Как дублировать системы СЭД?

2

Вопрос

В нашей организации программисты написали программу, которая автоматизирует документооборот. Работать в ней неудобно, но мы (кадры и методисты) работаем в ней уже несколько лет, т.к. этого требует руководство. От этой системы нам отказаться нельзя. А на днях пришел приказ «свыше» о внедрении другой системы. Подскажите, пожалуйста, как быть: дублировать всю информацию из нашей программы в новую? Или вести только административный документооборот (входящую и исходящую переписку, приказы по основной деятельности, распоряжения директора филиала)?

Ответ

Проблема двух систем, а иногда трех – редкая, но очень трудоемкая для сотрудников, которым приходится в них работать. И зачастую это происходит по причине приказа «свыше». Головной организации очень удобно, когда все дочерние организации работают в единой системе и регистрация происходит также в единой системе.


Все о выборе системы электронного документооборота вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.


Скорее всего, приказ «свыше» затронул не весь ваш документооборот, а лишь организационно-распорядительную документацию (входящую и исходящую корреспонденцию, приказы и распоряжения). И вполне возможно, что  головная организация не обяжет вас регистрировать такие документы, как  служебные записки, заявления, поручения, листы согласования, технологии, регламенты и внутренние распоряжения. А эти виды документов в некоторых организациях достигают 90% от всего документооборота. В этом случае, конечно же, дублировать вашу внутреннюю документацию в новую систему смысла нет –  ведите только административный документооборот.

Дополнительно предлагаем рассмотреть несколько вариантов, которые помогут оптимизировать работу:

  1. Самый рискованный и длительный, а иногда и дорогостоящий вариант – доработать внутреннюю неудобную программу.

Риски понятны: может все сломаться, может не получиться, процесс доработки может сильно затянуться и длиться несколько лет. Помимо рисков, вам придется регистрировать некоторые документы в двух системах.

  1. Внедрить хорошую систему для автоматизации внутреннего документооборота, в которой вам приятно и удобно будет работать.

Рекомендуем в процессе выбора системы затронуть вопрос об интеграции с системой, которую спустили «свыше», чтобы минимизировать действия по регистрации документов в разных системах.

  1. Автоматизировать внутренний документооборот в системе, которую вам спустили с головной организации. Но здесь есть свои риски: вам могут отказать в большом количестве лицензий, в доработке системы, оптимизации системы под свои нужды (даже собственными силами).

В таких ситуациях приходится решать довольно много вопросов, связанных с безопасностью. Но это очень хороший вариант, который вам позволит уйти от двойной регистрации и работы с разными интерфейсами.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль