Как встретить иностранных гостей?

206

Вопрос

Как встретить иностранных гостей, если мешает языковый барьер, и слабое знание особенностей этикета их страны?

Ответ

Многие российские компании ведут дела с широким кругом партнеров, в т. ч иностранными фирмами. Привлечь и удержать клиентов, превратить их из разовых в постоянных заказчиков можно не только, предлагая выгодные условия сотрудничества, но и внимательным отношением. В данном случае многое зависит и от секретаря, который принимает партнеров в офисе, заказывает гостиницу, помогает сориентироваться в городе, организует деловые встречи, культурную программу, сувениры и др. Внимательное отношение подразумевает знание культурных традиций различных стран. Оно позволяет избежать многих предсказуемых недоразумений и ненужных трений.


Подробнее о деловом этикете мы написали в материале по ссылке.


Высококвалифицированный секретарь знает и учитывает особенности правил этикета деловых иностранных партнеров.

Каждый народ имеет свои обычаи, традиции, культуру, политическое и государственное устройство. Все это оказывает влияние на деловые отношения. Однако такт, предупредительность, сердечное отношение, улыбка – ценятся в любой стране.

Языковой барьер

На первом месте среди проблем в работе с иностранцами стоит языковой барьер. Руководитель должен быть уверен, что уже при первой встрече секретарь правильно поймет главную задачу клиента и обеспечит необходимые встречи с руководством компании. Именно поэтому при приеме на работу столь большое значение уделяется знанию иностранного языка. Кроме того, секретарь должен представлять, откуда и какого переводчика лучше пригласить, чтобы быть уверенным в его компетентности.

Секретарю полезно знать, что принято различать культуры, где произнесенные слова воспринимаются почти буквально, в них практически не содержится скрытого смысла. К ним относятся американская и немецкая культуры.

Так, например, в разговоре американца, руководителя Московского представительства фирмы, и москвички, секретаря, к анекдотической ситуации привело разное отношение к слову “дорогая”. Американец, отдавая распоряжение, сказал: “Ирина, дорогая, сделайте …”. Женщина восприняла это как комплимент: “А вот московский директор никогда не называет меня "дорогая”. Однако американец уточнил: “Так ты ему не дорогая. Это ты мне дорогая. Я тебе зарплату плачу”.

В других культурах (в частности, в русской, французской, японской) значение контекста очень велико, вплоть до того, что смысл сказанного может меняться на противоположный. При этом особое значение приобретают невербальные факторы общения.

Особенности международного этикета

Если партнеры приезжают в страну или в город специально для переговоров с вашей фирмой, их необходимо встретить в аэропорту и разместить в гостинице. Это “выражение почтения” призвано подготовить благоприятную почву для предстоящих деловых встреч. Секретарь должен узнать рейс и время прилета (своевременность вылета), обеспечить необходимый транспорт, заказать гостиницу.

Встречать приезжающих в аэропорту следует руководителю или кому-либо из его заместителей, все зависит от ранга прибывающих. По международному этикету здесь важно соблюсти приоритетность соответственно рангу гостей. Причем делегации из Азии и Ближнего Востока нельзя поручать встречать даме, так как в этих странах к женщинам относятся по-другому.

В ходе первой встречи в офисе можно предложить чай, кофе, прохладительные напитки. К ним можно добавить сливки, лимон, сахар, конфеты, печенье. Дорогих подарков и обильных угощений следует избегать.

В некоторых случаях, помимо переговоров в офисе, проводятся менее формальные встречи. Это может быть недорогой бизнес-ланч, дорогой прием в ресторане или, наконец, специальный прием в офисе. В связи с этим секретарь должен владеть проверенной информацией о том, где и каким образом лучше провести подобные мероприятия, обязательно учитывая особенности деловых иностранных партнеров.

Деловой разговор лучше начинать не с предмета обсуждения, а с чисто житейских проблем: погода, хобби, спорт, дети и т. д. Таким образом, подчеркивается, что для вас общечеловеческие ценности, если и не выше коммерческих интересов, то, по крайней мере, равны им. Можно обсудить также вопросы культуры, искусства.

Практически во всех странах во время бесед нужно остерегаться затрагивать вопросы вероисповедания, личные проблемы, связанные с положением на службе, доходов и расходов, обсуждение болезней, семейного положения, политических пристрастий.

Следите за пунктуальностью – это важно для немцев, англичан, бельгийцев, японцев. Будьте точны в организации встреч и переговоров, в своевременности выполнения своих обещаний, в ответах на письма, в выполнении контрактов. Не отличаются пунктуальностью французы, испанцы.

Представители стран Азии и Востока очень ценят внимание, оказываемое со стороны партнера. Поэтому специалисты рекомендуют поздравлять их с национальными праздниками, значимыми событиями в жизни фирмы и самих партнеров. Чтобы не забыть о них, секретарь должен внести необходимые даты в свои календарные планы.

Например, есть страны, где празднование Нового года не совпадает с 1 января, а отмечается в другое время. Это, в основном, мусульманские страны Ближнего и Среднего Востока, а также некоторые страны Южной и Юго-Восточной Азии. Новогодние поздравления в этих случаях направляются с учетом местной традиции. Для того чтобы узнать о национальных праздниках, можно воспользоваться энциклопедическими словарями, справочниками по странам, календарями государств-партнеров.

Советы по организации встречи

Предлагаем вам несколько советов по организации встречи с зарубежными партнерами:

  • прежде чем начинать сотрудничество, соберите по возможности, более полные данные о фирме, ее представителях, которые будут вести переговоры с вашей компанией;
  • изучите особенности национального стиля поведения;
  • заранее подготовьте сувениры и подарки, если вы намерены их вручать;
  • во время встречи и сопровождения партнеров помните о том, что они могут понимать русский язык, не говорите ничего лишнего;
  • по окончании переговоров, вне зависимости от их результата, предоставьте гостям возможность спокойно собраться и обязательно проводите их до выхода.


Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль