Как вести переписку на английском языке по организации встреч?

938

Вопрос

В мои обязанности входит организация встреч и деловых переговоров. Как вести переписку на английском языке с зарубежными партнерами по организации встреч и переговоров?

Ответ

В  настоящее время большая часть переписки ведется по электронной почте. Однако в особо серьезных случаях и на очень высоком уровне до сих пор используют традиционную почту. При этом первые контакты могут быть установлены с использованием традиционной почты, а в дальнейшем переписка может перейти в электронную форму. В сообщении электронной почты, помимо самого сообщения, может содержаться файл (как правило, в PDF-формате)  с электронным образом письма.

Письмо-предложение о встрече (Letter requesting appointment)

Письмо-предложение о встрече отправляется с целью проинформировать получателя о том, что некоторое должностное лицо имеет намерение и возможность встретиться и обсудить возникшие вопросы или планы. В большинстве случаев основная часть (т.н. «тело письма») состоит из трех частей:

  1. Введение, в котором сообщается причина написания письма.
  2. Основная информация письма.
  3. Заключение, содержащее предполагаемые/ожидаемые действия/информацию.

Вторую и третью части иногда совмещают.


Читайте подробнее о ведении деловой переписки по этой ссылке.


Введение письма-предложения о встрече может:

  • содержать ссылку на инициирующее событие для данного письма: письмо, телефонный звонок, сообщение электронной почты, предварительную договоренность (скажем, на выставке) и т.п.
  • быть первичным, инициирующим встречу и содержащим причину, по которой сотруднику вашей компании нужно встретиться с представителем компании-получателя. Такие письма могут быть адресованы как тем компаниям, с которыми уже существуют какие-либо взаимоотношения, так и тем, с которыми нужно установить контакты.

В первом случае во введении могут использоваться следующие фразы:

Английский вариант

Русский вариант

Thank you for your letter dated 5 May

asking if we could arrange a demonstration of our products

Благодарим Вас за письмо  от 5 мая, в котором Вы интересуетесь возможностью организовать показ образцов наших товаров

Thank you for your letter of 5 May

enquiring about the opportunity to arrange a meeting with our representative

Благодарим Вас за письмо  от 5 мая, в котором Вы интересуетесь возможностью организовать встречу с представителем нашей компании

We have received your letter of 5 May

concerning/regarding the difficulties you are having with the goods we supplied earlier this year

Мы получили Ваше письмо от 5 мая, в котором Вы указываете на проблемы с товарами, поставленными нами ранее в этом году

I was very pleased to receive you letter of 5 May enclosing a brochure that gives important details of your services

Мне было очень приятно получить от Вас письмо от 5 мая и приложенную к нему брошюру, содержащую важные детали предоставляемых Вами услуг

Thank you for your invitation/proposal made

at the 19th Annual Administrative Professionals Conference (concerning/regarding…)

Благодарим Вас за Ваше приглашение /предложение, сделанное на 19-й Ежегодной конференции административных профессионалов (в отношении/по поводу…)

Если нужно инициировать встречу, не имея предварительных договоренностей в виде устных соглашений, писем или сообщений, можно использовать следующие варианты вступительной части: 

Английский вариант

Русский вариант

I am (We are) writing in connection with forthcoming visit of our Commercial Manager to you country/city

Я обращаюсь (мы обращаемся) к Вам в связи с предстоящим визитом в Вашу страну/Ваш город коммерческого директора нашей компании.

(«We» используется при обращении от имени компании/подразделения, «I»  - при обращении от собственного лица)

I am (We are) writing to enquire about the opportunity to arrange a visit of our representative to you company

Я обращаюсь (мы обращаемся) к Вам с целью узнать о возможности организовать посещение Вашей компании нашим представителем

We are interested in the new range of Intcomponent products and we would like to know if we could meet and discuss various matters of mutual interest

Мы заинтересовались новой продукцией компании Intcomponent, и нам бы хотелось узнать, можем ли мы встретиться и обсудить взаимно интересующие нас вопросы

I am now planning my forthcoming visit to your country and I would be pleased if we could meet and discuss the new range of Intcomponent products

Сейчас я занимаюсь планированием моего предстоящего визита в Вашу страну, и я был бы рад, если бы мы могли встретиться и обсудить новую продукцию компании Intcomponent

We would very much appreciate being able to meet you to discuss how our company may assist you in generating positive, high-profile publicity in the Kaluga/Russia/Far-Eastern region marketplace

Я был бы очень признателен, если бы имел возможность встретиться с Вами, чтобы обсудить возможности нашей компании в предоставлении Вам услуг по организации положительной, высокопрофессиональной рекламы на рынке Калуги/России/Дальневосточного региона

We would very much appreciate being able to meet you to demonstrate our new product/ the new range of Intcomponent products

Мы были бы очень признательны, если бы Вы предоставили нам возможность встретиться с Вами и продемонстрировать наш новый продукт/новый ассортимент товаров компании Intcomponent

I would be very pleased if we could have dinner together and discuss…

Мне было бы очень приятно, если бы мы могли пообедать вместе и обсудить…

I would be very pleased if I could demonstrate our new product…

Я был бы очень признателен, если бы имел возможность продемонстрировать наш новый товар…

Заключительные фразы могут содержать информацию как общего характера, то есть формальные фразы типа «Если нужна дополнительная информация, пожалуйста, обращайтесь…», так и более конкретного, то есть могут уточнять, что и когда будет или должно быть сделано, например: «Наш сотрудник свяжется с Вами для уточнения деталей». Для завершения письма можно использовать следующие варианты:

Английский вариант

Русский вариант

I look forward to receiving your reply

Жду с нетерпением Вашего ответа

Looking forward to you reply

Жду с нетерпением Вашего ответа

We look forward to the opportunity of meeting you (again)

Ждем с нетерпением возможности встретиться с Вами (снова)

I look forward to hearing from you

Жду с нетерпением новостей от Вас

Looking forward to meeting you (and your colleagues)

Жду (Ждем) с нетерпением встречи с Вами (и Вашими коллегами)

We look forward to seeing you

Ждем с нетерпением встречи с Вами

I look forward to hearing that you can accept our invitation

Ждем с нетерпением Вашего согласия принять наше приглашение

We (do)* hope to hear from you soon

Очень надеемся на Ваш скорый ответ

We hope to see you soon

Надеемся на скорую встречу с Вами

Please feel free to contact me if you have any (further) questions

Пожалуйста, не стесняйтесь обратиться ко мне, если у Вас возникнут те или иные вопросы ( в дальнейшем)

(Meanwhile) Please do not hesitate to contact me if you need any (further) information (about …)

(А пока) не стесняйтесь обращаться ко мне, если Вам нужна (дополнительная) информация (о…)

Please let me know if I may provide you with any information

Пожалуйста, сообщите мне, если я могу предоставить Вам какую-либо дополнительную информацию

My personal assistant Mr Foskin will call you within the next few days to confirm this appointment

Мой личный помощник г-н Фоскин позвонит Вам в ближайшие дни, чтобы подтвердить эту встречу

Our manager Mr Blonton will e-mail you within the next few days to arrange an alternative appointment

Наш менеджер г-н Блонтон напишет Вам по электронной почте в ближайшие дни, чтобы согласовать новую встречу


Читайте подробнее о деловой переписке по этой ссылке.


Нужно отметить, что большинство фраз вводной и заключительной частей письма, приведенные нами выше, могут использоваться не только в письмах, инициирующих встречу, но и во многих других.

В основной части письма сообщается кто, почему, когда и где хотел бы провести встречу, например:

Английский вариант

Русский вариант

As I shall be in Moscow in the end of next month and I have new proposal to discuss, I wonder if it will be convenient to meet you on Wednesday 29 August

Поскольку я буду в Москве в конце следующего месяца и у меня есть новое предложение, которое нужно обсудить, я хотел бы узнать, есть ли возможность встретиться с Вами 29 августа

Рассмотрим пример письма-предложения о деловой встрече,  в котором предлагается возможность переговоров и способ согласования даты и времени встречи с помощью телефонного звонка секретаря.

Обратите внимание, что письмо имеет полную блочную структуру с открытой пунктуацией: все элементы начинаются непосредственно от левого поля, между отдельными элементами пунктуация используется только в теле письма.

Пример письма-предложения о встрече

INTERIOR rUS

215 Leninsky Prospekt
Moscow 111333

Russian Federation

Tel:  +7 495 3776548 Fax:

7 June 2015

Re …

Mrs Erika Schultz

Purchasing Supervisor

INNENAUSSTATTUNG

15, Oeder Weg

Frankfurt-am-Main, Germany

Dear Mrs Schultz

VISIT IN AUGUST 2012

I should very much like to see you to discuss some matters of mutual interest.

As mentioned in my letter of 12 March, I am planning to be in Frankfurt am Main during 24-28 August 2015 for the Tendence Fair and would have great pleasure in demonstrating our new models to you. I wonder if it would be convenient to meet you on Friday 24 at 5 o'clock p.m. at your office.

I would appreciate it if your secretary calls me within the next few days to confirm this appointment or if necessary to propose an alternative arrangement.

I look forward to seeing you.

Yours sincerely

Anna Chuver

Anna Chuver

Development Manager

AC/AL

Напомним, что для официальной переписки с зарубежными партнерами в компаниях наряду с бланком письма на русском языке может быть разработан бланк письма на английском языке.

Приведем пример текста еще одного письма, в котором организация предлагает свои услуги представителя/дилера для компании-импортера, информация о которой была получена в ходе выставки:

Dear Sir or Madam

We recently attended the ExpoShow 2015 in Moscow and we were impressed by the high quality, attractive design and reasonable prices of your products. Having since seen your full catalogue, we convinced that there is a promising market for your products here in Russia.

If you are not already represented here we should be interested in partnership/acting as your sole agent.

As leading importer and distributor of more than 15 years’ standing in the consumer goods trade, we have a good knowledge or the Russian market. Through our sales organization we have good contacts with the leading retailers.

We handle several other agencies in non-competing lines and if our proposal  interests you we can supply references from manufacturers in Poland.

We firmly believe that our partnership would be of considerable benefit to both of us and we look forward to learning that you are interested in our proposal.

Mr Georgy Limov, our Purchasing Director, will be in Hungary during July and will be pleased to call on you if we hear from you positively.

Yours faithfully

Nikolay Dinin

Development Director

Поскольку более ранних контактов с компанией у адресата не было, в вводной части письма дается пояснение того, откуда получена информация о ней. Затем кратко делается представление компании - инициатора сообщения и описывается возможный вариант сотрудничества. В заключении выражается желание установить деловые контакты и сообщается информация о том, что представитель компании - директор по закупкам - будет находиться в стране компании-адресата в определенный период и имеет намерение встретиться.

Обратите внимание: в данном тексте (письма, сообщения электронной почты) используется обращение «Dear Sir or Madam»,  поскольку это письмо направлено на имя самой компании и имя должностного лица, которое его прочтет, неизвестно. Соответственно, вежливой заключительной фразой будет более формальное выражение «Yours faithfully». Если контакты (на выставке и т.п.) уже были установлены, естественно, следует обращаться к адресату-контактному лицу по имени, а в качестве заключительной фразы можно использовать «Yours sincerely».

Ответное письмо-подтверждение участия во встрече (Reply for letter requesting appointment)

После получения письма, инициирующего встречу, в случае согласия на встречу составляется ответное письмо, в котором могут уточняться даты, время, контакты, место встречи и т.п. Как и большинство других писем, такое письмо начинается с благодарности за предложение о встрече, а заканчиваться может выражением желания встретиться в скором времени и/или предложением обращаться за уточнением необходимых деталей встречи.

Пример письма-ответа на предложение о встрече

Didou & Co

15 Lesnaya street
Moscow 122395

Russian Federation

Tel:  +7 495 3776555 Fax: +7 495 3776559

7 June 2015

Re:  Your letter dated 11 May 2012

Mrs Mickele Sonnings

Manager

NML & Co

15, Hoogstraat

Gent, Belgium

Phone +3292233223

mickson@email.com

Dear Mrs Sonnings

Appointment with commercial director

Thank you for your letter from 11 May enquiring about the opportunity to arrange a meeting with our representative.

Miss Anita Slante, our Commercial Director, will be in Gent at the beginning of next month. She will telephone you as soon as she arrives to arrange a time for an appointment.

Please contact  me (rjones@didou.ru) if  there are some particular details  in your schedule so that we could arrange your meeting properly.

Miss Slante is very much looking forward to meeting you.

Yours sincerely

Ronn Jones

Ronn Jones

Secretary to the Commercial Director

RJ/RJ

Письмо–согласование, уточнение даты и времени  (Letter regarding time and dates

Ответ на письмо, инициирующее встречу, может быть представлен в форме «бумажного» письма или, что чаще бывает, сообщения, отправленного по электронной почте. В данном письме должны уточняться детали встречи: дата, время, место. В приведенном ниже примере такие детали предлагается уточнить по телефону или по электронной почте.

Пример электронного письма-согласования с уточнением организационных вопросов встречи

Inbox

To:

Mr Ronn Jones, didou co  <rjones@didou.ru>

From:

Mickele Sonnings, NML Co <mickson@email.com>

Subject:

Meeting  with Miss Slante

Attached:

Dear Mr Jones

Thank you for your letter of 7 June, concerning the forthcoming visit of Miss Slante.

I would be very pleased to meet her in our office on 3,4 or 5 July from 2 p.m. to 6 p.m. It would be better if you let me know at least about the date in advance.

I look forward to your reply.

Yours sincerely

Mickele Sonnings

Manager

NML & Co

Phone +3292233223

mickson@email.com

В данном виде письма для запроса некоторой дополнительной информации могут также использоваться и другие фразы, например:

Английский вариант

Русский вариант

I would be grateful if you could write me exactly where your office (factory, company, the restaurant we are meeting at) is located

Я был бы Вам благодарен, если бы Вы могли указать точное расположение Вашего офиса (завода, компании, ресторана, в котором мы встречаемся)

I would be grateful if, in your reply, you could write me how to get to your office

Я был бы Вам признателен, если Вы в Вашем ответе напишете мне, как добраться до Вашего офиса

I would be grateful if you could recommend a good hotel to me

Я был бы Вам благодарен, если бы Вы порекомендовали мне хороший отель

I would be grateful if you could tell me the distance from the airport to the city center

Я был бы Вам признателен, если бы Вы могли сообщить мне расстояние от аэропорта до центра города

Письмо-отказ от встречи (Letter declining invitation)

Вполне естественно, что могут произойти различные события, вследствие которых назначенная встреча может быть отменена.

Например, если в предложенное время у вас (вашего руководителя) уже запланированы важные мероприятия, командировка и т.п. или предложение о сотрудничестве с данной компанией в настоящий момент для вас не актуально.

В начале письма–отказа для того, чтобы смягчить неприятную ситуацию, следует поблагодарить за письмо-предложение о встрече, например: «Thank you for your letter of 5 May enquiring about the opportunity to arrange a meeting with our Purchasing Director».

В основной части нужно извиниться за отказ от встречи (например, «I am sorry to say that…», «Unfortunately…») и объяснить причину, например:

Английский вариант

Русский вариант

I will be unable to meet you at the time you said, 14 July at 14.00 as I shall be abroad at the time

Я не смогу встретиться с Вами в предложенное Вами время 14 июля в 14:00, поскольку буду находиться за границей

I will not be in Moscow until 14 July so I will be unable to meet you at the beginning of next month

Меня не будет в Москве до 14 июля, поэтому я не смогу встретиться с Вами в начале следующего месяца

We have got a service agreement for the next  two years. Аs your terms are very suitable we will keep your contacts in our contact base and we will contact you if we need a new agent

У нас уже есть соглашение об услугах на следующие два месяца. Поскольку предложенные Вами условия нам подходят, мы сохраним Ваши данные в нашей базе данных контактов и свяжемся с Вами, если нам потребуется новый представитель

В заключительной части, если отказ не категоричный, можно предложить различные альтернативные варианты времени, места и других условий встречи.

Английский вариант

Русский вариант

Our Export Manager Mr Sergey Ivanov can meet you at the time you said, 12 July at 11.00. I will forward all the necessary information to him

Наш менеджер по экспорту г-н Сергей Иванов может встретиться с Вами в указанное Вами время: 12 июля в 11:00. Я перенаправлю ему всю необходимую информацию

I am supposed to be back in the office on 16 July so we can meet any time after this date

Я должен вернуться  в офис из командировки 16 июля, соответственно, мы можем встретиться в любое время после 16 июля

Также следует поинтересоваться, насколько данные варианты удобны. Это можно сделать при помощи следующих фраз:

Английский вариант

Русский вариант

Could you please let me know if it is convenient for you?

Пожалуйста, сообщите мне, удобно/приемлемо ли это для Вас (т.е. подходит ли новое время, место, встреча с другим должностным лицом и т.п.)?

Could you please write me if we can make this arrangement?

Напишите, пожалуйста, сможем ли мы организовать встречу таким образом?

Could you please let me know if we can rearrange the appointment?

Пожалуйста, сообщите, можем ли мы перенести встречу?

Письмо-извинение за отмену встречи (Letter of apology for cancelling an appointment)

Предположим, что детали встречи согласованы и встреча уже назначена, однако бывает так, что встречу приходится отменять, скажем, из-за появления очень важных дел, необходимости выполнять обязанности другого лица и прочих непредвиденных обстоятельств.

В таких случаях сначала следует выразить сожаление в связи с отменой встречи, а затем дать краткое объяснение причины:

Английский вариант

Русский вариант

I am so sorry that I had to cancel our meeting at such short notice. As my secretary explained to you I am afraid an urgent matter came up which I had to deal with immediately

Мне очень жаль, что пришлось отменить нашу встречу за такое короткое время. Как Вам уже объяснил мой секретарь, боюсь, что у меня возникли очень срочные проблемы, требующие моего безотлагательного участия

I regret that I will be unable to keep our 10.30 a.m. appointment next Friday, March 6. Our front office has just announced a new policy canceling all employee travel for the next six months. Until this restriction is lifted, I will have to conduct all our business by telephone, fax, or e-mail. While I will miss our personal work sessions, please be assured that I will continue to service your account as effectively as I have in the past

Я сожалею, что не смогу сдержать свое обещание встретиться в 10:30 в следующую пятницу, 6 марта. Наше руководство объявило о новой политике, в соответствии с которой отменены все поездки сотрудников на ближайшие полгода. Пока это ограничение не будет снято, я буду вести наши дела по телефону, факсу или электронной почте. И хотя мне будет очень не хватать наших рабочих совещаний, уверяю Вас, что буду обслуживать Ваш счет так же эффективно, как и ранее

Письмо-благодарность и  обсуждение дальнейших действий  (Letter of thanks and subsequent actions)

На встречах, как правило, достигаются некоторые договоренности, которые впоследствии реализуются в рабочем порядке, а стиль общения после таких встреч и переговоров может стать менее формальным. Но в любом случае после встречи и переговоров следует поблагодарить за встречу, выслать обещанные материалы  (брошюры, каталоги, проекты договоров и т.п.), выразить желание активно сотрудничать в дальнейшем.

Пример письма-благодарности

Inbox

To:

Mrs Kirsten Knib, NML Co <kirstenknib@email.de>

From:

Katerina Sobina, didou co  <ksobina@email.ru>

Subject:

Meeting in Hamburg June 2015

Attached:

Brosure.docx

Dear Mrs Knib

It was a pleasure to have a lunch with you while I was in Hamburg. I think we had a very useful discussion and I am sure we can come to some worthwhile agreements.

I am enclosing a brochure that gives all the important details but if you would like any further information, please do not hesitate to contact me.

Thank you again for a very pleasant time. Please give my regards to Marina Warkl. I look forward to hearing from you soon.

Yours sincerely

Katerina Sobina

Manager

Didou & Co

Phone: +79269223322

ksobina@email.ru

Итак, мы рассмотрели наиболее типичные варианты ведения деловой переписки по организации личных встреч и переговоров. Помните, что такая переписка важна как на этапе установления контактов, так и в продолжении сотрудничества, поэтому она всегда должна быть оперативной и составлена грамотно и в вежливой форме.

 

Если вы пишете не письмо, а сообщение по электронной почте, то в предложенных вариантах текстов слово «letter» («письмо») следует заменить на «message» («сообщение»).

Вариант “I was (We were) very pleased” («Мне (нам) было очень приятно…») немного более эмоционально окрашен, чем “Thank you for…” («Благодарю Вас за…»), но при этом также достаточно формальный.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль