к совещанию (зачастую эта миссия ложится на секретарей или помощников руководителей), когда можно в автоматическом режиме не только сформировать протокол совещания и указать участников, но и согласовать их присутствие, а также ознакомить с повесткой. По итогам совещания можно выдать поручения по принятым решениям, отследить их выполнение и зафиксировать итоги.

Еще одно из удобств ECM – возможность совместной работы над документами за счет создания и хранения версий документов, а также назначения прав. Предлагаемые на рынке решения позволяют создавать версии документов в разном формате. В процессе согласования это дает возможность участникам и ознакомиться с «живым» документом (версия скан-образа входящего документа), и вести совместную работу над рецензированием его распознанной версии.

Это одни из многих примеров расширения традиционных сценариев использования СЭД. Концепция ECM предлагает настолько многообразные варианты применения внутри компании, что примеры можно приводить и приводить.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.16%
  • Делопроизводство 15.45%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.57%
  • Имидж секретаря 10.57%
  • Деловой этикет 10.98%
  • Карьерный рост 7.72%
  • Документооборот 17.07%
  • Электронный документооборот 15.45%
  • Архивное дело 83.33%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль