Как хранить дела в электронном виде?

53

Вопрос

У нас в компании часть документов хранится в электронном виде. С этого года я перестала подшивать исходящие: в программе они есть, в сканированном виде тоже сохраняю. Соответствующее дело в номенклатуре предусмотрено. Вопрос: как мне сдать его в архив? Можно ли в электронном виде? Тогда как это должно выглядеть на CD-дисках?

Ответ

С появлением систем электронного документооборота вопросы по хранению, сдаче-приемке электронных документов на архивное хранение, а также уничтожению документов становится очень актуальными. Но, к сожалению, на сегодняшний день нет четких рекомендаций на основании нормативных документов по тому, как организовать эти процессы.


Об исходящих документах читайте подробнее здесь.


Многие эксперты в сфере делопроизводства и архивного дела сходятся во мнении, что на электронные документы распространяются те же правила работы, что и на бумажные документы.

В «Основных правилах работы архивов организаций» (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) содержатся правила организации архивного хранения электронных документов. Воспользовавшись данными правилами, вы можете организовать сдачу электронных документов в архив. В этом случае документы можно записать на CD-диски, оформить внутреннюю опись и сдать вместе с остальными документами по описи в архив. Документ носит рекомендательный необязательный характер.


Важную информацию о видах электронных документов вы найдете в материале здесь.


При выборе места для хранения электронных документов обратите внимание на то, чтобы архив, в который вы сдаете документацию, был должным образом подготовлен для хранения информации в электронном виде. Главное требование к архиву – возможность обеспечения сохранности этих документов на все время их срока хранения.

Документы постоянного срока хранения обязательно должны сдаваться в архив в бумажном виде. Поэтому для этих документов электронный документ будет являться всего лишь копией.


Подробнее о текущем хранении документов мы написали в материале по ссылке.


Согласно «Рекомендациям по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности» (утв. приказом Росархива от 29.04.2011 № 32) документы, которым установлен в основном временный срок хранения (проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов; плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению; информационные документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам; внутренняя переписка; документы по регистрации, учету и контролю и др.), а также документы, ведение которых в электронной форме предусмотрено федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, вне зависимости от сроков хранения, могут быть исключительно в электронном виде. Поэтому и сдача-приемка таких документов на архивное хранение может проводиться в электронном виде.


Более подробно о архивном хранении дел вы можете узнать в статье.


Но на практике государственные архивы  пока не принимают документы в электронном виде, так как нацелены на хранение именно бумажных документов, хотя при этом часто делают для собственных нужд сканирование и все больше начинают использовать электронные документы. Таким образом, для сдачи в архив электронных документов необходимо обговорить все нюансы передачи и правила оформления данных документов непосредственно с архивом.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.63%
  • Делопроизводство 20%
  • Психологические аспекты работы секретаря 13.68%
  • Имидж секретаря 13.16%
  • Деловой этикет 14.21%
  • Карьерный рост 10%
  • Документооборот 22.11%
  • Электронный документооборот 18.95%
  • Архивное дело 79.47%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль